Elektronische Schließanlage

Alles, was Sie über elektronische Schließanlagen wissen müssen: Der ultimative Leitfaden

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Verlorene Schlüssel, hoher Verwaltungsaufwand, Kosten bei Schlüsselverlust und chaotische Schlüsselübergaben: Eine große Herausforderung von Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen ist es, den Überblick bei der Schlüsselverwaltung zu bewahren. Riesige Schlüsselschränke voller Metallschlüssel mit händisch beschrifteten Etiketten sind Teil des Arbeitsalltags. So kann eine elektronische Schließanlage helfen.

 

Ob lediglich neugierig, interessiert an innovativer Technik oder schon auf dem Weg zur Umrüstung: diese umfangreiche Zusammenstellung von wichtigen Fakten rund um das Thema mechanische und elektronische Schließanlagen beantwortet offene Fragen, gibt Ihnen Hinweise worauf Sie bei der Auswahl achten müssen und macht Sie fit für die Entscheidungsfindung!

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»  Was ist eine Schließanlage?
»  Die Historie des Schlüssels
»  Anwendungsfall Mehrfamilienhaus
»  Wozu brauche ich überhaupt eine Schließanlage?
»  Vier Arten von Schließanlagen
»  Die elektronische Schließanlage
»  Aufbau
»  Verwaltung
»  Funktionen
»  Integrierbarkeit
»  Kostenmodell
»  Sicherheit
»  Umrüstung
»  Technische Voraussetzungen
»  Montage
»  Deinstallation
»  Wieso lohnt sich eine Umrüstung auf eine elektronische Schließanlage?

 

IHR BONUS: Die Checkliste zum Kauf eines elektronischen Schließsystems lässt Sie bei Ihrer Entscheidung keinen Punkt vergessen!

Was ist eine Schließanlage?

Mechanische Schließanlage: Als Schließanlage bezeichnet man eine Kombination von Schließzylindern und die zugehörigen Schlüssel. Sie sind innerhalb des Schließsystems aufeinander abgestimmt, sodass bestimmte Schlüssel zu mehr oder weniger Türen Zugang gewähren können als andere Schlüssel des Systems.

 

Elektronisches Schließsystem: Ein Schließsystem ist eine Alternative zu entsprechenden mechanischen Systemen. Es Besteht in der Regel aus elektronischen Türkomponenten, etwa elektronischem Türschloss oder Wandlesegerät, Schließmedien zur Identifikation der Zutrittsberechtigung, etwa Transponder oder Schlüsselkarten, und einem Verwaltungstool in Form einer Software oder einem Online-Portal zur zentralen Schlüsselverwaltung.

 

Es ist möglich, mechanische und elektronische Komponenten zu verbinden. Dadurch lassen sich zusätzlich zu den mechanischen Elementen auch bestimmte elektronische Funktionen nutzen. Dies nennt man eine mechatronische Schließanlage.

 

Wie oben anhand der Definitionen erkennbar, ist Schließanlage nicht gleich Schließanlage. Jedes Mehrfamilienhaus und jeder Bestand muss bestimmte Anforderungen erfüllen.

Historie des Schlüssels

Wann wurde die erste Tür zugeschlossen? Die Geschichte des Schlüssels geht weit in die Vergangenheit der Menschheit zurück und hat seitdem eine abenteuerliche Entwicklung gemacht. Während in der späten Bronzezeit Türen mit 50cm langen Schlüssel zugesperrt wurden, wurde die Schließtechnik im 18. Jahrhundert mit dem Zuhaltungsschloss revolutioniert. Bis zum Durchbruch, nämlich dem ersten digitalen Schließzylinder, dauerte es noch einmal mehr als 200 Jahre lang. Was im Hotelgewerbe und der Automobilindustrie schon Normalität geworden ist, zieht nun auch in deutsche Mehrfamilienhäuser ein: digitale Schließsysteme.

Die Herausforderung der Schlüsselverwaltung

Insbesondere bei der Verwaltung von vielen Mehrfamilienhäusern wird die Schlüsselverwaltung zur Herausforderung. Unterschiedliche Personen – von Mitarbeitern, über die Mieter bis hin zu externen Handwerkern und Dienstleistern – benötigen Zugang zum Gebäude. Kann Ihre herkömmliche Schließanlage diese Aufgabe stemmen? Oder denken Sie bereits über eine effizientere Alternative nach? Spätestens seit der Digitalisierung gibt es auch für das Schlüsselmanagement eine digitale Lösung.

Eine umfangreiche Recherche zum Thema elektronische Schließanlage empfiehlt sich jeder Hausverwaltung, jedem Vermieter und Wohnungsunternehmen, um das ideale System zu finden. Denn alle Fragen zu Montage, Systemaufbau, Verwaltungsaufwand und insbesondere Sicherheit müssen zur vollen Zufriedenheit geklärt sein.

Das erwartet Sie!

Nach der Lektüre des Leitfadens wissen Sie nicht nur über elektronische Schließsysteme Bescheid. Viel mehr kennen Sie die genauen Unterschiede zu mechanischen Systemen und inwiefern eine Umrüstung überhaupt sinnvoll ist. Zu sämtlichen Kategorien erfahren Sie Einzelheiten und werden über konkrete Anwendungsfälle informiert. Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick:

 

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Anwendungsfall Mehrfamilienhaus

Im Fokus dieses Leitfadens stehen die Wohnungsunternehmen, deren Bestandsmanager oder Hausverwalter tagtäglich die Schlüsselverwaltung meistern müssen. Mehrfamilienhäuser stellen an ein elektronisches Schließsystem andere Anforderungen als beispielsweise der Anwendungsfall im Bürogebäude oder Hotelbetrieb. Daher richtet sich der Leitfaden mit all seinen Anwendungsfällen speziell an die Wohnungswirtschaft.

Grundsätzliche Problematik der Schlüsselverwaltung

Chaotische Schlüsselschränke, manuelle Protokollierung, zeitaufwändige Schlüsselübergaben und große Verantwortung bei Schlüsselverlust. Die Liste der Herausforderungen der Schlüsselverwaltung ist lang. Mechanische Schließanlagen werden den Anforderungen oft nicht gerecht und verschlingen viel Arbeitszeit und Folgekosten.

 

1.911 Euro fallen jährlich an Schlüssel-Verwaltungskosten für ein durchschnittliches Mehrfamilienhaus in Deutschland an. Hochgerechnet auf insgesamt rund 3,5 Millionen Mehrfamilienhäuser belaufen sich die Kosten der Schlüsselverwaltung demnach auf 6,68 Milliarden Euro. Jedes Jahr.

 

Außerdem ist die Hausverwaltung das Bindeglied zu vielen Dienstleistungsunternehmen. Sie regelt zum Beispiel die Übergabe von Schlüsseln an Handwerker und Entsorger. Diese Prozesse sind anfällig für Fehler, die schwere Folgen nach sich ziehen können. Geht ein Schlüssel verloren, muss oft die Schließanlage gewechselt werden.

Wozu brauche ich überhaupt eine Schließanlage?

Für Gebäude, zu denen viele Menschen Zutritt bekommen müssen, ist der Schließplan eine komplexe Angelegenheit. Schließanlagen ermöglichen die Vergabe von Zutrittsrechten zu unterschiedlichen Räumlichkeiten an unterschiedliche Personen. Mieter benötigen beispielsweise andere Zutrittsrechte als Müllentsorger oder Hausmeister. Bei mechanischen Systemen schließen die Schlüssel somit nicht jedes Schloss des Gebäudes, sondern nur ganz bestimmte Schlösser. Viele elektronische Systeme ermöglichen beispielsweise Zugang per Transponder oder Schlüsselkarten und sind vom Computer aus verwaltbar.

Vier Arten von Schließanlagen

Grafische Darstellungen und konkrete Anwendungsbeispiele zu den einzelnen Varianten finden Sie im Leitfaden elektronischer Schließsysteme.

  • Zentralschlossanlage (Z-Anlage)
  • Hauptschlüsselanlage (HS-Anlage)
  • Zentral-Hauptschlüsselanlage (Z/HS-Anlage)
  • General-Hauptschlüsselanlage (GHS-Anlage)


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Die elektronische Schließanlage

Insbesondere betrachtet wird die elektronische Schließanlage. Diese besteht im Gegensatz zu einer mechanischen Schließanlage aus elektronischen Komponenten, die die Vergabe von Zutrittsrechten digitalisieren und somit erleichtern sollen.

Aufbau: Aus welchen Komponenten bestehen elektronische Schließanlagen?

Prinzipiell setzen sich viele elektronische Schließsysteme aus den gleichen Komponenten zusammen:

 

  • elektronische Türkomponenten
  • Schließmedien / Zutrittsmedien
  • zentrale Verwaltungssoftware
  • Netzwerk

 

Um die Vorteile einer elektronischen Schließanlage nutzen zu können, müssen zunächst die Türen intelligent werden. Dazu werden die Türen meist mit elektronischen Türkomponenten ausgestattet. Zum Öffnen der Türen kommen unterschiedliche Schließmedien zum Einsatz. Der Metallschlüssel wird z.B. durch RFID Karten, Transponder oder das Smartphone ersetzt bzw. ergänzt. Damit Sie den größten Vorteil, der Verwaltung der Zutrittsrechte aus der Ferne, nutzen können, umfasst der Aufbau einer elektronischen und voll-digitalen Schließanlage als finaler Baustein die Vernetzung der Türkomponenten – d.h. konkret eine Verbindung zum Internet.

Verwaltung: Wie sieht die digitale Schlüsselverwaltung aus?

Das Kernstück der Systeme bildet dafür ein Tool zur Verwaltung und Zutrittskontrolle. Dies kann eine Software sein, die teilweise zusätzlich gekauft und auf einer bestimmten Anzahl an Computern installiert werden kann. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwaltung mittels eines browserbasierten Tools. Dies kann etwa eine Plattform sein, die jederzeit und jederorts über den Internetbrowser abrufbar ist. Der Vorteil ist hierbei, dass die Verwaltung flexibel ohne Büro- oder Computerbindung und auch im Notfall außerhalb der Arbeitszeiten möglich ist.

Funktionen: Welche Funktionen unterstützen bei der Schlüsselverwaltung

Für die verschiedenen Anwendungsfälle bei der Verwaltung und dem Alltag rund ums Mehrfamilienhaus gibt es verschiedene Funktionen, die den beteiligten Parteien im Schlüsselmanagement unter die Arme greifen. Hausverwalter, Bewohner und Dienstleister haben vielfältige Anforderungen. Im Leitfaden werden alle typischen Anwendungsfälle ausführlich beschrieben.

Fall: Mieterwechsel

Bei Auszug ist der Mieter dazu verpflichtet, sämtliche Schlüssel, die ihm zu Beginn des Mietverhältnisses ausgehändigt worden sind, zurückzugeben. Die Schlüsselübergabe ist fester Bestandteil der Wohnungsrückgabe. Mit Rückgabe der Schlüssel verliert der Mieter die Schlüsselhoheit zur Mietsache. Diese geht auf den Vermieter bzw. die Hausverwaltung über. Doch gibt der Mieter wirklich alle Schlüssel zurück?

 

Das größte Risiko der traditionellen Metallschlüssel: man kann sie leicht nachmachen. Daher kann der Vermieter nie genau wissen, wie viele Kopien sich in Umlauf befinden, obwohl der Mieter dazu verpflichtet ist, den Vermieter über angefertigte Kopien zu informieren. Eine Einwilligung des Vermieters ist nicht notwendig. Werden die Schließzylinder der Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht ausgetauscht, besteht das Risiko, dass der Vormieter nicht nur Zugang zum Haus, sondern sogar zur Wohnung des neuen Mieters erhält. Die Einbruchsgefahr steigt. Die Schlüsselhoheit, die der Vermieter eigentlich immer haben sollte, ist nicht gegeben.

 

Mit einer elektronischen Schließanlage kann sich die Hausverwaltung der hundertprozentigen Schlüsselhoheit nach Auszug des Mieters sicher sein.

 

Bei entsprechendem System kann die Zutrittsberechtigung, die bei Vertragsbeginn auf den Mieter übertragen worden ist, nach Mietende von der Verwaltung per Mausklick vom Büro aus entzogen werden. Es gibt Systeme die eine Online Schlüsselrückgabe ermöglichen. Wie bei der manuellen Schlüsselrückgabe auch, wird der Mieter über das online Tool dazu aufgefordert, nach Mietende das Zutrittsrecht zurückzugeben. Mit der Rückgabe werden ebenfalls alle anderen Zugangsrechte, die der Mieter möglichen Drittparteien vergeben hat, gelöscht.

 

Weitere Anwendungsfälle, die im Leitfaden vorgestellt werden:

 

Fall: Mieter benötigt zusätzliche Schlüssel/Zutrittsrechte
Fall: Schlüsselverlust
Fall: Barrierefreiheit
Fall: Facility Manager und Hausmeister
Fall: Handwerkerauftrag
Fall: Postbote/Entsorger
Fall: Einsatz von Rettungskräften
Fall: Weitere Türen/Objekte ausstatten

 

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Integrierbarkeit: Können die digitalen Funktionen in bereits genutzte Verwaltungssysteme eingebunden werden?

Es gibt elektronische Schließsysteme, die mittels einer sogenannten API-Schnittstelle in andere Softwarelösungen integrierbar sind. Das bedeutet, dass die Funktionen des Schließsystems in ein ERP-System eingebunden werden können. Ohne aufwändige Doppelverwaltung können so beispielweise Zutrittsrechte zeitgleich mit Handwerkeraufträgen an den Beauftragten vergeben werden.

Kostenmodelle: Was kostet eine elektronische Schließanlage

Anbieter bieten unterschiedliche Modelle und schneiden sie auf den Kunden zu. Die Geläufigsten finden Sie hier erklärt. Grundsätzlich kann man zwischen zwei Kostengruppen unterscheiden:

  • einmalige Investitionskosten: zum Beispiel Kosten für die Türkomponenten, Schließmedien, Lizenzen für Verwaltungssoftware und die Einrichtung.
  • Nutzungsgebühren: zum Beispiel Kosten für die Nutzung der Verwaltungssoftware und weiteren Applikationen (sofern keine Lizenzen gekauft werden müssen), Service- und Wartungsverträge inklusive Sicherheitsupdates.

Finanzierungsmodelle variieren von Anbieter zu Anbieter. Auch dazu finden Sie eine Erklärung zu den oft angebotenen Möglichkeiten Komplettkauf und Kauf + Nutzungsgebühren.

Sicherheit: Wie sicher ist das System?

Sicherheit ist ein zentrales Thema, wenn es um Schließanlagen aller Art geht. Das Thema hat viele Facetten und wird im Leitfaden detailliert zu folgenden Kategorien behandelt:

 

  • Gebäudesicherheit
  • Stromausfall
  • Schließmedium verloren
  • Erreichbarkeit des Herstellers
  • Tracking
  • Sicherung des Nutzerkontos

 

Die Privatsphäre der Bewohner zu schützen ist höchste Priorität. Daher ist ein elektronisches Schließsystem im Mehrfamilienhaus kein Kontrollwerkzeug, um Bewohnerdaten zu tracken.
Die Gebäudesicherheit gewinnt an Zuverlässigkeit, da das Sicherheitsrisiko des Metallschlüssels wegfällt. Geht ein Schließmedium verloren, kann dieses bei einigen elektronischen Schließsystemen beispielsweise aus der Ferne gesperrt werden. Für einen potenziellen Einbrecher wird es damit auf der Stelle unbrauchbar. Um Missbrauch mit dieser und vieler anderer Verwaltungsfunktionen zu vermeiden, muss das Nutzerkonto gut geschützt sein. Eine einfache Passwortsicherung ist meist unzureichend.

Umrüstung: Welche Objekte und Türen sind ausstattbar?

Nicht nur Neubauten sind mit modernster Technik ausstattbar. Auch ältere Bestände können häufig nachgerüstet werden. Dann greift sogar die Modernisierungsumlage.

Technische Voraussetzungen: Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Doch wie ist so eine Umrüstung möglich? Insbesondere kommt es auf technische Voraussetzungen an. Lesen Sie im Leitfaden nach, wann Sie eine elektronische Schließanlage einsetzen können:

  • Voraussetzungen an der Tür
  • Netzwerk
  • Stromversorgung

 

Montage: Wie aufwändig ist die Montage?

 

Wie aufwändig die Montage eines elektronischen Systems ist, variiert stark von Schließsystem zu Schließsystem. Zu berücksichtigen sind 3 Punkte:

 

  • Türkomponenten und Umfang
  • Selbstmontage vs. Fremdmontage
  • Dauer und Aufwand der Montage

Deinstallation möglich/aufwändig?

Natürlich hofft man, dass es nicht allzu schnell dazu kommt. Dennoch sollte man sich im Vorfeld ein, zwei Gedanken um eine mögliche Deinstallation der elektronischen Schließanlage machen. Erfüllt diese nicht die Wünsche oder muss aus anderen Gründen ersetzt werden, könnte sonst ein erheblicher Mehraufwand auf Sie zukommen. Grundsätzlich gilt: je geringer der Montageaufwand, desto unkomplizierter der Ausbau. Ganz logisch. Außerdem verringert sich die Arbeitszeit, wenn nur an einer Stelle im Gebäude etwas ausgebaut werden muss. Außerdem ist bei Entnahme aller elektronischen Schließzylinder unter Umständen das Anschaffen komplett neuer Zylinder unausweichlich.

Wieso lohnt sich eine Umrüstung auf eine elektronische Schließanlage?

Nach all diesen Informationen gibt es da immer noch eine Frage: Wieso genau sollten Sie auf eine elektronische Schließanlage umrüsten? Im Fazit des Leitfadens finden Sie die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst.

 

  • Sicherheit bei Schlüsselverlust
  • Keine illegalen Schlüsselkopien
  • Flexibles Management der Zutrittsrechte
  • Erweiterung stets möglich: Flexibilität
  • Kombinieren verschiedener Zutrittsmodelle
  • Wertsteigerung der Immobilie
  • Reduzierte Kosten

 

Außerdem gibt es eine weitere Arbeitserleichterung, sollten Sie einzelnen Schließsystemen auf den Zahn fühlen wollen: Die Checkliste zum Kauf einer elektronischen Schließanlage lässt Sie bei Ihrer Entscheidung keinen Punkt vergessen!

 

Der Zeitpunkt Ihre Schlüsselverwaltung effizienter und sicherer zu gestalten ist gekommen. Sind Sie bereit, das Thema anzugehen? Laden Sie sich jetzt den Leitfaden elektronischer Schließsysteme herunter. Kompakt als eBook mit hilfreichen Expertentipps.

 

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Claudia Nagel

Dr.-Ing. Claudia Nagel leitet als Geschäftsführerin den operativen und technischen Bereich bei KIWI. Vor der Unternehmensgründung war die promovierte Ingenieurin Projektleiterin bei McKinsey. Als Erfinderin von KIWI ist sie die Expertin für alle Schlüsselthemen.

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