Erfahrungsbericht Kiez Büro

Kiez Büro nutzt das KIWI Smart Entry, die KIWI App und das KIWI Portal.
Lesen Sie hier die Erfahrungen von Kiez Büro mit KIWI.

„Die Nutzung von KIWI ist praktisch, komfortabel und schützt uns vor Schlüsselverlust!“

In insgesamt drei Standorten können Kunden der Co-Working Spaces von Kiez Büro das vielfältige Angebot nutzen. Anfang 2018 wird eine vierte Fläche hinzukommen. Unsere Co-Working Flächen sind an 7 Tagen die Woche 24 Stunden zugänglich und ermöglichen zahlreichen Nutzern das gemeinschaftliche Arbeiten. Die Vielzahl von regelmäßigen und sporadischen Nutzern erfordert ein besonders leistungsstarkes Schlüsselmanagement mit hoher Flexibilität.

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Hoher Zeitaufwand und Sorgen um die Sicherheit

Bei der Organisation gleich mehrerer Co-Working Spaces wird die Schlüsselverwaltung vor große Herausforderungen gestellt. Auch unser Schlüsselmanagement kam an seine Grenzen. Insbesondere verlorene Schlüssel machten uns immer wieder Schwierigkeiten. Es gibt unterschiedliche Nutzergruppen, die alle Zutritt zum Arbeitsplatz bekommen müssen. Dadurch waren unglaublich viele Schlüssel im Einsatz – es erfordert sehr viel Arbeitsaufwand, da den Überblick zu behalten! Hinzu kam noch, dass durch die hohe Nutzungsfrequenz auch Verschleißerscheinungen an den Schlössern Probleme bereiteten.

Richtig kompliziert wurde es allerdings, wenn ein Nutzer seinen Schlüssel verloren oder nicht ordnungsgemäß zurückgegeben hat. Das Sicherheitsrisiko war in diesen Fällen einfach zu hoch und wir haben uns nach einer sicheren Alternative gesehnt, die uns außerdem kostbare Arbeitszeit bei der Verwaltung ersparen sollte.

Schlüsselloser Zugang für Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister

Daher waren wir gleich interessiert, als wir auf der Veranstaltung PropTech Konferenz mit KIWI ins Gespräch kamen. Das schlüssellose elektronische Schließsystem schien unseren Anforderungen zu entsprechen. Durch die Beratung des KIWI Teams konnten wir schnell die passende Lösung für unser Geschäftsmodell entwickeln und nun arbeiten wir bereits seit September 2017 eng mit KIWI zusammen.

 

Es wurden insgesamt zwei Eingangstüren zu den Co-Working Spaces mit jeweils einem KIWI Knauf Outdoor ausgestattet. Tagtäglich verwenden etwa 50 Nutzer KIWI, um Zutritt zu den Arbeitsflächen zu bekommen. Dabei öffnet das KIWI Smart Lock unterschiedlichen Nutzergruppen die Türen: Ob Mitarbeiter, Kunden oder Dienstleister – alle kommen schlüssellos herein! Die meisten nutzen bei uns die KIWI App auf ihrem Smartphone. So brauchen unsere Nutzer an keinen Schlüssel mehr zu denken – das Handy hat heutzutage schließlich jeder in der Tasche. Wer kein Smartphone besitzt oder nutzen möchte, muss aber auf KIWI nicht verzichten. Der KIWI Transponder ist klein und schick und ermöglicht genauso reibungslos Zugang zum Arbeitsplatz.

 

Wir als Mitarbeiter schätzen insbesondere die einfache Handhabung. Seit wir KIWI nutzen, hat sich der Aufwand der Schlüsselverwaltung drastisch reduziert. Die Vergabe und Deaktivierung von Zutrittsberechtigungen läuft komplett über die KIWI Plattform online. „Das KIWI Portal ist sehr übersichtlich und gut zu handhaben. Online Nutzer werden angelegt, Zutrittsrecht vergeben und fertig! Super!“, so Geschäftsführer Björn Budack.

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„Draufdrücken und Tür auf!“

Wir können sogar aus der Ferne unsere Türen öffnen. Sollte also doch einmal ein Dienstleister vor verschlossener Tür stehen oder ein Kunde sein Smartphone vergessen haben, meistern wir auch diesen Fall! Wir können sofort Abhilfe schaffen, ohne dass ein Mitarbeiter vor Ort sein muss. Mit KIWI sparen wir kostbare Arbeitszeit, den teuren Einsatz vom Schlüsseldienst und Austausch der Schlösser, wenn mal wieder ein Schlüssel verloren wurde. Wir behalten den Überblick und wissen immer genau, wer Zutritt zu unseren Co-Working Flächen hat.

 

An eine Situation erinnert sich Björn Budack besonders. „Ein Bote stand vor der Tür eines unserer Co-Working Flächen. Leider konnte niemand den Termin wahrnehmen. Vor KIWI hätten wir dadurch eine wichtige Paketsendung verpasst. Doch jetzt können wir einfach aus der Ferne die Tür öffnen und das dringende Paket wurde bei uns abgestellt.“

Angst vor Schlüsselverlust ist kein Thema mehr

Ein bedeutender Gewinn ist außerdem die erhöhte Sicherheit. Bereitete uns zuvor das Thema Schlüsselverlust große Sorgen, können wir nun eigenständig schnell reagieren. Einen KIWI Transponder sperren wir einfach über das KIWI Portal. In Echtzeit erlischt so das Zutrittsrecht und ein potenzieller Einbrecher steht vor verschlossener Tür. Für den Fall, dass Nutzer die KIWI App verwenden und somit per Smartphone die Tür öffnen, ist das Risiko verlorener Zutrittsmedien sogar ganz vom Tisch.

Glückliche Kunden, entspannte Mitarbeiter

Zu unserem elektronischen Schließsystem von KIWI bekommen wir sehr gutes Feedback! Die Kunden sind glücklich über die bequeme Handhabung und wir müssen uns deutlich weniger Sorgen machen als vorher. Die Bearbeitungszeit neuer Kunden hat sich enorm reduziert und unsere Mitarbeiter können mit dem Online-Portal entspannt arbeiten. „Für uns ist dieses System einfach perfekt!“, sagt Björn Budack. Daher ist in Zukunft die Ausstattung weiterer Türen mit KIWI geplant.

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Über Kiez Büro

Entspannt arbeiten an den Hotspots Berlins – Die Kiez Büros bieten eine angenehme Arbeitsumgebung in zentraler Lage. Ob im eigenen Büro als Team oder im Coworking Büro – es gibt zahlreiche Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten. Die Arbeitsbereiche sind 24/7 zugänglich und verfügen über Konferenzräume, WLAN, Drucker, Küchen und Lounges, um entspannt die besten Ideen zu entwickeln.

www.kiez-buero.de

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