Keine Angst vor Veränderung – die Einführung des digitalen Zutrittssystems von KIWI ist auch in Bestandsgebäuden einfacher, als viele denken. Von der ersten Ankündigung der Umstellung von Metallschüsseln auf digitalen Zutritt bis zur persönlichen Mietereinführung vor Ort zeigen wir Ihnen beispielhaft und Schritt-für-Schritt wie die Implementierung von KIWI in Bestandsgebäuden abläuft.
Das Wichtigste in Kürze:
- Wenn im Bestand KIWI-Türen nachgerüstet werden, ist es sinnvoll, eine Einfühung für die Bestandsmieterinnen und Mieter zu organisieren, um die mannigfaltigen Möglichkeiten von KIWI, und den damit verbundenen Mehrwert für die neuen Nutzer*innen in aller Ruhe zu erklären.
- Optional kann den Mieter*innen vor Ort kann auch gleich der Umgang mit der KIWI App erklärt werden und zusammen auf deren Smartphone die KIWI App installiert werden.
- Bei der Transponderausgabe vor Ort erhalten die Mieter*innen Ihre Transponder und eine Einführung in das neue Zutrittssystem von KIWI.
Gut informierte Mieter*innen sind die halbe Miete
Mit KIWI können alle Türen, Tore und Schranken sowohl im Neubau als auch im Bestand digital verwaltet und geöffnet werden. Dabei setzen einige Wohnungsunternehmen KIWI nur für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder externen Dienstleistern zur Bewirtschaftung ein, während andere auch Bewohnerinnen und Bewohnern KIWI Produkte für Gemeinschaftstüren oder die eigene Wohnungstür zur Verfügung stellen. Dabei ist die Bewohner-Nutzung natürlich auch ohne Installation von KIWI an den Wohnungstüren möglich, auch für Haustüren und Allgemeinraum-Türen bringt das digitale Schließsystem schon sehr viele Vorteile.
Aber ganz egal, ob alle Türen inklusive der Wohnung eines Mehrfamilienhauses mit KIWI ausgestattet sind oder nur Haus- und Gemeinschaftstüren: Sobald die Mieter*innen KIWI nutzen, muss sich das Wohnungsunternehmen Gedanken zur Einführung an die Mieter*innen machen.
In diesem Beitrag stellen wir beispielhaft vor, wie die Einführung und Übergabe von KIWI an Bestandsmieter zur Nutzung von KIWI an Haus- und Allgemeintüren abläuft. Bei Installation von KIWI an die Wohneinheitstüren ist der Informationsaufwand etwas größer, da hier noch die Installation an den jeweiligen Türen koordiniert werden muss.
Vorbereitung: Was vor dem Übergabetermin eines digitalen Zutrittssystems passiert
Anschreiben an die Mieter: Vor der Installation sollten die Mieter bereits mit einem Anschreiben informiert werden. Auch wenn KIWI an den meisten Türen parallel zum Schlüssel funktioniert, ist eine frühzeitige Information sinnvoll, gerade mit Blick auf die häufig bunt gemischte Demographie im Quartier/Objekt. Auch wenn wir immer wieder mehr als positives Feedback von älteren Bewohnern erhalten, bedeutet eine Umstellung vom Metallschlüsseln auf ein fortschrittlicheres Zutrittssystem für diese Zielgruppe oft mehr Veränderung, als für eher jüngere, digitalaffinere User. Im Gespräch und durch aufklärende Informationsmaterialien können unberechtigte Ängste und Bedenken jedoch aber schnell genommen werden.
KIWI bietet verschiedenen Vorlagen inkl. Kundenlogos für das Mieteranschreiben an, das die Wohnungsunternehmen dann nur noch nach den eigenen Wünschen anpassen müssen. Neben allgemeinen Informationen zum KIWI System enthält das Anschreiben auch den Termine für die Transponderausgabe und die Vorstellung des KIWI-Systems.
Aushang im Hausflur: Nach Abstimmung zwischen Mietparteien und Wohnungsunternehmen wird ein Aushang im Hausflur ausgehangen, der die Mieter*innen zusätzlich über die bevorstehende Einführung von KIWI informiert. Im Aushang sind Termine für die Transponderausgabe, die Vor-Ort-Vorstellung des KIWI-Systems und optional bei Ausstattung der WE-Türen der Termin für den Technikerbesuch angegeben. Zusätzlich werden die KIWI-Servicenummer und die Versicherungsnummer der Allianz Versicherungen, unserem Partner für Notfallöffnungen, angegeben. Auch hier hat KIWI natürlich die entsprechenden Vorlagen für das Wohnungsunternehmen.
Erstellung der Benutzerkonten im KIWI-Portal: Die Benutzerkonten für das KIWI-System werden von den jeweiligen Objektmanager*innen erstellt und die Transponder im Portal aktiviert. Pro Wohneinheit werden meistens zwei Transponder ausgegeben, bei zwei Hauptmietern werden entsprechend zwei Konten erstellt.
Am Tag der Übergabe: Wie läuft die Mieterübergabe vor Ort mit den Mietern und Mieterinnen ab?
Grundsätzlich gibt es viele Möglichkeiten der Übergabe: Transponder können mit der Post verschickt werden oder im Kundenzentrum des Wohnungsunternehmens abgeholt werden. Alternativ können natürlich auch vor Ort Informationsveranstaltungen für maximale Mieternähe durchgeführt werden. Erfahrungsgemäß hat die vor-Ort Veranstaltung – am besten mit Hilfe von Beispielprodukten – den größten Lerneffekt, so dass wir dieses Vorgehen hier vorstellen.
Vorbereitung des Informationsstands
Im Idealfall wird am Tag der Übergabe ein Informationsstand im Eingangsbereich des Wohngebäudes aufgebaut, der als zentraler Anlaufpunkt für die Bewohner*innen dient, um Informationen zu KIWI zu erhalten, Fragen zu stellen, um die KIWI-Transponder abzuholen und optional sofort ein App-Konto zur Nutzung von KIWI auf dem Mobiltelefon angelegt wird. Gerne geben wir eine Informationsbroschüre samt Anleitung zur Nutzung der KIWI-Komponenten und den häufig gestellten Fragen heraus, mit der die Nutzer*innen auch offline alle Informationen zu KIWI finden.
WoWi-Tipp:
Unsere Erfahrung zeigt, dass ein Aushang samt QR-Code zum KIWI Help-Center ebenfalls gerne angenommen wird – oder auch ein Infotisch im Kundenzentrum. Sprechen Sie uns an, gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung!
KIWI wird vor Ort an einem kleinen gemeinsamen Infostand vorgestellt. Besonders schön zu sehen sind hier immer die faszinierten Blicke der Bewohner*innen, wenn der Metallschlüssel gegen das vielseitige KIWI System gegenübergestellt wird. Eine feste Reihenfolge für die Mieterschulung gibt es in diesem Fall nicht: Nachdem die Mieter*innen nach und nach ankommen, erhalten sie eine Einführung in die KIWI Produktwelt: KIWI Knauf und/oder KIWI Klinke und über die in der Klinke verbaute Anti-Panikfunktion, mit der sichergestellt wird, dass man immer raus kommt. Auch die Funktionsweise der Transponder werden live vor Ort anhand unserer Demotüren vorgestellt.
In diesem Zuge stellen wir auch unseren 24/7 KIWI Kundenservice vor, um maximale Transparenz und Hilfestellung zu gewährleisten. Einige der KIWI-Neunutzer*innen wünschen außerdem eine detailliertere KIWI-App-Schulung. Vom Blumengießen über Herd-Not-Abschaltungen durch die Nachbarn , Kindern, die den Transponder vergessen haben die Tür aufmachen oder die Katze durch Freunde über ein verlängertes Wochenende füttern lassen – die Einsatzzwecke für die KIWI-App für Mieter*innen sind mannigfaltig und werden gerne direkt angenommen.
2. Transponderübergabe vor Ort
Zum Abschluss des Vor-Ort-Termins und nach der Beratung erhalten die Mieter*innen ihre neuen Transponder, von denen in den meisten Fällen pro Wohnung zwei Stück ausgegeben werden. Die Transponder werden vom Wohnungsunternehmen gleich vor Ort bequem im KIWI Portal aktiviert und sind damit eindeutig zugeordnet.
Vorstellung von KIWI am Infostand vor dem Wohnobjekt:
Die KIWI-Komponenten werden vor Ort an einem kleinen gemeinsamen Infostand von KIWI und dem jeweiligen Wohnungsunternehmen vorgestellt. Bei der Mieter*innen-Beratung gibt es keine feste Reihenfolge, sondern das Team nimmt sich die Zeit nach Erscheinen. Nachdem die Mieter*innen nach und nach ankommen, erhalten sie eine Einführung in die Nutzung von KIWI. Diese umfasst die Funktionen der Panikschlösser, die in einigen KIWI-Produkten verbaut sind, die Funktionsweise der Transponder und den Service.
Transponderübergabe: Nach der Beratung erhalten die Mieter*innen ihre Transponder, von denen pro Wohnung auch in diesem Beispiel zwei ausgegeben werden. Zusammen mit diesen wird ein Übergabeprotokoll überreicht, das von den Bewohner*innen unterschrieben werden muss, ähnlich einer Schlüsselausgabe.
In diesem konkreten Blog-Beispiel wurden im Vorfeld die Transponder im KIWI Portal bereits vorregistriert, mit einem Gummiband zusammengebunden und handschriftlich die Namen, Adressen und Kundennummern der Mieter*innen eingetragen, um den Prozess am Infostand zu beschleunigen.
Finaler Aushang: Nach der erfolgreichen Einführung des KIWI Systems wird der Aushang im Hausflur mit den KIWI-Servicekontakten und den Versicherungsdaten der Allianz Versicherung (für etwaige kostenfreie 24/7 Notfallöffnungen) ergänzt.
Wenn’s wirklich mal sein muss: Helfen wir immer gern!
Durch die intuitive und selbsterklärende Funktionsweise von KIWI kommen im Nachgang meist nur wenige Fragen. Im Zweifel steht unser KIWI Supportteam 24/7 per Telefon zur Verfügung.
Fazit: Lohnt sich eine professionelle Mieterübergabe?
Trotz der einfachen und intuitiven Funktionsweise von KIWI ist es wichtig, bei Nutzung von KIWI durch die Mieter*innen eine gut geplante Einführung und Kommunikation an die Bewohner*innen durchzuführen. Das gilt für Bestandsbewohner*innen genauso wie im Neueinzug.
Durch professionelle Information wird sichergestellt, dass alle Mieter*innen die Funktionen der App, wie die App-Einladung und die Umstellung des Transponders vom Handsfree-Modus auf Manuell, verstehen. So können alle von nun an schlüssellos Zutritt zum Gebäude erhalten, Zutrittsrechte aus der Ferne vergeben und haben mehr Sicherheit als mit einem einfachen Metallschlüssel, der einfach verloren und/oder nachgemacht werden kann. Ältere Mieter*innen schätzen den deutlichen Komfortgewinn des “handsfree” Transponders besonders.
Und genau deshalb ist es wichtig und schön zu sehen, wie eine Mieterübergabe vor Ort ablaufen kann und welche Freude sie mit sich bringt – gerade, wenn sie gut organisiert ist. Auch wenn Sie Ihre Bewohner und Bewohnerinnen am besten kennen: Wir helfen Ihnen gerne dabei, diesen Termin zum vollen Erfolg werden zu lassen, den Ihnen Ihre Mieter*innen danken werden.
Fragen Sie nach, gerne unterstützen wir Sie u.a. mit Informationsmaterial oder unserer Erfahrung.
Tim verantwortet Marketing, Kommunikation und Design bei KIWI. Der gelernte Kommunikationsprofi ist über ein privates Immobilienprojekt auf KIWI aufmerksam geworden und übernimmt interim die Funktion für Julia Rubin, die sich in Elternzeit befindet. Aus dem Berliner Agenturumfeld stammend legt Tim den Fokus seiner Arbeit auf Servicecontent, um die WoWis mit neuesten Informationen rund um digitalen Türzutritt zu versorgen.
