Die Kommunikation mit Mietern kann mitunter recht aufwändig ausfallen, was mit einer Umstellung von analogen zu digitalen Prozessen in den Griff zu bekommen ist. Prozessoptimierung ist das Stichwort. Und das gelingt zum Beispiel mit einer Quartierapp.
Das Wichtigste in Kürze
- Quartierapps vereinfachen die Kommunikation sowohl für Mieter als auch für Hausverwaltungen.
- Durch die Anbindung an z. B. bereits genutzte ERP-Systeme ist zugleich eine automatische Zuordnung sowie eine Dokumentation möglich, die den Arbeitsaufwand signifikant senkt.
- Die Digitalisierung des Kommunikationsprozesses minimiert zudem die Fehlerquote seitens der Hausverwaltung und steigert zugleich den Komfort für Mieter.
Für viele Wohnungsunternehmen ist es der bittere Alltag: ERP-Systeme besitzen häufig keinen direkten Kommunikationskanal zu Mietern. Daher läuft ein Großteil der Mieterkommunikation noch analog oder umständlich über verschiedene Kommunikationswege wie E-Mail oder Telefonate ab. Das bedeutet in der Regel langwierige Warte- sowie Bearbeitungszeiten, zusätzlichen Arbeitsaufwand und viel Hin und Her. Sowohl für Mieter als auch für Verwalter und Wohnungsunternehmen ist diese wenig effiziente Art der Kommunikation mit großem Mehraufwand und vor allem viel Stress verbunden.
Stress und unnötiger Aufwand für Mieter und Vermieter
Nehmen wir als Beispiel die Mieterin Frau Schmidt, deren Wasserhahn in der Küche defekt ist. Frau Schmidt möchte den Schaden nun schnellstmöglich bei der Hausverwaltung melden. Es ist Freitagmittag, kurz vorm Wochenende, und das Kind muss auch noch aus der Kita abgeholt werden – die Zeit ist knapp. Sie ruft bei der Hausverwaltung an, erreicht dort erst beim dritten Versuch jemanden. Sie versuchen den Schaden an den Handwerker weiterzuleiten und wollen sich zurückmelden. Etliche Mails werden geschrieben, viele Telefonate mit verschiedensten Ansprechpartnern geführt, mehrere Tage ziehen ins Land – die langen Warte- und Bearbeitungszeiten sowie das lästige Hinterhertelefonieren machen die Schadensmeldung für Frau Schmidt zu einer wahren Nervenzerreißprobe.
Stellen wir uns ein weiteres Szenario vor: In einer Immobilie stehen Wartungsarbeiten an. Verwalter Herr Manhart möchte seinen Mietern nun Datum und Zeitraum der Wartungsarbeiten mitteilen. Für die Ankündigung fährt er selbst zur Immobilie, um dort einen Aushang auf dem schwarzen Brett im Flur anzuheften. Auf den Straßen ist viel los, Herr Manhart kommt in einen langen Stau. Nach einer dreiviertel Stunde hat er es endlich zur Immobilie geschafft, die Ankündigung kann aufgehängt werden. Zwei Wochen später: Der Termin für die Wartungsarbeiten steht an. Zwei Mieter melden sich und beschweren sich, nicht über den Termin informiert worden zu sein. Möglicherweise haben sie den Aushang übersehen oder er wurde abgenommen.
Wie können die genannten Probleme nun behoben werden? Wie können umständliche, teils noch analoge Prozesse und die Mieter-Verwalter-Kommunikation effizienter gestaltet werden?
[newsletter-box]Einfaches Tool verschlankt gesamten Kommunikationsprozess
Einen möglichen Lösungsansatz bietet eine Quartiersapp. Sie erweitert das ERP-System um einen direkten Kommunikationskanal zwischen Mieter und Verwalter. Innerhalb der App kann über eine Chat- und Nachrichtenfunktion besonders schnell und bequem kommuniziert werden. Alle Daten sind in der digitalen Mieterakte gespeichert und dokumentiert. Langwieriger E-Mail- und Telefonverkehr können dadurch umgangen werden. Über Schnittstellen wird das ERP-System mit der Quartierapp verknüpft, sodass ein reibungsloser Daten- und Informationsfluss sichergestellt ist. Dadurch pflegt der Verwalter die Stammdaten nur noch in einem System und die Informationen werden automatisch an die angebundenen Systeme übermittelt.
Kommen wir nun zurück zur Mieterin Frau Schmidt, die ihren Schaden am Wasserhahn melden möchte. Inwiefern kann eine Quartierapp in ihrem konkreten Fall helfen? Über die App kann sie ihr Anliegen ganz zielgerichtet und zeiteffizient platzieren. Mit nur einem Klick auf den Reiter „Beanstandungen“ kann sie den Schaden direkt in der App melden und Fotos übermitteln. Sie hat alle Informationen übersichtlich an einem Ort. Frau Schmidt ist dabei nicht an Bürozeiten gebunden – sie kann ihre Beanstandung 24/7 melden. Das Anliegen wird dann automatisch an den passenden Ansprechpartner weitergeleitet – ohne viel Hin und Her. Den aktuellen Stand der Bearbeitung kann Frau Schmidt jederzeit einsehen und nachvollziehen. Dadurch wird der Prozess besonders transparent und sie kann sich sicher sein, dass ihr Anliegen in den richtigen Händen ist. Durch digitalisierte Prozesse wird der Aufwand für Frau Schmidt deutlich verringert und auch der Bearbeitungszeitraum verkürzt. Frau Schmidt ist glücklich, fühlt sich rundum gut aufgehoben und kann ganz nebenbei auch noch ihre Nerven schonen.
Und wie sieht es mit dem Verwalter Herrn Manhart aus, der seinen Mietern eine Ankündigung machen möchte? Auch er profitiert von der App. Statt selbst zur Immobilie zu fahren und vor Ort den Aushang im Flur anzubringen, kann er seine Mieter zu den geplanten Wartungsarbeiten ganz bequem über die Nachrichtenfunktion innerhalb der App informieren. Die Mieter erhalten dann eine Push-Benachrichtigung direkt aufs Handy. So kann er mehr Leute erreichen und seinen Arbeitsaufwand deutlich minimieren – perfekt!
[download-smart-home-e-book]Digitalisierung von analogen Prozessen mit nur einer Anwendung
Arbeitsintensive und teilweise noch analoge Prozesse werden durch eine Quartierapp digitalisiert und effizienter gestaltet. Daten können vom Verwalter weiterhin im bekannten ERP-System gepflegt werden. Die Mitarbeiter des Wohnungsunternehmens sparen dadurch Zeit und Arbeitsaufwand – dies bedeutet eine enorme Erleichterung für ihren Arbeitsalltag. Der Mieter hat alle wichtigen Daten rund um die Immobilie übersichtlich und visuell ansprechend aufbereitet in nur einer App. Seine Anliegen werden automatisch an die passende Stelle weitergeleitet – so können Zeit und Nerven gespart sowie seine Zufriedenheit gesteigert werden. Eine Win-Win-Situation also – für alle Beteiligten!
Neben den verwalterischen Tätigkeiten können mit der Quartierapp noch weitere Funktionen wie immobiliennahe Dienstleistungen (Paket-, Blumen-, Reinigungsdienst) oder Zukunftsthemen (Smart-Home- oder E-Mobilitäts-Konzepte) angebunden werden. Ebenso besteht die Möglichkeit der sozialen Vernetzung. So können Nutzer über Chats und eine digitale Pinnwand bequem mit ihren Nachbarn in Kontakt treten, wodurch das Gemeinschaftsgefühl im Quartier gestärkt wird. Durch ein derartiges Angebot wird die Zufriedenheit bzw. Lebensqualität der Mieter erhöht und ihr Alltag erleichtert. Eine vergleichbare digitale Lösung entspricht außerdem den modernen Ansprüchen der Mieter. Schlussendlich gewinnt die Immobilie durch die Quartierapp deutlich an Attraktivität für potentielle Investoren und Mieter. Es wird ein ganzheitliches Ökosystem rund um die Immobilie aufgebaut mit Mehrwerten für alle Akteure.
Das 2014 gegründete Start-up ANIMUS aus Ratingen hat sich zum Ziel gesetzt, die Wohnungswirtschaft, Nutzer und Dienstleister einer Immobilie über ein Mieterportal zu einem digitalen Ökosystem zu verbinden. Die ANIMUS App wird als White-Label-Lösung vertrieben und bietet sowohl für die Nutzer als auch für Wohnungsunternehmen vielfältige Mehrwerte. Unternehmen sparen vor allem Kosten durch die Optimierung von Prozessen und Nutzer wertvolle Zeit! Mit seinem Mieterportal möchte ANIMUS ein Stück zur Digitalisierung der Immobilienbranche beitragen und ein ganzheitliches Ökosystem rund um die Immobilie schaffen – alles aus einer Hand, alles in einer App!
