Whitepaper: Digitaler Zugang in der Wohnungswirtschaft – Einfach erklärt mit KIWI

Für wen ist dieses Whitepaper?

Dieses Whitepaper richtet sich an alle, die sich in der Wohnungswirtschaft mit dem Thema Zugang und Schlüsselverwaltung beschäftigen – von der Geschäftsführung über die Objektverwaltung bis hin zu Technikern und Mietermanagern. Es soll Ihnen auf einfache und verständliche Weise helfen, die Vorteile und die Funktionsweise digitaler Zugangssysteme, insbesondere von KIWI, zu erfassen.

1. Einleitung: Das Ende des physischen Schlüssels?

1.1 Die Herausforderung: Warum der klassische Schlüssel ausgedient hat

Jeder kennt es: Der verlorene Schlüssel, die aufwendige Schlüsselübergabe beim Mieterwechsel, der teure Schlüsseldienst, weil sich jemand ausgesperrt hat. In der Wohnungswirtschaft sind physische Schlüssel nicht nur ein Relikt aus der Vergangenheit, sondern auch ein echter Kosten- und Zeitfresser. Sie bedeuten:

• Hohe Kosten: Für Schlüsselkopien, Zylindertausch bei Verlust, Schlüsseldiensteinsätze.
• Ineffizienz: Zeitaufwendige Schlüsselübergaben und -fahrten für Mitarbeiter und Dienstleister.
• Sicherheitsrisiken: Bei Schlüsselverlust kann jeder unbefugt Zutritt erlangen.
• Mangelnde Kontrolle: Wer hat wann Zugang zu welchem Bereich? Mit physischen Schlüsseln ist das kaum nachvollziehbar.
• Frustration: Für Mieter, die sich ausgesperrt haben, und für Mitarbeiter, die ständig Schlüssel verwalten müssen.

Die GdW Arbeitshilfe 91 “Einsatz von digitalen Zugangssystemen in Mehrfamilienhäusern” (übrigens eine absolute Leseempfehlung und hier verlinkt) zum Einsatz digitaler Zugangssysteme bestätigt diese Nachteile eindrücklich und betont, dass der metallene Schlüssel in der digitalen Immobilienbewirtschaftung als Regellösung ausgedient hat.

1.2 Die Chance: Digitaler Zugang als Game Changer für die Wohnungswirtschaft

Stellen Sie sich vor, Schlüssel wären kein Thema mehr. Zutrittsrechte werden einfach per Mausklick vergeben oder entzogen. Handwerker kommen selbstständig ins Gebäude, Mieter öffnen ihre Türen per Smartphone oder Transponder. Genau das ermöglicht digitaler Zugang. Er ist nicht nur eine technische Spielerei, sondern eine strategische Notwendigkeit, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu steigern.

2. Digitaler Zugang für Dummies: Die Grundlagen

Digitaler Zugang ist im Kern ganz einfach: Statt eines physischen Schlüssels nutzen Sie eine digitale Berechtigung, um eine Tür zu öffnen. Diese Berechtigung wird zentral verwaltet und kann flexibel angepasst werden.

2.1 Was ist ein digitales Zugangssystem? (Ganz einfach erklärt)

Ein digitales Zugangssystem ersetzt den klassischen Schlüssel durch elektronische Berechtigungen. Es besteht aus Hardware an der Tür, einer zentralen Verwaltungssoftware und Medien, mit denen die Nutzer die Tür öffnen. Es ist wie ein digitaler Schlüsselbund, den Sie immer dabei haben und dessen Inhalt Sie jederzeit ändern können.

2.2 Die Kernkomponenten: Was braucht man dafür?

2.2.1 Die Tür-Hardware: Sensoren, Knäufe, Klinken

Das sind die “schlauen” Teile, die direkt an oder in der Tür verbaut werden. Sie erkennen die digitale Berechtigung und geben die Tür zum Öffnen frei. Bei KIWI sind das zum Beispiel:

• KIWI Smart Entry: Ein kleiner Sensor, der in die bestehende Klingelanlage oder Steuerung von elektrifizierten Türen (Hauseingänge, Tore, Schranken und Garagen) eingebaut wird.
• KIWI Knauf: Ein elektronischer Türknauf, der den vorhandenen Profilzylinder ersetzt.
• KIWI Klinke: Ein elektronischer Türdrücker, der den vorhandenen Beschlag ersetzt, aber die parallele Nutzung des Metallschlüssels erlaubt.

2.2.2 Die “Gehirne” des Systems

Damit die Tür-Hardware mit der zentralen Verwaltung kommunizieren kann, braucht es eine Verbindung:

• (Online)Portale: Das ist Ihre Kommandozentrale. Hier verwalten Sie alle Türen, Nutzer und Zutrittsrechte bequem von jedem Computer mit Internetzugang.
• Gateways : Kleine Kästen, die im Gebäude installiert werden. Sie stellen eine permanente Funkverbindung zu den Türen und eine Mobilfunkverbindung zum Internet her. So sind die Türen immer “online”. Bei Offline-Lösungen sind Gatways nicht nötig. Dazu später mehr in diesem White-Paper.

2.2.3 Die Öffnungsmedien: App und Transponder

Das sind die “digitalen Schlüssel” für die Nutzer:

• Handy-App: Eine Smartphone-Anwendung für iOS und Android. Einfach auf den “Öffnen”-Button tippen, und die Tür entriegelt sich. Bei KIWI ermöglicht die App zusätzlich: Zutrittsrechte vergeben, KIWI Blue Schlösser installieren/deinstallieren und Transponder sperren/entsperren und Türen öffnen.  
• KIWI Transponder: Ein kleiner elektronischer Chip (ähnlich einem Schlüsselanhänger), der Türen per Funk, Klick oder NFC öffnet. Ideal für Nutzer ohne Smartphone oder als Alternative.

2.3 Wie funktioniert das im Alltag? Ein typischer Ablauf

1. Rechte vergeben: Im Portal legen Sie fest, wer (z. B. Mieter Müller, Handwerker Schmidt) welche Tür (z. B. Hauseingang, Wohnungstür, Heizungskeller) wann (z. B. dauerhaft, nur Mo-Fr von 8-17 Uhr) öffnen darf.
2. Rechte übertragen: Die Berechtigungen werden sicher an die Tür-Hardware übertragen
3. Tür öffnen: Der berechtigte Nutzer hält seinen Transponder an die Tür oder tippt in der Handy-App auf “Öffnen”. Die Tür-Hardware erkennt die Berechtigung und gibt die Tür frei.
4. Rechte entziehen: Zieht ein Mieter aus oder beendet ein Dienstleister seine Tätigkeit, entziehen Sie die Rechte einfach im Portal. Der digitale “Schlüssel” ist sofort oder nach kurzer Zeit ungültig. Auch bei Schlüsselverlust können Rechte digital entzogen werden. Das erhöht die Sicherheit für alle Mieterinnen und Mieter.

3. Der Mehrwert für die Wohnungswirtschaft: Warum digitaler Zugang sich lohnt

Digitaler Zugang ist kein Luxus, sondern ein Effizienz- und Komfortfaktor, der sich direkt auf Ihre Bilanz und die Zufriedenheit Ihrer Mieter auswirkt.

3.1 Mehr Sicherheit: Kontrolle statt Chaos

• Zentrale Hoheit: Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über alle Zutrittsrechte.
• Echtzeit-Sperrung: Bei Verlust eines Transponders oder Smartphones können Sie die Zutrittsrechte sofort im Portal sperren. Kein aufwendiger Zylindertausch mehr!
• Nachvollziehbarkeit: Protokolle zeigen, wer wann versucht hat, eine Tür zu öffnen (optional und DSGVO-konform).
• Höchste Standards: Systeme erfüllentrengste Sicherheits- und Datenschutzstandards (DSGVO-konform, AES-128-Bit-Verschlüsselung, 2FA, Datenhaltung in Deutschland/EU). Regelmäßige externe Audits und Penetrationstests sichern das System zusätzlich ab.

3.2 Mehr Komfort: Einfacher Zugang für alle

• Schlüssellos: Mieter öffnen Türen bequem per App oder Transponder – kein Suchen nach dem richtigen Schlüsselbund mehr.
• Flexible Vergabe: Zutrittsrechte können aus der Ferne über das KIWI Portal vergeben und entzogen werden.
• Übergabefreie Prozesse: Mieterwechsel, Handwerkerzugang und Objektbegehungen werden radikal vereinfacht, da keine physischen Schlüssel mehr übergeben werden müssen.
• Handsfree-Funktion: Hauseingangstüren öffnen sich automatisch, wenn der Transponder in der Tasche ist – ideal für Menschen mit Kinderwagen, Einkäufen oder Mobilitätseinschränkungen.

3.3 Mehr Effizienz: Zeit und Kosten sparen

• Weniger Schlüsselmanagement: Keine zeitaufwendigen Schlüsselübergaben, -fahrten oder -bestellungen mehr.
• Optimierte Dienstleistersteuerung: Handwerker und Dienstleister erhalten temporäre Zutrittsrechte und können selbstständig arbeiten, ohne dass jemand vor Ort sein muss. Das reduziert Leerstandzeiten und beschleunigt Reparaturen.
• Vereinfachte Mieterwechsel: Digitale Schlüsselübergabe spart Zeit und Personalaufwand.
• Skalierbarkeit: Das System ist für eine schrittweise Umstellung und Skalierung im gesamten Immobilienportfolio ausgelegt.

3.4 Mehr Zufriedenheit: Für Mieter, Mitarbeiter und Dienstleister

• Moderne Wohnlösung: Mieter schätzen den Komfort und die Sicherheit eines digitalen Zugangssystems.
• Entlastung für Mitarbeiter: Weniger administrativer Aufwand und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
• Reibungslose Abläufe: Dienstleister profitieren von einem unkomplizierten Zugang zu den Objekten.
• Zukunftssicherheit: Sie investieren in eine zukunftsfähige Technologie, die den Alltag spürbar erleichtert und begeistert.

4. KIWI: Ihr Partner für digitalen Zugang

Seit 2012 revolutioniert KIWI als führendes PropTech-Startup den Zugang in der Wohnungswirtschaft. Mit über 600 Kunden, von kleinen Genossenschaften bis zu großen Bestandsverwaltern wie Gewobag und TAG Immobilien, verfügt KIWI über umfassende Erfahrung und tiefgreifende Marktrelevanz.

4.1 Wer ist KIWI? Kurz und bündig

Wir sind der Anbieter für digitales Zutrittsmanagement in der Wohnungswirtschaft. Unser Ziel ist es, den physischen Schlüssel durch digitale Zutrittsrechte abzulösen und den Zugang zu Immobilien einfacher, sicherer, komfortabler und nahtloser zu gestalten.

4.2 KIWI Classic vs. KIWI Blue: “Same Same But Different” – Die Wahl der richtigen Infrastruktur

KIWI bietet zwei Produktlinien an, die sich in ihrer Funkstrecke unterscheiden, aber dieselbe App und dasselbe Portal nutzen:

4.2.1 KIWI Classic: Immer online, immer erreichbar (mit Fernöffnung)

• Funktionsweise: Nutzt dedizierte Gateways, die fest im Gebäude installiert sind und eine permanente Online-Verbindung zur Tür-Hardware herstellen (typischerweise über 868 MHz Funk).
• Vorteile: Ermöglicht Fernöffnung der Tür von überall aus, sofortige Synchronisation von Zutrittsrechten und Echtzeit-Statusabfragen (z. B. Batteriestand). Ideal für Hauseingangstüren, bei denen Fernzugriff wichtig ist.
• Einschränkung: Benötigt Installation und Mobilfunkempfang für die Gateways.

DIE TECHNIK HINTER KIWI CLASSIC

4.2.2 KIWI Blue: Smart, schlank und kosteneffizient

• Funktionsweise: Nutzt die Smartphones der Nutzer als “mobile Gateways”. Die Kommunikation zwischen Smartphone und Tür erfolgt über Bluetooth/NFC. Daten werden synchronisiert, wenn ein App-Nutzer in Reichweite der Tür ist.
• Vorteile: Keine separaten Gateways nötig, dadurch einfachere Installation und geringere laufende Kosten. Funktioniert auch an Orten mit schlechtem Mobilfunkempfang (z. B. Tiefgaragen), da die Türöffnung direkt per Bluetooth erfolgt.
• Einschränkung: Neue Zutrittsrechte oder Status-Updates werden erst synchronisiert, wenn ein App-Nutzer in Bluetooth-Reichweite der Tür kommt. In der Praxis ist dies in Wohngebäuden mit regelmäßiger Nutzung meist zeitnah.

DIE TECHNIK HINTER KIWI BLUE

4.2.3 Hybrid-Ansätze: Das Beste aus beiden Welten

Sie müssen sich nicht für eine Lösung entscheiden! KIWI ermöglicht einen Hybridansatz: Sie können beispielsweise den Hauseingang mit KIWI Classic ausstatten (für Fernöffnung und Handsfree) und die Wohnungstüren mit KIWI Blue (für Kosteneffizienz und einfache Verwaltung).

4.3 Das KIWI Produktportfolio im Überblick: Für jede Tür die passende Lösung

KIWI bietet ein ganzheitliches digitales Zutrittssystem, das speziell auf die Bedürfnisse der Wohnungswirtschaft zugeschnitten ist und sowohl für Bestand als auch Neubau optimiert wurde.

4.3.1 KIWI Smart Entry: Für elektrifizierte Hauseingangstüren, Tore, Schranken und Garagen

• Wird in die bestehende Klingelanlage oder Steuerung integriert.
• Erlaubt “Hands-free”-Öffnung per Transponder.
• Die bestehende Anlage (z. B. Klingel, Gegensprechanlage) bleibt voll funktionsfähig.

4.3.2 KIWI Smart Locks: Knauf und Klinke für nicht-elektrifizierte Wohnungs- und Kellertüren

• KIWI Knauf: Ersetzt den Profilzylinder. Volle digitale Kontrolle, da der Metallschlüssel nicht mehr genutzt wird. Von außen nur per KIWI zu öffnen.
• KIWI Klinke: Ersetzt den Türbeschlag. Erlaubt die parallele Nutzung des Metallschlüssels. Verfügt über eine Panikfunktion, sodass die Tür von innen immer geöffnet werden kann. Selbstverriegelnd.
  • Batteriebetrieben: Lange Batterielaufzeiten (ca. 1,5 Jahre), einfacher Batteriewechsel, Anzeige des Batteriestands in der App und im Portal.

4.3.3 Den KIWI Safe: Ein digitaler Schlüsseltresor

• Sicherer Ort zur Hinterlegung physischer Schlüssel (z. B. für Technikräume oder Notdienste).
• Zugriff erfolgt digital über KIWI App oder Transponder.
• Protokolliert Zugriffe, um volle Transparenz zu gewährleisten.

4.4 Das KIWI Portal: Ihre Kommandozentrale für Zutrittsrechte

Das webbasierte KIWI Portal ist das Herzstück Ihrer digitalen Schlüsselverwaltung. Hier können Sie:

• Zutrittsrechte verwalten: Einfach per Mausklick vergeben, ändern oder entziehen – in Echtzeit und aus der Ferne.
• Nutzer anlegen: Ob Mieter, Mitarbeiter oder Dienstleister – alle Nutzergruppen können mit spezifischen Rollen (Administrator, Manager, Gastgeber, Gast) angelegt werden.
• Türen organisieren: Türen nach Adresse, Objekt oder eigenen Kriterien filtern und suchen.
• Digitale Schlüsselübergabe: Mieter können über das Portal zur Aktivierung ihrer Wohnungstür eingeladen werden, was den Übergabeprozess vereinfacht.
• Transparenz: Überblick über alle aktiven Zutrittsrechte und den KIWI Blue Synchronisationsstatus der Türen.

4.5 Die KIWI App und der KIWI Transponder: So einfach geht Türöffnung heute

• KIWI App: Die kostenlose App für iOS und Android ermöglicht Mietern und Dienstleistern das bequeme Öffnen von Türen per Smartphone. Sie zeigt alle Türen an, für die der Nutzer berechtigt ist.
• KIWI Transponder: Eine beliebte Alternative zur App. Klein, handlich und sicher. Für Hauseingangstüren mit Handsfree-Funktion (Tür öffnet automatisch bei Annäherung), für Smart Locks per Klick oder NFC. Ideal für Nutzer, die kein Smartphone besitzen oder nutzen möchten.

4.6 IT-Sicherheit und Datenschutz bei KIWI: Vertrauen durch Transparenz

Sicherheit und Datenschutz sind bei KIWI keine leeren Versprechen, sondern Kernbestandteile unserer Technologie und Prozesse.

• DSGVO-konform: Alle Daten werden streng nach der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet. KIWI erstellt keine Bewegungsprofile von Bewohnern.
• Datenhaltung in Deutschland/EU: Ihre Daten liegen sicher auf AWS-Servern in Deutschland oder der EU.
• Verschlüsselung: Die gesamte Kommunikation ist mit AES-128-Bit verschlüsselt. Unsere Transponder-Technologie ist eine patentierte Eigenentwicklung mit dynamischen, kryptografisch geschützten Passwörtern, die ein Kopieren unmöglich macht.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Standardmäßig für den Portalzugang und kritische Funktionen.
• Regelmäßige Audits: Kontinuierliche, strenge Sicherheitstests und jährliche Penetration Tests durch externe Firmen sowie ein Bug Bounty Programm gewährleisten höchste Systemsicherheit.

5. Implementierung und Service: So einfach starten Sie mit KIWI

Der Übergang zum digitalen Zugang ist mit KIWI unkompliziert und wird von uns umfassend begleitet.

5.1 Der Weg zur digitalen Tür: Von der Planung bis zur Inbetriebnahme

• Individuelle Konzeption: Wir analysieren Ihre Anforderungen und entwickeln ein maßgeschneidertes Konzept für Ihren Bestand.
• Projektierung: Unsere Experten planen den Rollout, die Hardware-Auswahl und die Installationsschritte.
• Installation: Ob durch unsere geschulten Partner oder in Eigenregie (insbesondere bei KIWI Blue), wir unterstützen Sie bei der reibungslosen Installation.
• Schrittweise Umstellung: Das System ist für einen flexiblen Rollout ausgelegt. Sie können klein anfangen und schrittweise erweitern.

5.2 Schulung und Support: Wir lassen Sie nicht allein

• KIWI Portal-Schulung: Ihre Mitarbeiter erhalten umfassende Schulungen für die effiziente Verwaltung im KIWI Portal. Regelmäßig erhalten Sie Updates zu neuen Funktionen.
• 24/7-Service-Hotline: Für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter sind wir rund um die Uhr erreichbar – bei Fragen oder im Notfall.
• Online Help-Center: Auf unseren umfangreichen Web-Hilfe finden Sie Antworten auf Ihre Fragen und Anleitungen für die Nutzung und Installation der KIWI-Produkte. 
• Allianzversicherung: Im monatlichen Service ist eine Allianzversicherung enthalten, die im unwahrscheinlichen Fall einer nicht funktionierenden Tür die Kosten für einen Schlüsseldienst übernimmt.

5.3 Kosten im Blick: Transparenz von Anfang an

Die Kosten für KIWI setzen sich aus einer einmaligen Einrichtungsgebühr (inkl. Hardware und initialen Dienstleistungen) und einer monatlichen Servicegebühr pro aktiver Tür zusammen. Wir legen Wert auf volle Kostentransparenz und erstellen Ihnen gerne ein detailliertes, auf Ihr Projekt zugeschnittenes Angebot.

6. Fazit: Die Zukunft des Zugangs ist jetzt

Digitaler Zugang ist mehr als nur eine technische Neuerung; er ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihrer Immobilienverwaltung. Mit KIWI erhalten Sie eine ausgereifte, sichere und komfortable Lösung, die Ihnen hilft, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Zufriedenheit Ihrer Mieter nachhaltig zu verbessern. Es ist Zeit, den physischen Schlüssel loszulassen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren und den ersten Schritt in eine schlüssellose Zukunft zu machen!