Warum ist der Schlüssel nicht sicher? Die 5 Gründe! [Schaubild]

Er ist klein, jeder hat eine Handvoll davon in der Tasche und er vermittelt ein Gefühl von Sicherheit: Der Metallschlüssel. Doch der Gedanke ist trügerisch. Insbesondere Wohnungsunternehmen leiden unter den Nachteilen des klassischen Schlüsselmanagements. Und jeder, der eine Kopie von Vermieter oder Hausverwaltung erhält, trägt das Risiko am Schlüsselbund. Im Folgenden klären wir daher gezielt sämtliche Fragen rund um das Schlüsselmanagement und finde eine Antwort auf:

Warum ist der Schlüssel nicht sicher?

Als Bonus stellen wir Ihnen außerdem im Anschluss eine sichere Alternative vor.

Es gibt viele Gründe, die den Schlüssel zu einem unsicheren Gegenstand machen. Die größten fünf Risikofaktoren haben wir für Sie zusammengestellt:

• Verlust der vollkommenen Schlüsselhoheit
• Nicht registrierte Schlüsselkopien
• Verlorene Schlüssel
• Hohe Anfälligkeit für Fehler bei der Verwaltung
• Verkehrte Schlüsselübergaben an Dienstleister

Alle Risiken im Überblick finden Sie in diesem anschaulichen Schaubild. Jetzt herunterladen und als Übersicht nutzen: 

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1. Die Sache mit der Schlüsselhoheit

Alle Jahre wieder – ein Mieter kündigt seinen Mietvertrag und der Tag des Auszugs kommt. Am Ende steht die Schlüsselübergabe. Vertraglich ist es geregelt, dass der Mieter alle Schlüsselsätze, die er bei Einzug erhalten hat, vollständig zurückgeben muss. Außerdem müssen von ihm erstellte Schlüsselkopien ebenfalls an den Vermieter übergeben oder in dessen Beisein zerstört werden. Klingt doch gut. Oder?

Das Problem am Metallschlüssel ist, dass niemand nachweisen kann, ob und wie viele Kopien erstellt wurden und in Umlauf sind. Gibt die Hausverwaltung also einmal einen Schlüssel aus der Hand, kann sie bei dessen Rückgabe nie sicherstellen, die vollständige Schlüsselhoheit zurückerhalten zu haben.

2. Einfaches Kopieren und Weitergeben

Mieter besitzen die Schlüsselhoheit für die Laufzeit ihres Mietvertrags. In dieser Zeit können sie Schlüsselkopien an Dritte weitergeben. Wie bereits erwähnt, zieht das unter Umständen einiges an Chaos nach sich. Die Hausverwaltung verliert so schnell den Überblick über die in Umlauf gebrachten Schlüsselkopien. Das treibt auch die Kosten in die Höhe. Deutschlandweit verschlingt die Schlüsselverwaltung rund 6,68 Milliarden Euro. Außerdem können Personen in Besitz von Zweitschlüsseln sein, über die die Verwaltung nicht informiert ist.

3. Gefahr durch Schlüsselverlust

Neben absichtlich erstellten Schlüsselkopien, die sich werweißwo befinden, gibt es einen zweiten großen Risikofaktor: Schlüsselverlust.

Jeder, der einen Schlüssel bei sich trägt, kann diesen verlieren. Zu einem Mehrfamilienhaus benötigen zahlreiche Personen Zugang. Jeder Mieter, Postbote, Handwerker, Makler, Babysitter, Reinigungskraft, Hausmeister und so weiter ist ein potentielles Risiko für die Gebäudesicherheit. Dabei kann man noch so achtsam mit den anvertrauten Schlüssel umgehen, sie werden dennoch verloren. Und das nicht gerade selten.

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Jährlich werden pro Mehrfamilienhaus durchschnittlich 23 Schlüssel verloren. Die Kosten summieren sich auf 440 Euro. Insgesamt bedeutet das eine deutschlandweite Belastung von 1,5 Milliarden pro Jahr. Hinzu kommen die Kosten, die durch folgende Einbrüche verursacht werden. Weitere erschütternde, meist versteckte Kosten rund um das Schlüsselmanagement finden Sie in dieser anschaulichen Infografik.

4. Die Schlüsselverwaltung

Die Nutzung von Metallschlüsseln verkompliziert die Arbeit von Hausverwaltungen und verhindert den reibungslosen Ablauf interner Prozesse. Das führt zu einer hohen Fehleranfälligkeit. Metallschlüssel werden in der Regel in sogenannten Schlüsselschränken verwahrt. Einen Überblick sollen handschriftliche Etiketten verschaffen. Diese Methode ist allerdings erfahrungsgemäß nicht zuverlässig. Außerdem schafft es ein zusätzliches Risiko, wenn beschriftete Schlüssel an Dritte verteilt werden.

Sollte ein Schlüssel fehlen, ist durch die analoge Struktur nicht nachvollziehbar, wer diesen zuletzt benutzt hat. Auch Übergabeprotokolle werden nach wie vor häufig handschriftlich angefertigt. Die Dokumentation ist demnach nicht zwangsläufig digitalisiert. Folglich fehlt es an Transparenz. Prozesse sind nicht für jeden nachvollziehbar, sodass Missverständnisse und Fehler passieren können.

5. Arbeitszeit von Hausverwaltung und Dienstleistern

Die Nutzung von Schlüsseln beeinflusst verschiedene Akteure auf negative Weise. Sowohl Hausverwalter als auch Dienstleister haben einen erheblichen Mehraufwand. Dadurch steigt die Arbeitszeit. Arbeitsprozesse, die dank der digitalen Transformation eigentlich verkürzt werden können, sind unübersichtlich und langwierig. Schlüssel werden häufig nicht zurückgegeben oder vertauscht.

Für Dienstleistungsunternehmen wie Gewerke oder auch Maklerbüros, führt das zu langen Arbeitswegen. Wurde der falsche Schlüssel ausgegeben, war der Weg umsonst. Im Falle von Maklern und Handwerkern ist das vor allen Dingen ärgerlich und teuer. In Notsituationen kann ein solcher Fehler schnell gefährlich werden. Steckt beispielsweise eine Person in einem defekten Aufzug fest, muss der Techniker Zutritt zum Gebäude bekommen. Also benötigt er den passenden Schlüssel. Dieser wird in der Regel in einem Schlüsseltresor am Objekt aufbewahrt. Nicht selten kommt es vor, dass diese Schlüssel nicht zurückgelegt oder gestohlen wurden und der Techniker mehrere Stunden auf Ersatz warten muss.

Außerdem müssen ausgegebene Schlüssel auch wieder ihren Weg zurück zur Verwaltung finden. Gelingt dies nicht, ist ein weiterer Schlüssel unentdeckt in Umlauf und erhöht das Sicherheitsrisiko für Gebäude und Bewohner.

Abhilfe schaffen

In Folge der digitalen Transformation der Wohnungswirtschaft gibt es neue Konzepte für die Schlüsselverwaltung. Ziel ist es, die Prozesse einfacherer und insbesondere sicherer zu gestalten. Dazu ist es sinnvoll, dass Gesamtkonstrukt „Metallschlüssel“ unter die Lupe zu nehmen. Die heutige Technik erlaubt einen Ersatz von mechanischen durch elektronische Systeme. Eine elektronische Schließanlage kann die Schlüsselverwaltung in sämtlichen Punkten optimieren. Sicherheitslücken werden geschlossen. Die KfW hat das erkannt und gewährt bei Einbau elektronischer Schließsysteme 20% Zuschuss, da diese den Einbruchschutz verstärken.

Beispielweise fallen Schlüsselübergaben ganz weg. Stattdessen werden Zutrittsrechte digital vergeben und auch wieder entzogen. So ist es niemals fraglich, wer gerade zu welchem Objekt Zutritts hat. Zutrittsrechte können je nach System auch aus der Ferne verwaltet werden. Verliert also eine Person sein Zutrittsmedium, wird dieses mit wenigen Klicks von der Verwaltung deaktiviert. Die Sorge um verlorene Schlüssel gehört der Vergangenheit an.

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