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Smart Office: Wie Digitalisierung Kreativität fördert und Arbeitseffizienz steigert

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Smart Home ist mittlerweile in aller Munde. Nun ist auch das Smart Office auf dem Vormarsch. Doch was verbirgt sich dahinter? Das intelligente Büro soll den Mitarbeitern mithilfe flexibler Arbeitsplatz-Konzepte zu mehr Kreativität und einer gesteigerten Arbeitseffizienz verhelfen. Obwohl die Nachfrage aktuell noch gering ist, bringt eine höhere Digitalkompetenz der nächsten Generationen neue Anforderungen für das Büro von morgen mit sich. Daher ist heute eine Betrachtung bereits relevant.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Digitalisierung in Wohnimmobilien wird durch Smart Home Lösungen realisiert, in Bürogebäuden sind es Smart Office Anwendungen.
  • Anforderungen der Nutzer an Büroräume ändern sich. Zukünftig muss daher das Angebot intelligent angepasst werden.
  • Durch Smart Offices werden Arbeitsprozesse effizienter und Unternehmen wirtschaftlicher.

Was bedeutet Smart Office?

Viele Menschen kennen intelligente, digitale Lösungen bereits aus dem privaten Wohnbereich. Smart Home-Konzepte vereinfachen viele Prozesse und können den Alltag ungemein erleichtern. Ein intelligenter Kühlschrank, der automatisch eine Einkaufsliste erstellt oder eine Heizung, die per App ferngesteuert wird, sind smarte Alltagshelfer für Zuhause. Im Smart Office werden hingegen andere Lösungen, speziell für Bürogebäude, eingesetzt.

 

Der Begriff Smart Office steht für technische Verfahren sowie Systeme innerhalb der Räumlichkeiten eines Unternehmens. Dabei werden verschiedene Anwendungen durch das gesamte Büro hinweg miteinander vernetzt. Die verwendeten Technologien reichen von internetfähigen Druckern, bis zu digitalen Whiteboards oder Sitz-Steh-Tischen, welche Haltungswechsel nicht nur registrieren, sondern auch an diese erinnern. Daneben spielen gesamte Management- und Sicherheitssysteme eine wichtige Rolle. Smart Offices sollen Kreativität fördern, Arbeitsleistung steigern und Ressourcen effizienter einsetzen.

 

Digital Natives fordern Bürogebäude, die dem Digitalisierungs-Trend entsprechen. Sie sind im digitalen Zeitalter aufgewachsen und gehen daher mit modernen Technologien sehr vertraut um. Sie wünschen sich digitale Arbeitskonzepte, die flexibel sowie innovativ sind und sich ihren Nutzern anpassen. So vereint das Smart Office Arbeitsbereiche, die aus geschlossenen und offenen Raumelementen bestehen und sich leicht verändern lassen. Offene Gemeinschaftsflächen sollen innovative Ideen und Kreativität fördern. Gleichzeitig dienen geschlossene Flächen dem Einzelnen als Konzentrationsbereiche oder für Telefonate. So ergeben sich vielseitige Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsplatzes.

 

Die Veränderung der Arbeitswelt und die Forderung nach Smart Offices

Das Smart Office ist das Resultat aus der voranschreitenden Digitalisierung in sämtlichen Lebensbereichen – eben auch innerhalb der Arbeitswelt. Es begann mit der Entstehung des Digital Office. Dies war der erste Schritt der Digitalisierung, indem viele Prozesse automatisiert und digitalisiert wurden. Es folgte das „Flexible Office“, welches auch als „Mobile Office“ bezeichnet wird, durch das Mitarbeiter nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden sind. So kann man beispielsweise statt im Büro auch von Zuhause aus, im Home Office, arbeiten. Nun folgt das Smart Office, durch das extrem hohe Flexibilität und Kreativität erzielt werden.

 

Intelligente Lösungen vereinfachen das Leben und gestalten Abläufe effizienter. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage nach ihnen steigt. Da Menschen 90 Prozent ihres Lebens in Gebäuden und die meiste Zeit davon an ihrem Arbeitsplatz verbringen, muss hier das Angebot optimiert werden. Insbesondere im Hinblick auf jüngere Generationen und die Start-Up-Szene wird diese Nachfrage in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Dabei werden dann nicht nur Smart Offices, sondern vermehrt auch intelligente Gebäude eine Rolle spielen.

 

Büroimmobilien sind einem immer größer werdenden digitalen Einfluss ausgesetzt. So haben beispielsweise in Berlin Digitalunternehmen die größte Nachfrage an Smart Offices. Das TMT-Segment (Technologie / Medien / Telekommunikation), Dienstleistungen und der eCommerce Handel weisen ebenfalls eine hohe Nachfrage auf. Diese Entwicklung ist nicht verwunderlich, da die Unternehmen aus den oben genannten Branchen oft selbst bereits aus dem Technologie Bereich kommen und daher mit den Vorteilen eines Smart Office vertraut sind.

 

Abgrenzung Smart Office zum Smart Home

Vom Smart Home zum Smart Office. Diese Entwicklung ist logisch, denn alles, was ein Zuhause sicherer und komfortabler macht, kann auch im Büro nicht schaden. Dennoch sind die Marktzugänge beider Produktlösungen unterschiedlich, wodurch der Verkaufsprozess jeweils anders aussieht.

 

Smart Home Lösungen zielen vor allen Dingen auf den Produktverkauf ab, wobei mitunter eine Installation durch einen Fachmann einhergeht. Bei Smart Office Produkten sind Aufwand und Umfang wesentlich höher. Hierbei sind außerdem Planungsbüros gefordert, welche für die technische Konzeption verantwortlich sind.

 

Wenn zum Beispiel ein intelligentes Büro geschaffen werden soll, bei dem im gesamten Gebäude Überwachungs-, Steuerungs-, Regel- sowie Optimierungseinrichtungen installiertwerden müssen, nimmt der Aufwand im Gegensatz zu einzelnen Smart Home Lösungen ein ganz anderes Ausmaß an.

 

Diese Smart Office Lösungen gibt es bereits

Brandmeldeanlagen, Videoüberwachungen und Zutrittskontrollen können fortan komplett automatisiert werden, sodass diese untereinander kommunizieren. Wird zum Beispiel per Gesichtserkennung erkannt, dass sich eine unbefugte Person im Büro befindet, kann dieser der Zutritt durch ferngesteuertes Abschließen der Türen verwehrt werden. So lassen sich Einbrüche vollständig erfassen und gleichzeitig optimal lösen.

 

Wenn beispielsweise von einem Präsenzmelder erkannt wird, dass sich niemand im Raum befindet, kann dieser selbstständig das Licht ausschalten, die Heizung oder Klimaanlage herunterregeln und den Netzwerkzugang deaktivieren. Mithilfe elektronischer Zeiterfassungen können Elektrogeräte oder Heizungen automatisch deaktiviert werden, sobald die Mitarbeiter das Büro verlassen. So wird Strom und Energie gespart.

 

Der Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters wird ebenso smart. Sobald eine Person ihren Platz betritt, geht das Licht automatisch an. Dabei können Helligkeit und Farbe des Lichts nach Wunsch automatisch definiert werden. Ein individuelles Einstellen der Raumtemperatur ist ebenso möglich. Wirklich einzigartig ist, dass sich die Technologie die bevorzugten Einstellungen eines jeden Nutzers merkt, diese gleichzeitig der Umgebung anpasst und damit das Wohlbefinden des Mitarbeiters stärkt.

 

Eine kurze Übersicht

  • Über einen schlüssellosen Zugang und mithilfe einer Bluetooth-Verbindung können Aufzüge und Tiefgarage automatisch geöffnet werden;
  • Alles wird getrackt, so auch die Raumbelegung: Wenn beispielsweise ein Meetingraum ungenutzt ist, obwohl er gebucht wurde, werden die Mitarbeiter daran erinnert; ebenso kann man freiwillig seinen Standort freigeben, um von Kollegen innerhalb des Büros schneller gefunden zu werden;
  • Alles ist online buchbar: Arbeitsplätze, Tische und Räume lassen sich so reservieren;
  • In-house Navigation: Das Finden eines Meeting-Raumes oder der nächsten Toilette ist so schnellstmöglich garantiert;
  • Geräte können intelligent gesteuert werden: Zum Beispiel werden Rollläden den Lichtverhältnissen automatisch angepasst;
  • Ein dynamisches Energie Management kann Räume kühlen: Es wird erkannt, ob Räume leer sind, dementsprechend werden diese nicht geheizt;
  • Für Heizung und Klimaanlage kann eine Analyse aktiviert werden, die erkennt, ob ein Defekt vorliegt;
  • Packstationen mit gekühlten Fächern: Mitarbeiter können sich Waren zum Büro liefern lassen;
  • Mithilfe der WiredScore Zertifizierung wird die digitale Infrastruktur des Smart Office analysiert, um Prozesse zu verbessern.

 

So kommunizieren Smart Office Geräte untereinander

Die unterschiedlichen Lösungen innerhalb eines Smart Office sind untereinander vernetzt und können so miteinander kommunizieren. Durch sie wird aber auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und zur Außenwelt erheblich vereinfacht. Einige dieser Anwendungen sind im Folgenden beschrieben:

 

  • Gebäudefunk (BOS), um eine sichere Kommunikation mit Feuerwehr, Polizei und Rettungsdiensten zu gewährleisten.
  • Lösungen zur Beschallung, Alarmierung sowie Evakuierung werden durch Sprachalarmanlagen (SAA) bereitgestellt.
  • ICT-Lösungen (Informations- und Kommunikations-Lösungen) ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit unter Mitarbeitern durch beispielsweise cloud-basierte Dokumenten-Management-Systeme.
  • Durch Video-as-a-Service (VaaS) können Videokonferenzen zur visuellen Kommunikation genutzt werden.

 

Vorteile des Smart Office

Ein Smart Office bietet den Mitarbeitern eine Vielzahl an Möglichkeiten und Vorteilen. Durch das Anpassen von Licht und Temperatur an die individuellen Bedürfnisse einer Person, wird das Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesteigert. Vielseitige Gestaltungsmöglichkeiten eines Büros, durch offene und geschlossene Bereiche, fördern die Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter. Durch innovative Lösungen wird die Kommunikation vereinfacht und Arbeitsabläufe werden effizienter gestaltet.

 

Auch die Sicherheit im Gebäude wird erhöht. Sobald Rauch- und Wassermelder beispielsweise eine Warnung abgeben, wird der Sicherheitsdienst oder die Feuerwehr sofort alarmiert.

 

Ebenso rückt der Nachhaltigkeitsgedanke in den Vordergrund. Smart Offices gehen verantwortungsvoll und effizient mit Ressourcen um. Innovative Lösungen sorgen für erhöhte Energieeinsparungen. Intelligent eingesetzte Solaranlagen gehen noch einen Schritt weiter und produzieren sogar mehr Energie als das Gebäude selbst verbraucht.

 

Das Smart Office bringt enorme Zeit- und Arbeitsersparnisse mit sich. Insbesondere unter Digital Natives wird der Ruf nach unkonventionellen Arbeitsweisen lauter. Das Arbeiten wird flexibler und mobiler, die Arbeitsumgebung sollte es daher ebenfalls werden.

 

Nachteile smarter Lösungen überwinden

Neben der Vielzahl an Vorteilen kann ein Smart Office allerdings auch Probleme verursachen. Die vollständige Vernetzung von Technologien kann bei Mitarbeitern ein Gefühl der totalen Überwachung auslösen. Gegenseitiges Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten wirkt diesem Unwohlsein entgegen. Innerhalb einer offenen Kommunikation sollten daher Smart Office Lösungen vollends erklärt werden. Mitarbeitern sollte außerdem die Möglichkeit gegeben sein, selbst zu entscheiden, welche Informationen sie preisgeben möchten und welche nicht. So sollte zum Beispiel die Tracking-Funktion einzelner Mitarbeiter auch von diesen selbst an- oder ausgeschaltet werden können.

 

Im digitalen Zeitalter, wo alles miteinander vernetzt ist, steht der Datenschutz an höchster Stelle. Unternehmen sollten daher gewährleisten, dass sie nur mit zertifizierten Partnern und Techniken zusammenarbeiten.

 

Unternehmen können nicht davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter technikaffin ist. Wie sollte also der Umgang mit Technik-unerfahrenen Mitarbeitern aussehen? Während einige Menschen mit digitalen Technologien aufgewachsen sind und ihnen daher in der Regel der Umgang damit leichter fällt, haben andere eher einen Bezug zu analogen Prozessen. Mit ihnen sollte daher sensibel umgegangen werden. Im besten Fall werden Schulungen angeboten, um alle Mitarbeiter mit intelligenten Lösungen vertraut zu machen. Mitarbeiter müssen bei ihrem aktuellen, digitalen Verständnis abgeholt werden – übergestülpte Lösungen ohne ausreichendes Verständnis sind für den Digitalisierungsprozess nicht förderlich.

 

Das Büro der Zukunft gibt es schon heute

Was für Viele noch nach Zukunftsmusik klingt, ist heute bereits Realität.
In Amsterdam steht es bereits und gilt als das nachhaltigste Gebäude der Welt: The Edge. Das besondere an dieser Immobilie: sie produziert mehr Energie als sie verbraucht. Außerdem herrscht eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich die Mitarbeiter frei entfalten können. Dank dem außergewöhnlichen Design und den fortschrittlichen Technologien wird es zum Vorzeigebeispiel für intelligente Gebäude.

 

Mitten in Berlin, im Zentrum von Wirtschaft, Politik und Kultur, befindet sich solch ein Smart Office gerade noch im Aufbau. Direkt im Herzen der Stadt soll Cube Berlin bis Mitte 2019 fertiggestellt werden. Von außen erinnert das Gebäude an moderne Kunst. Verglaste Wände spiegeln das Stadtleben, das sich um das Gebäude herum abspielt. Im Inneren gibt es Visionären und Impulsgebern einen Raum, der den Arbeitsplatzanforderungen von heute und morgen entspricht. Flexible Raummodelle und intelligente Technologien sollen für smarte Ideen sorgen.

 

Wie sieht der Alltag in einem Smart Office aus?

The-Edge-Smart-Office

The Edge: Smart Office in Amsterdam

Nehmen wir einmal an, Lisa ist auf dem Weg zur Arbeit. Ihr Smartphone ist mit dem Managementsystem im Büro verbunden. Sie steht im Stau. Das System erkennt die Verspätung selbstständig und schlägt aufgrund eines terminierten Meetings eine Verschiebung vor. Sämtliche involvierte Mitarbeiter werden darüber informiert. Als Lisa im Smart Office eintrifft, erfolgt eine Zugangskontrolle. Nach dieser weiß sie sofort, in welchem Raum das Meeting stattfindet. Mithilfe standortbezogener Dienste wird ihr außerdem der kürzeste Weg dorthin gezeigt.

 

Nach dem Meeting kehrt Lisa zu ihrem Arbeitsplatz zurück. Als sie eintrifft, werden sofort Raumtemperatur und Beleuchtung nach ihren Bedürfnissen eingestellt. Ebenso können die optimale Tisch- und Sitzposition ermittelt und umgesetzt werden. Lisa ist zufrieden und startet voll-motiviert in ihren Arbeitstag. Durch Smart Office Lösungen kann die Arbeitszufriedenheit also wesentlich gesteigert werden, wodurch auch die Attraktivität eines Unternehmens zunimmt.

 

Relevanz an Smart Office Anwendungen wird zunehmen

Aus einer Befragung von Büronutzern im Zuge der ZIA Digitalisierungsstudie 2018 geht jedoch hervor, dass die Mehrheit Smart Office Anwendungen noch als eher unwichtig einstufen. Für 70 Prozent der Befragten sind Chatsysteme irrelevant, 52 Prozent empfinden offene und geschlossene Raumelemente nicht attraktiv und 63 Prozent bestätigen: Packstationen sind nicht gefragt. Größte Bedeutung hat die Konnektivität am Arbeitsplatz. So sind für 81 Prozent die Qualität der Telefon-, LAN- und WLAN-Verbindungen wichtig – sie sind Grundvoraussetzung für das heutige Arbeiten.

 

Die Studie schildert zunächst einen eher negativen Eindruck über die Auffassung der Büronutzer zum Smart Office. Sie kommt aber tatsächlich zu der Erkenntnis, dass diese Einschätzung mit dem Alter der befragten Personen zu begründen ist. So schätzen jüngere Büronutzer die Wichtigkeit von Smart Office Anwendungen meist höher ein als ältere. Zukünftig werden intelligente Bürogebäude also immer mehr an Relevanz dazu gewinnen.

 

Wichtig bei der Implementierung digitaler Anwendungen ist immer, den Nutzer mit einzubeziehen: Was sind seine Bedürfnisse? Wird die Smart Office Lösung einen Mehrwert für den Nutzer schaffen oder hat sie eine reine “nice to have” Wirkung? Schlussendlich entscheidet der Büronutzer selbst, ob er die intelligenten Lösungen nutzt oder nicht. Bei der Umstellung auf Smart Office Lösungen gilt also stets, den Endnutzer als elementaren Bestandteil mit einzubeziehen und die Lösungen selbst und deren Vorteile transparent zu informieren.

 

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Karsten Nölling

Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Bei Twitter ist er zu finden als @KarstenNoelling.

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