Soll eine Firma z. B. die Wartung der Heizungsanlage von einer anderen Firma übernehmen, müssen die Zutrittsrechte zum Objekt und zu den Heizungsräumen neu vergeben werden. Die neu beauftragte Firma erhält Zugang, die vorige Firma muss ihre Zutrittsrechte abgeben.
Um die Sicherheit der Immobilie zu gewährleisten, sollte beides gleichzeitig geschehen. Bei einem rein mechanischen Schließsystem ist dieses allerdings kaum zu möglich, ein reibungsloser Übergang klappt im Grunde nur mit einer digitalen Schließanlage.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei der Bewirtschaftung von Immobilien gehören Vergabe und Entzug von Zutrittsrechten zum Alltag. Werden allerdings einige oder gar sämtliche Türen der Objekte mit Schlüsseln aus Metall entriegelt, kann der Wechsel von Dienstleistungsunternehmen zu einer Herausforderung werden.
- Bei einer rein mechanischen Schließanlage ist der Aufwand enorm. Eine lückenlose Übergabe der Zutrittsrechte vom alten zum neuen Dienstleister ist kaum möglich.
- Bei einem digitalen Zutrittssystem sind lediglich ein paar Klicks für die Vergabe der neuen Zutrittsrechte und den Entzug der alten Zutrittsrechte notwendig. Eine Sicherheitslücke wie bei einer mechanischen Schließanlage gibt es nicht.
Verträge mit Dienstleistern laufen regelmäßig aus oder werden gekündigt, eine andere Firma wird dann beauftragt, die Aufgaben zu übernehmen. Die Übergangsphase vom alten zum neuen Dienstleister verläuft dabei selten ohne Probleme, denn an dem Tag, an dem der bisherige Dienstleister keinen Zutritt mehr zu den Immobilien hat, muss der neue Dienstleister seine Zutrittsrechte erhalten. Bei einer rein mechanischen Schließanlage müssen die Schlüssel also am selben Tag zurückgenommen (voriger Dienstleister) und übergeben werden (neuer Dienstleister).
Der Übergang muss nahtlos sein, ansonsten ist die Sicherheit der Immobilie nicht gewährleistet. Ein lückenloser Übergang ist in der Praxis mit einem rein mechanischen Schließsystem allerdings kaum möglich, besonders nicht bei größeren Immobilienbeständen.
Deutlich wird dieses am Beispiel einer Heizungsfirma, die den Auftrag für die Anlagenwartung eines Wohnquartiers mit mehreren Objekten übernommen hat.
Probleme für neu beauftragte Firma – und die Hausverwaltung
Der Auftrag sieht vor, ab dem ersten Tag eines neu angebrochenen Quartals die Heizungsanlagen von insgesamt fünf Wohnobjekten eines Quartiers zu warten und im Fall eines Defekts umgehend zu reparieren. Für die Arbeiten in den Objekten benötigen die Handwerker*innen in diesem Beispiel Zutrittsberechtigungen zu:
- den Hauseingängen,
- den Fluren zu den Kellerräumen,
- den Heizungskellern.
Da die Stromversorgung für die Anlage ebenfalls relevant ist und die Heizungsrohre in den Kellerräumen durch weitere abgeschlossene Bereiche führen, benötigen die Handwerker*innen noch weitere Zutrittsberechtigungen. Welche Räume betroffen sind, kann die Hausverwaltung allerdings nur erahnen, die vorige Heizungsfirma hatte nach und nach immer wieder Zugang zu weiteren Räumen erfragt und bekommen. Schlüssel wurden im stressigen Alltag auch mal kurzfristig ausgehändigt – ob die Übergaben und Rücknahmen lückenlos dokumentiert wurden, ist nicht sicher.
Bei einer rein analogen Schließanlagen können die ersten Tage nach der Auftragsübernahme wie folgt aussehen:
Die Handwerker*innen der neu beauftragten Heizungsfirma fahren zur Hausverwaltung und holen sich die Schlüssel für die Hauseingangstüren der Objekte ab sowie die Schlüssel für die Kellerflure und die Heizungsräume. Insgesamt bekommen das Montage-Team 15 verschiedene Schlüssel aus Metall ausgehändigt – allein die Dokumentation der Schlüsselübergabe dauert mehr als 30 Minuten.
Vor Ort stellen die Handwerker*innen Folgendes fest:
- Einer der Heizungsräume hat offenbar einen neuen Schließzylinder erhalten. Der Schlüssel passt nicht.
- In mehreren Objekten waren die Türen zu den Kellerfluren unverschlossen. Da die Bewohner*innen durch diese Flure müssen, um zu ihren Kellerabteilen zu gelangen, ist zu vermuten, dass die Türen aus Bequemlichkeit unverschlossen blieben.
Zurück bei der Hausverwaltung stellt sich zudem heraus, dass von der vorigen Heizungsfirma ein Zweitschlüssel für einen der Hauseingänge nicht zurückgegeben wurde. Die Verwaltung macht sich eine Notiz, um diesen Schlüssel später zurückzuverlangen – ein weiterer Arbeitsschritt ist also notwendig.
Bis zur Rückgabe des Schlüssels gibt es in dem betreffenden Objekt nun eine Sicherheitslücke: Eine unbekannte, betriebsfremde Person kann sich bis zur Rückgabe nun Zutritt zur Immobilie verschaffen.
Die Hausverwaltung könnte dieses durch den Austausch des Schließzylinders verhindern. Da jedoch nicht nur 36 Wohneinheiten zu dem betreffenden Objekt gehören, die allesamt einen neuen Haustürschlüssel ausgehändigt bekommen müssten, sondern auch weitere Dienstleister wie z. B. ein Hausmeisterservice, entscheidet sich die Hausverwaltung gegen diesen Schritt. Die Prozesse wären schlichtweg zu kostenintensiv und zu zeitaufwändig – s. folgende Tabelle, erstellt von einem KIWI-Großkunden, der zuvor eine rein mechanische Schließanlage in den eigenen Objekten verbaut hatte.
Prozess-Schritte bei Bestellung von Zweitschlüssel durch Bewohner*innen
| Prozess-Schritt | Prozess |
|---|---|
| 1 | Mieter meldet Schlüsselbedarf bei Hausverwaltung an |
| 2 | Hausverwaltung erstellt Ticket an Techniker |
| 3 | Techniker gibt Auftrag an Sachbearbeiter |
| 4 | Sachbearbeiter bestellt bei Schlüsseldienst |
| 5 | Schlüsseldienst meldet Fertigstellung des neuen Schlüssels |
| 6 | Hausverwaltung fährt zum Schlüsseldienst bzw. erhält Postsendung |
| 7 | Hausverwaltung übergibt neuen Schlüssel an Bewohner*in |
| 8 | Hausverwaltung empfängt Rechnung vom Schlüsseldienst |
| 9 | Hausverwaltung scannt Rechnung |
| 10 | Rechnungswesen validiert Rechnung |
| 11 | Workflow sendet eRechnung an Techniker |
| 12 | 1. Freigabe |
| 13 | 2. Freigabe – fertig! |
| 14 | Rechnungswesen zahlt |
| 15 | Kundenservice stellt Rechnung an Mieter |
| 16 | Rechnungswesen registriert Zahlungseingang vom Mieter – oder nicht |
| 17 | (Forderungsmanagement mahnt) |
| 18 | (Forderungsmanagement registriert Zahlungseingang) |
| 19 | Kundenservice vermerkt Schlüsselübergabe |
Bei einer digitalen Schließanlage, bei der die Zutrittsrechte am Computer lückenlos einsehbar und steuerbar sind, sehen die ersten Tage nach der Auftragsübernahme hingegen wie folgt aus:
An dem Tag, an dem die Zutrittsrechte von der einen an die andere Heizungsfirma übergeben werden sollen, loggt sich die Hausverwaltung in das Online-Tool zur Schlüsselverwaltung ein. Hier werden die Zutrittsrechte der „alten“ Heizungsfirma mit nur wenigen Mausklicks entzogen – ausgegebene Transponder sind für die jeweiligen Türen umgehend gesperrt, ebenso wie Smartphone-Apps.
Da die Verwaltung im Tool sehen kann, welche Türen die Heizungsfirma öffnen konnte, gibt es bei der Vergabe der Zutrittsrechte für die neue Firma kein vertun: Mit nur wenigen Klicks sind sämtliche Zutrittsrechte vergeben.
Die Handwerker*innen können sich nun entweder die kostenlose Smartphone-App herunterladen und sich mit ihren Login-Daten einloggen, um die Türen zu entriegeln. Oder sie nutzen Transponder, die sie entweder per Post zugeschickt bekommen und anschließend selbst freischalten oder die sie sich von der Hausverwaltung abholen.
Die Verwaltung kann im Online-Tool festlegen, welcher Transponder welche Türen entriegeln darf – jede externe Fachkraft benötigt also nur einen Transponder und nicht zahlreiche Metallschlüssel, um Türen zu entriegeln.
Finden Sie hier: weitere Infos zur KIWI App, zum KIWI Transponder und zum Online-Verwaltungstool KIWI Portal (browserbasiert – die Installation einer extra Software ist nicht notwendig)
Lückenlose Übergabe mit rein mechanischer Schließanlage kaum möglich
Wolfgang Medger hat als Abteilungsleiter für die technische Bestandsentwicklung bei der degewo AG bereits zahlreiche Übergaben bei einem Dienstleisterwechsel beobachtet. “Sie müssen an dem Tag, an dem der Vertrag mit der einen Firma endet, alle Schlüssel einsammeln, alles sortieren, alles kontrollieren und mit dem Schlüsselprotokoll protokollieren und dann übergeben an die neue Firma”, so Medger im KIWI-Interview (s. Video unten). “Wenn wir ehrlich sind: Das ist faktisch im Bestand nicht möglich. Von daher wird es immer auch einen Zeitraum geben, in dem das Risiko besteht, dass eine Firma nicht direkt Zutritt hat.” Oder Mitarbeiter*innen der vorigen Firma werden weiterhin Zutritt haben, obwohl das Zutrittsrecht eigentlich entzogen wurde.
Dieses gilt allerdings nur für eine rein mechanische Schließanlage. Bei einer digitalen Lösung können die Zutrittsrechte punktgenau und ohne großen Aufwand übergeben werden – und zwar lückenlos.
Alexander Pannhorst ist COO und Geschäftsführer bei KIWI. Er leitet die Teams Operations, Finance und Legal. Daneben treibt er übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran.
