Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft ist dann am wertvollsten, wenn sie bestehende Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Ein schönes Beispiel dafür ist die Eisenbahner-Baugenossenschaft Darmstadt eG (EBG). Die Genossenschaft betreut zeitweise bis zu 15 Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen parallel. Wir haben mit Maximilian Link, der Technischen Leitung der EBG Darmstadt, darüber gesprochen, wie der Einsatz des digitalen KIWI Bauzylinders die Logistik auf den Baustellen revolutioniert hat.
Max, seit wann setzt ihr KIWI ein und wer genau nutzt das System bei euch im Alltag?
Wir setzen KIWI seit Anfang 2026 ein. Gestartet sind wir zunächst mit einem Pilotprojekt. Nachdem sich das System dort im täglichen Einsatz sehr schnell bewährt hatte, haben wir die Nutzung sukzessive auf unsere laufenden Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen ausgeweitet. Inzwischen setzen wir KIWI bei praktisch allen entsprechenden Baustellen ein, das sind zeitweise bis zu 15 Maßnahmen parallel. Dabei greifen sowohl Mitarbeiter unseres eigenen Regiebetriebs als auch externe Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen auf das System zu.
Wie läuft die Administration bei so vielen parallelen Gewerken ab?
Die Administration erfolgt im Wesentlichen zentral durch mich im Technischen Gebäudemanagement. Sobald nach einer Wohnungskündigung eine Instandhaltungs- oder Sanierungsmaßnahme ansteht, lege ich die betreffende Wohnung im KIWI Portal an und bereite die Zutrittsberechtigungen vor. Nach Rückgabe der Wohnung bauen unsere Kollegen aus dem Regiebetrieb den KIWI Bauzylinder vor Ort ein und nehmen ihn über die App in Betrieb. Durch die Vorbereitung im Büro und den intuitiven Installationsprozess ist das in der Regel innerhalb kürzester Zeit erledigt. Anschließend läuft das System im Alltag nahezu ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.
Welches „Schlüssel-Problem“ hattet ihr früher und wie sieht so eine Situation heute mit KIWI aus?
Früher haben wir mit klassischen mechanischen Bauzylindern und physischen Schlüsseln gearbeitet. Trotz entsprechender Schlüssellisten war es bei einer Vielzahl parallel laufender Maßnahmen nicht immer einfach, dauerhaft nachzuvollziehen, welche Schlüssel sich gerade bei welcher Firma befanden. Hinzu kam, dass technisch zunächst keine Differenzierung danach möglich war, wann ein Zutritt tatsächlich erlaubt war. In der Vergangenheit kam es vereinzelt vor, dass Firmen beispielsweise an Sonn- oder Feiertagen eine Baustelle betreten haben, um Material zu bewegen. Gerade in bewohnten Häusern führte das verständlicherweise zu Beschwerden unserer Mitglieder und Mieter. Heute können wir die Zugangszeiten bereits im Vorfeld entsprechend definieren und den Zutritt außerhalb dieser Zeiten begrenzen. Gleichzeitig schafft das Zugangsprotokoll für uns eine wesentlich bessere Transparenz über den Baustellenbetrieb.
Konntet ihr durch KIWI auch spürbar Zeit und Kosten einsparen?
Den größten unmittelbar spürbaren Effekt sehen wir aktuell bei der Zeitersparnis und beim organisatorischen Aufwand. Früher mussten Schlüsselausgaben und -rückgaben mit den einzelnen Firmen abgestimmt werden, was Termine, Fahrtwege und Arbeitszeit gebunden hat. Diese Abstimmungen fallen mit KIWI weitgehend weg. Hat ein Unternehmen die entsprechende Berechtigung, kann es im vereinbarten Zeitraum selbstständig auf die Baustelle zugreifen. Muss kurzfristig ein weiteres Gewerk hinzugezogen werden, können wir die notwendige Berechtigung aus dem Büro oder mobil vergeben, ohne dass dafür ein Schlüssel organisiert werden muss. Gerade bei bis zu 15 parallel laufenden Maßnahmen summieren sich diese kleinen Zeitgewinne erheblich. Auch verlorene oder nicht zurückgegebene Schlüssel stellen für uns kein organisatorisches Problem mehr dar.
Wenn Du den größten Mehrwert in nur einem Satz zusammenfassen müsstest: Wie lautet Dein Fazit?
KIWI ermöglicht uns, einen klassischen Prozess der Wohnungswirtschaft zeitgemäß zu organisieren. Aus einer aufwendigen Schlüsselverwaltung wurde ein flexibler digitaler Prozess, der uns bei jeder Baustelle Zeit spart und gleichzeitig deutlich mehr Kontrolle über die Zugänge gibt. Für uns ist das ein gutes Beispiel dafür, wie sich Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft sinnvoll einsetzen lässt: nicht als Selbstzweck, sondern dort, wo sie bestehende Arbeitsabläufe für alle Beteiligten tatsächlich einfacher und verlässlicher macht.
