In der Immobilienbranche sind effiziente Prozesse und moderne digitale Lösungen der Schlüssel zu einem reibungslosen Alltag – besonders, wenn es um die Verwaltung von Zutrittsrechten geht. Seit Jahren setzt sich KIWI dafür ein, offene Schnittstellen zu fördern und so eine nahtlose Integration von Zutrittslösungen in bestehende Systeme zu ermöglichen. Bereits 2020 haben wir auf der RealPropTech-Konferenz den ersten Hackathon organisiert, bei dem es darum ging, KIWI-Türen direkt aus Mieter-Apps zu öffnen.
Da die Umsetzung offener Schnittstellen in der Praxis oft anspruchsvoll ist, freuen wir uns umso mehr, pünktlich zum 15-jährigen Jubiläum von IVMPRO eine großartige Integration mit der CRM-Software IVMPRO vorstellen zu dürfen. Von der Wohnungsübergabe bis zum Auszug – KIWI und IVMPRO arbeiten nahtlos zusammen, um Wohnungsunternehmen den Alltag erheblich zu erleichtern. In diesem Beitrag zeigen wir, wie die neue Schnittstelle funktioniert und welche Vorteile sie für die Immobilienverwaltung bringt.
Das Wichtigste in Kürze
- Automatisierte Zutrittsverwaltung: Durch die Integration von IVMPRO und KIWI werden Zutrittsrechte beim Mieterwechsel vollautomatisch vergeben und entzogen – ohne zusätzlichen Aufwand für Wohnungsunternehmen.
- Effizienz durch offene Schnittstellen: Die Zusammenarbeit von KIWI und IVMPRO optimiert den Zutrittsprozess, spart Zeit und erleichtert die Verwaltung, indem beide Systeme nahtlos miteinander kommunizieren.
- Mehr Flexibilität für Wohnungsunternehmen: Mit der neuen Schnittstelle können Zutrittsrechte bequem über das CRM/ERP-System verwaltet werden, ohne das KIWI-Portal aktiv nutzen zu müssen.
Integration von IVMPRO-Daten in das KIWI-System
Gemeinsam mit dem Gründer und Geschäftsführer von IVMPRO, Oliver Vojacek, zeigten wir, wie die Integration der IVMPRO-Daten in das KIWI-System funktioniert. Der KIWI-CTO, Dr.-Ing. Florian Merz, hat diesen Use Case in den vergangenen Wochen zusammen mit den Entwicklern von IVMPRO konzipiert und umgesetzt. Kern der Integration ist die automatische Vergabe von Zutrittsrechten für Mieter*innen beim Einzug sowie deren Entzug beim Auszug – vollautomatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand für das Wohnungsunternehmen.
Der Prozess lässt sich grob in drei Phasen unterteilen:
- Die Projektphase zwischen Wohnungsunternehmen und KIWI
- Die vollautomatisierte Nutzungsphase zwischen IVMPRO und KIWI
- Die Freischaltung und Nutzung durch den Mieter
Phase 1: Die Projektphase
In der ersten Phase wird die grundlegende Installation von KIWI geplant und umgesetzt. Parallel dazu – oder im Anschluss daran – entwickelt das Wohnungsunternehmen mit Unterstützung von KIWI eine einfache Logik zur Definition der Zutrittsberechtigungen. Die Wohneinheit wird in diesem Schritt mit allen relevanten Türen verknüpft. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mieter*innen der Wohneinheit neben der Wohnungseingangstür auch immer Zutritt zur Haustür, Kellertür und Tiefgarage erhalten. Hier wird einmalig ein “virtueller Schlüsselbund” erstellt, der sich in der Regel nicht mehr ändert. Während die Zuordnung der Türen pro Wohneinheit manuell erfolgt, werden die relevanten Daten bereits automatisch aus IVMPRO übernommen. Somit ist bereits mit der ersten Schnittstelle eine Arbeitserleichterung für das Wohnungsunternehmen gegeben.
Phase 2: Die vollautomatisierte Nutzungsphase
Sobald ein Mietinteressent zur Mieter*in wird, werden diese Daten automatisch an KIWI übermittelt. Da jeder Mieter*in einer bestimmten Wohneinheit zugeordnet ist, erfolgt die Übertragung der Zutrittsrechte für alle entsprechenden Türen bei der Wohnungsübergabe automatisch. Auch beim Auszug werden diese Rechte ohne weiteres Zutun des Wohnungsunternehmens automatisch entzogen. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Phase 3: Nutzung und Freischaltung für den Mieter
Nach der Wohnungsübergabe erhält der Mieter eine E-Mail mit einem Link zur KIWI App. Alternativ oder ergänzend zur KIWI App kann natürlich auch ein Transponder genutzt werden, um die Türen zu öffnen.
Neben der beschriebenen Mieter-Integration sind viele weitere Integrationen denkbar. Sei es das Öffnen von KIWI-Türen über Mieter-Apps oder die Freischaltung von Zutrittsrechten für Handwerker, gekoppelt an deren Aufträge – die Möglichkeiten sind vielfältig. Mit der neuen IVMPRO-Integration sind wir unserem Ziel einer “handsfree-KIWI-Software” einen bedeutenden Schritt näher gekommen. So können unsere Kunden im Alltag Zutrittsrechte automatisch verwalten, ohne das KIWI-Portal aktiv nutzen zu müssen. Die Verwaltung erfolgt nahtlos im CRM oder ERP-System, in diesem Fall IVMPRO.
Nahtlose Zutrittsverwaltung: IVMPRO und KIWI gemeinsam ein Schritt weiter
Die Integration von IVMPRO in das KIWI-System ist ein weiterer Meilenstein auf unserem Weg zu einer nahtlosen Zutrittsverwaltung. Wohnungsunternehmen profitieren nicht nur von einer deutlichen Zeitersparnis, sondern auch von einer vereinfachten und effizienteren Prozessgestaltung beim Mieterwechsel. Durch unsere offenen Schnittstellen schaffen wir eine Plattform, die sich flexibel in bestehende Systeme einfügt und die Verwaltung von Zutrittsrechten zukunftsfähig macht. Die Zusammenarbeit mit IVMPRO zeigt, wie digitale Lösungen den Alltag für Unternehmen und Mieter gleichermaßen erleichtern.
Haben Sie Interesse an der Integration für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns gerne.
