Technische Lösungen für die Wohnungswirtschaft sind nur dann hilfreich, wenn sie effizient in bestehende Systeme eingebunden werden können. Ansonsten gibt es einen technischen Flickenteppich, der von der Hausverwaltung kaum zu bändigen ist.
Was passiert, wenn mehrere “Insellösungen” nebeneinander betrieben werden und warum eine offene API einer geschlossenen Schnittstelle vorzuziehen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
- Über eine API (eine technische Schnittstelle) lassen sich die Systeme von zwei unterschiedlichen Anbietern miteinander verbinden.
- Für die Wohnungswirtschaft bzw. für die Hausverwaltungen ist die Verknüpfung wichtig, da ansonsten ein signifikanter Mehraufwand in der täglichen Arbeit anfällt.
- Die Verknüpfung der Systeme ist unabdingbar für die Entwicklung von digitalen Ökosystemen für die Wohnungswirtschaft. Nur so können mehrere Anwendungen effektiv parallel betrieben werden.
Darum geht es nicht ohne eine offene API
PropTech-Lösungen unterstützen Wohnungsunternehmen bei ihren Kernprozessen. Ein digitales Schließsystem entlastet zum Beispiel die Hausverwaltung beim Schlüsselmanagement: Abläufe werden standardisiert, manuelle Prozesse wie zum Beispiel die Übergabe eines mechanischen Schlüssels werden digitalisiert oder sogar überflüssig gemacht. Der gesamte Prozess des Schlüsselmanagements wird verschlankt und effektiv gestaltet.
Werden nun weitere digitale Anwendungen in den Arbeitsalltag der Hausverwaltung integriert, ist es nicht nur eine Frage des Komforts, dass die Anwendungen möglichst reibungslos nebenher laufen und an geeigneter Stelle miteinander kommunizieren. Vielmehr geht es um darum, dass die Systeme flüssig parallel betrieben werden und sich im Idealfall ergänzen.
Ein Beispiel.
In einem ERP-System werden zahlreiche Bewohnerdaten hinterlegt: Name, Standort der Wohneinheit, etc. Wird nun ein digitales Schließsystem eingeführt, benötigt auch dieses System Bewohnerdaten, um zum Beispiel die Zutrittsrechte zuordnen zu können. Ohne eine Schnittstelle der beiden Systeme müssen nun zwei Datensätze mit dem identischen Inhalt gepflegt werden. Bei jeder Änderung des Mieterbestandes muss sich also der Hausverwalter in beide Systeme einloggen und beide Datenbanken auf den aktuellen Stand bringen.
Werden nun die beiden Systeme über eine API verbunden, nutzen beide Systeme denselben Datensatz. In der Praxis bedeutet dieses, dass nur ein Datensatz gepflegt werden muss – doppelte Einträge werden vermieden, eine zweifache Datensatzpflege ebenfalls. Der Verwalter muss sich lediglich in ein System einloggen, um Änderungen vorzunehmen oder um Zutrittsrechte zu überprüfen.
Das ist eine API
Eine API (Application-Programming-Interface) ist eine technische Schnittstelle, die Computerprogramme oder auch ganze -systeme miteinander verbindet. Diese Programmierschnittstelle dient in erster Linie dazu, Daten auszutauschen oder expliziten Zugriff auf Hardwarekomponenten zu ermöglichen. Die Schnittstellen sind so angelegt, dass ausschließlich der Zugriff auf relevante Daten möglich ist.
Man kann also sagen:
Spätestens wenn mehr als ein System zum Einsatz kommt, wird es für die Hausverwaltung ineffektiv, z. T. sogar unübersichtlich, wenn die Systeme unabhängig voneinander betrieben werden. Die Vernetzung der digitalen Lösungen zu einer digitalen Plattform für die Wohnungswirtschaft, die einheitlich überwacht und gesteuert werden kann, ist also entscheidend für ein effektiv arbeitendes Gesamtsystem.
PropTechs verstehen sich deswegen als ein Teil eines digitalen Ökosystems, das gemeinsam Angebote schafft, um eine sinnvolle Ergänzung für die Wohnungswirtschaft zu sein. Ein möglichst reibungsloses Anknüpfen an die vorhandenen Systeme der Wohnungsunternehmen ist unumgänglich – der Einsatz von APIs ist notwendig.
Die offene API von KIWI
Hausverwalter können das digitale Schließsystem von KIWI über das KIWI Portal steuern, einer browserbasierten Web-Anwendung, die über das Internet aufrufbar ist und nicht auf dem Computer installiert werden muss. Im Portal können Verwalter zum Beispiel sehen, welche Mieter zu welchen Türen Zugriffsrechte besitzen: etwa nur zur Haustür und zur eigenen Wohnungstür oder auch noch zu Wirtschaftsraum- und Kellertüren.
Hausverwalter verwenden parallel häufig weitere Software-Lösungen, zum Beispiel zur Verwaltung des Mieterbestandes, zur Kommunikation mit den Mietern oder zur Koordination von externen Dienstleistern (Handwerker, Entsorger, etc.). Das Service-Portal Mareon verbindet beispielsweise Verwalter und Handwerker: Verwalter können Aufträge im Portal einstellen und alle relevanten Einzelheiten hinterlegen. Eingebundene Handwerker können die Aufträge annehmen oder ablehnen, können Einzelheiten zum Auftrag einsehen und sämtliche Daten abrufen, die sie für die Erledigung des Auftrags benötigen.
In der Web-Anwendung von Mareon ist über die API das KIWI-System integriert. Der Handwerker kann sich also über die App zum vereinbarten Zeitpunkt Zutritt zum Gebäude verschaffen. Hierfür muss er sich nicht extra die KIWI App herunterladen und muss sich auch nicht bei KIWI registrieren – die Nutzung der Mareon-App reicht aus, um Haus- und ggf. weitere Türen zum Keller oder zum Heizungsraum zu öffnen. Eine Schlüsselübergabe entfällt ebenfalls, wie auch bei allen anderen Immobilien, die mit KIWI ausgestattet sind.
Eine Hausverwaltung, die beide Systeme nutzt – das Mareon-Portal und KIWI – muss sich also lediglich bei Mareon einloggen, um sämtliche Schritte durchzuführen, die für die Steuerung des gesamten Vorgangs notwendig sind. Die Freigabe für die Türen erfolgt hier ebenso wie die übrige Kommunikation. Gleiches gilt für den Handwerker: Durch die Verknüpfung der beiden Systeme über eine API kann der Handwerker die Türen auch mit der Mareon-App öffnen. Die Installation und eine gesonderte Registrierung über die KIWI-App ist nicht notwendig.
Aktuelle KIWI-Integrationen über eine API
KIWI ist über die eigene API in mehrere Fremdanwendungen integriert. Neben dem Service-Portal Mareon sind dieses zum Beispiel die Dienste von Allthings, Datatrain oder auch Schindler. Regelmäßig kommen weitere Anbindungen hinzu, so dass KIWI ein immer wichtigerer Teil des digitalen Ökosystems der Wohnungswirtschaft wird.
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So sicher ist die API von KIWI
Die API von KIWI bietet die Möglichkeit, das digitale Schließsystem in weitere Anwendungen zu integrieren. Die Schnittstelle ist so konzipiert, dass ausschließlich Daten ausgetauscht und verändert werden können, die für den jeweiligen Anwendungsfall von Bedeutung sind. Ein grundsätzlich sicheres System bleibt mit der Nutzung der KIWI-API also so sicher wie zuvor.
Darum sind offene APIs für die gesamte Branche wichtig
Der digitale Türzugang vereinfacht für Verwalter und Immobilienbesitzer zahlreiche Arbeitsprozesse und senkt Kosten. Um diese Entwicklung konsequent fortzuführen, hat KIWI gemeinsam mit starken Partnern die Initiative Digitaler Türzugang (IDiT) gegründet.
Die IDiT informiert sowohl über die Möglichkeiten als auch die Grenzen von digitalen Zugangssystemen. Ziel ist es, in der Branche und auch in der Öffentlichkeit für ein grundlegendes Verständnis für die Technik zu sorgen, um eine möglichst flächendeckende Verbreitung zu ermöglichen. Für dieses Ziel – die bestmögliche Verbreitung – ist der Einsatz von offenen Schnittstellen von großer Bedeutung, denn nur mit einer reibungslosen Einbindung in weitere digitale Systeme kann eine Etablierung von digitalen Lösungen gelingen. Ein vergleichbares Anliegen verfolgt die Initiative Digital Kompass vom Immobilienverband IVD.
Die Vorteile einer offenen API liegen auf der Hand: Bestehende Systeme wie zum Beispiel Mieter- oder Handwerker-Apps werden um eine sinnvolle Funktion erweitert, Abläufe werden vereinfacht und automatisiert, laufenden Kosten werden signifikant gesenkt. Kommenden digitalen Anwendungen wird zugleich der Weg geebnet, so dass eine nachhaltige und umfassende Transformation der Wohnungswirtschaft möglich ist. Die Branche erhält somit handfeste Tools, um effektiv und kosteneffizient arbeiten zu können.
Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Sie finden ihn auf Twitter und LinkedIn.
