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Coworking-Buchung in Echtzeit: Wie COCO mit KIWI und Make.com den Zutritt voll automatisiert

Einen Platz im Coworking Space spontan buchen und sofort loslegen – auch wenn gerade niemand am Empfang sitzt? Genau das macht die COCO – Coworking & Community eG in Berlin möglich.

Den gesamten Prozess dahinter hat Luka, einer der Gründer, clever automatisiert – mit der offenen API von KIWI und dem Tool Make.com. Wir waren vor Ort und sind beeindruckt, wie hier mit pragmatischen Lösungen echte Wettbewerbsvorteile geschaffen wurden.

Der Hintergrund: Von der Markthalle für die Markthalle

Die COCO liegt im Obergeschoss der Marheineke Markthalle in Kreuzberg und wurde von einer Genossenschaft aus Markthändlern gegründet. Das Ziel war nicht der maximale Profit, sondern die Belebung der Halle und eine sinnvolle Nutzung des Leerstands. Die Idee: Wer hier arbeitet, holt sich das Mittagessen an den Ständen und erledigt nach Feierabend gleich noch den Einkauf für zu Hause.

Die Herausforderung: Flexibler Zutritt bei geringen Fixkosten:

Doch wie organisiert man den Zutritt für flexible Coworker ohne besetzten Empfang? Als Genossenschaft muss besonders auf effiziente Prozesse geachtet werden. Eine dauerhaft besetzte Rezeption war keine Option.

• Ein klassischer Schlüssel? Zu unflexibel, hohes Verlustrisiko.
• Eine komplizierte Offline-Lösung? Zu umständlich für die Nutzer.

Die Anforderung war eindeutig: Fernöffnung muss möglich sein und das System muss sich nahtlos in die Buchungssoftware integrieren lassen.

Die Lösung: KIWI Classic trifft Make.com

Bei der Hardware fiel die Wahl auf KIWI Classic, da die Fernöffnung essenziell ist, um Mitgliedern oder Handwerkern auch mal remote die Tür zu öffnen. Das eigentliche Highlight ist aber das, was Luka im Hintergrund gebaut hat: Über die Automatisierungs-Plattform Make.com hat er unsere KIWI-Software mit der Coworking-Software Cobot verbunden.

Da beide Systeme eine offene API (Schnittstelle) bieten, konnte er den Workflow mithilfe von KI und unserem Kundenservice zügig einrichten. Die technischen Voraussetzungen sind da, man muss sie nur nutzen.

Das Ergebnis: Ein vollautomatisierter Workflow

1. Buchung: Ein Coworker steht vor der Tür, scannt einen QR-Code und bucht online ein Stunden- oder Tagesticket.
2. Automation: Im Hintergrund „sprechen“ Cobot und KIWI über Make.com in Echtzeit miteinander.
3. Zutritt: Noch während der Coworker vor der Tür steht, wird sein Zutrittsrecht freigeschaltet.

Was diesen Case besonders macht

Luka erzählte uns, dass dieser Workflow der COCO einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft. Er eröffnet einen komplett neuen Revenue Stream: spontane Kundschaft („Ad-hoc-Buchungen“), die andere Spaces oft verpassen, weil niemand da ist, um die Tür zu öffnen.

Es war schön zu sehen, dass durch die Nutzung von KIWI ein genossenschaftlich organisierter Coworking Space ganz konkret dabei unterstützt wird, Kosten zu senken, Ressourcen effizienter zu nutzen und so langfristig den Erhalt des Spaces zu sichern.