Schließanlage kaufen

Elektronische Schließanlage kaufen: Der Wegweiser für Wohnungsunternehmen

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Die Zeit ist reif: Was im Gewerbe oder der Hotelbranche schon Gang und Gäbe ist, findet nun auch den Weg in die Mehrfamilienhäuser Deutschlands. Elektronische Schließsysteme, die auf den Metallschlüssel verzichten und damit sicherer, effizienter und zeitsparender sind, sind die Schlüssellösung für die Wohnungswirtschaft.

Sie wollen eine elektronische Schließanlage kaufen

Wie alle neuartigen Technologien bringen elektronische Schließanlagen nicht nur Lösungen, sondern auch Fragen mit sich. Die Entscheidung zur Umrüstung von herkömmlichen mechanischen Schließanlagen auf ein elektronisches Schließsystem will mit Umsicht getroffen werden. Schließlich ist nicht jedes Mehrfamilienhaus gleich, genauso wenig wie die Anforderungen von Hausverwaltung, Mietern und Dienstleistern. An den Prozessen der Wohnungswirtschaft sind schließlich viele Akteure beteiligt. Es ist wichtig, bestimmte Kriterien zu beachten, um das Schließsystem zu finden, dass sich perfekt an Ihren Bestand und Ihre Prozesse anpasst.

 

Falls Sie sich fragen, was genau der Unterschied zwischen einer mechanischen und einer elektronischen Schließanlage ist, finden Sie hier die eine ausführliche Erklärung mit Vor- und Nachteilen. Den übersichtlichen Vergleich zwischen mechanischer und elektronischer Schließanlagen können Sie sich einfach hier als Tabelle herunterladen:

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Auf welche Funktionen und Merkmale Sie achten müssen, sehen Sie in unserer Guideline für Wohnungsunternehmen.

Die Checkliste in Kürze:

  • Welche Türen sind ausstattbar und welche Nutzer benötigen Zugang?
  • Wie aufwändig ist die Montage des Schließsystems?
  • Ist eine bestimmte technische Ausstattung im Gebäude Voraussetzung?
  • Ist eine Erweiterung des Schließsystems möglich und ist es problemlos wieder zu entfernen?
  • Können Sie Ihre ursprüngliche Schließanlage weiterhin verwenden oder müssen Sie diese entsorgen?
  • Können Sie alle ausgestatteten Objekte wirklich zentral vom Schreibtisch aus verwalten?
  • Schließen Sie Sicherheitslücken bei Schlüsselverlust in Echtzeit? Kann man verlorene Schließmedien aus der Ferne sperren?
  • Werden Ihren Bewohnern flexible Zugangsoptionen geboten?
  • Öffnen sich bei einem Stromausfall trotzdem die Türen?
  • Wie schnell ist der Hersteller im Notfall zu erreichen und wie schnell behebt er Probleme?
  • Beachtet das Schließsystem die aktuellen Datenschutzbestimmungen im Mehrfamilienhaus?
  • Können die Funktionen des elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integriert werden? Gibt es eine offene API-Schnittstelle?
  • Wird die Gebäudesicherheit ohne anspruchsvolle Technik gesteigert?
  • Wie viel wird die elektronische Schließanlage kosten?
  • Sind die Anschaffungskosten als Modernisierung auf die Mieter umlegbar?
  • Behalten Sie als Vermieter/Hausverwaltung die Schlüsselhoheit?

Ausstattbare Türen

Nicht jede Tür ist gleich. Und nicht jedes Schließsystem passt auf jede Tür. Daher ist es wichtig, zu Beginn zu planen, welche Türen Sie ausstatten möchten und welche Anforderungen Sie haben. Schließlich kann es sein, dass der von Ihnen ins Auge gefasste Hersteller nur elektrifizierte Türen aussatten kann, nicht aber die Kellertür. Die Frage, ob der Anbieter Lösungen für alle Türen des Bestandes hat, steht also ganz am Anfang.

 

Um die perfekte Lösung zu finden, ist zudem zu Beginn zu klären, welche Nutzer durch welche Türen gehen und vor allem wie oft. Die Frequentierung einer Tür entscheidet zum Beispiel darüber, ob man sich für eine Batterielösung entscheidet oder alternativ die Tür elektrifiziert. Um den Wartungsaufwand des Batteriewechsels zu sparen, sind bei hochfrequentierten Türen Lösungen an denen dauerhaft Strom anliegt zu empfehlen.

Montage-Aufwand

Das erste, das einem beim Thema Umrüstung der Schließanlage einfällt? Richtig: großer Aufwand! Allerdings stimmt das nicht ganz. Es gibt durchaus Systeme, bei denen die Montage nicht mit einem Umbau aller Schließzylinder im Gebäude einhergeht.

 

Ein Beispiel dafür ist das schlüssellose Schließsystem von KIWI Smart Entry. Der Türsensor, der später mit dem KIWI Transponder kommuniziert und das Türöffnen ermöglicht, wird einfach hinter dem Klingelpanel angebracht. Das Türschloss bleibt davon unberührt. Es gibt also eine Möglichkeit, wie Sie der Montage ganz entrinnen können. Sie behalten Ihre herkömmliche Schließanlage bei und können die Zutrittsrechte trotzdem digital verwalten.

Technische Infrastruktur im Gebäude

Neben dem herkömmlichen Montageaufwand, sollten Sie überprüfen, ob eine bestimmte technische Infrastruktur im Gebäude vorhanden sein muss. Dazu zählt etwa die Notwendigkeit eines WLAN-Netzwerkes. Es ist wichtig, vor dem Kauf der elektronischen Schließanlage die nötigen technischen Voraussetzungen abzuklären. Sollten diese nämlich am Ende nicht kompatibel sein, kommt es zu weiteren Kosten und höherem Aufwand, wenn Sie extra technisch aufrüsten müssen.

Rückbaubarkeit und Erweiterung

Es kann gut sein, dass Sie das System irgendwann erweitern und noch mehr Türen und Personen einbeziehen möchten. Es lohnt sich hier vor der Kaufentscheidung zu fragen, ob in diesem Fall Einschränkungen bestünden und mit welchen Kosten zu rechnen wäre. Es gibt elektronische Schließsysteme, die einen vorher festgelegten Schließplan erfordern, also ähnlich unflexibel bei Veränderungen sind wie mechanische Schließanlagen. Allerdings können andere elektronische Schließanlagen nach dem Baukastenprinzip ohne viel Aufwand erweitert werden.

 



 

 

Zum Thema Montage zählt auch der Bereich Rückbaubarkeit. Schließlich kann es sein, dass Sie Ihre erworbene elektronische Schließanlage nicht ewig behalten wollen. In diesem Fall wäre es umso ärgerlicher, wenn Sie sich einem kostspieligen Rückbau gegenübersähen. Informieren Sie sich am besten rechtzeitig, wie aufwändig der Ausbau des Systems wäre.

 

Verwertung der ursprünglichen Schließanlage

Die Entscheidung zur Umrüstung auf eine elektronische Schließanlage fällt meist aus Gründen der Sicherheit und optimierten Verwaltbarkeit der Zutrittsrechte. Die im Gebäude bisher vorhandene Schließanlage ist meist noch funktionstüchtig. Es wäre demnach schade, müsste man diese bei der Umrüstung auf das elektronische Schließsystem ausbauen und entsorgen.

 

Wie im Punkt Montage erwähnt, gibt es Lösungen, die das Erhalten der mechanischen Schließanlage, so wie sie derzeit in dem Gebäude vorhanden ist, ermöglichen. Wird das elektronische System auf die vorhandene Schließanlage „aufgesetzt“ und funktioniert somit als Ergänzung zur ursprünglichen Anlage, sparen Sie Aufwand bei der Montage. Bei manchen Systemen, bleibt die Schließanlage optisch unverändert und ist von außen nicht zu erkennen. Damit besteht auch keine Vandalismus-Gefahr.

Echte zentrale Verwaltung aller Objekte

Einer der Kernvorteile elektronischer Schließsysteme ist die zentrale Verwaltbarkeit aller integrierten Türen. Das bedeutet, dass beispielweise die Hausverwaltung über das Verwaltungstool alle Zutrittsrechte vom Computer aus einsehen, vergeben und entziehen kann. Dadurch erhöht sich die Gebäudesicherheit enorm, beispielsweise wenn ein Mieter seinen Transponder, mit dem er die Tür öffnen kann, verloren hat. Einfach mit einem Klick den Transponder sperren oder das Zutrittsrecht entziehen und die Gefahr ist gebannt.

 

Allerdings gibt es hier wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Denn nicht alle Tools und Softwares bieten die gleichen Möglichkeiten für den Nutzer. Bei vielen Schließsystemen, die per Funk kommunizieren, müssen die Zutrittsberechtigungen manuell überspielt werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter persönlich zum Gebäude fahren muss und an jedem Wandleser ein neues Zutrittsrecht speichern oder ein altes entziehen muss. Sie können sich vorstellen, dass Sie bei diesem System nicht viel gewonnen haben. Bei Schlüsselverlust müssen Sie zwar nicht die Schließanlage ersetzen, der Aufwand und die Reaktionszeit sind aber weitaus höher, als es sein muss.

 

Daher achten Sie darauf, dass es eine „echte“ Verwaltbarkeit aus der Ferne gibt. Das bedeutet, dass Sie im Büro von Ihrem Computer aus mit wenigen Mausklicks im Verwaltungstool individuelle Zutrittsrechte aktivieren und deaktivieren können. Optimaler Weise sollte dies in Echtzeit möglich sein, die Änderung des Zutrittsstatus‘ tritt also umgehend in Kraft.

Reagieren bei Schlüsselverlust

Wie bereits erwähnt, müssen Sie in einer Situation besonders schnell reagieren können: im Fall eines Schlüsselverlusts. Stellen Sie, einer Ihrer Dienstleister oder Mieter fest, dass ein Schlüssel verloren oder gestohlen wurde, heißt es schnell handeln! Natürlich können auch Transponder oder Schlüsselkarten verloren gehen. Der Vorteil einer elektronischen Schließanlage gegenüber einer mechanischen ist es, dass Sie nun vom Computer aus das entsprechende Zutrittsrecht sperren können.

 

Kaufen Sie allerdings eine Schließanlage, in der Sie diesen Schritt nicht selbst übernehmen, sondern erst einmal den Hersteller kontaktieren müssen, der unter Umständen nur eingeschränkt erreichbar ist, haben Sie von diesem Vorteil allerdings gar nichts. Legen Sie daher Wert auf ein System, dass Ihnen die selbstständige Verwaltung der Zutrittsrechte in Echtzeit erlaubt. Am allerbesten geht das über ein Verwaltungstool, das Sie jederzeit im Internet aufrufen können. Die Software kann nämlich häufig nur auf einigen wenigen Computern installiert werden. Aber auch außerhalb der Bürozeiten gehen Transponder verloren.

Anforderungen der Bewohner beachten

Für viele ist das Todschlagargument bei der Entscheidung für eine elektronische Schließanlage, dass einige Mieter nicht auf ihren gewohnten Metallschlüssel verzichten wollen oder kein Smartphone besitzen, um Türen per App zu öffnen. Vermieter befürchten, dass gerade bei älteren Mietern ein elektronisches Schließsystem überhaupt nicht gut ankäme. Achten Sie also darauf, dass kein Nutzer vergessen wird. Es gibt Systeme, bei denen Metallschlüssel weiterhin genutzt werden können. Jedem Mieter bleibt es frei, für welche Art des Zutrittsmediums er sich entscheidet. Viele Mieter wissen gerade das berührungslose Türöffnen „handsfree“ zu schätzen.

 

Aus unserer Erfahrung heraus ist es übrigens meist so, dass gerade ältere Bewohner den Komfort eines Transponders schätzen. Ein elektronisches System, dass die Suche nach dem Schlüssel unnötig macht, ist schließlich eine große Erleichterung für körperlich eingeschränkte Menschen.

Im Falle eines Stromausfalls

Damit weder Sie, noch Ihre Mieter bei einem Stromausfall vor verschlossenen Türen stehen, ist ein Notfallplan unerlässlich! Bei Batteriebetrieb sind Türschlösser unabhängig vom Stromnetz. Allerdings sollten Sie Wert darauf legen, dass der Batteriestatus im Verwaltungstool abzufragen ist. Denn auch Batterien können leer werden.

 

Wird das Schließsystem über das Netzwerk im Gebäude mit Energie versorgt, sollte es einen Plan B geben, falls der Strom ausfällt. Bei einigen Systemen können beispielweise bei der Nutzung weiterhin die Metallschlüssel genutzt werden bzw. Schlüsselkarten, die zu jeder Zeit funktionstüchtig sind.

Erreichbarkeit des Herstellers

Ein wichtiger Punkt ist die Erreichbarkeit des Herstellers. Gerade in Notsituationen sollte immer ein Ansprechpartner erreichbar sein. Eine Hotline, die rund um die Uhr betreut wird, ist ein guter Anhaltspunkt. Erkundigen Sie sich außerdem, wo die Firma ihren Sitz hat. Ist dieser beispielweise im Ausland und es existiert keine Zweigstelle in Deutschland, kann das ebenfalls die Kontaktaufnahme einschränken. Bei der Gelegenheit sollten Sie auch nachfragen, wie schnell jemand vor Ort sein kann, um auftretende Probleme zu beseitigen. Ist beispielsweise in kleineren Städten genauso schnell jemand anwesend wie in der Großstadt?

Datenschutz

Dass einige Firmen in ihren Standorten Zutrittskontrollsysteme einsetzen und auch die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter überprüfen, ist vielen bekannt. Aber wie ist das eigentlich, wenn man ein solches Zutrittssystem im Mehrfamilienhaus einsetzt? Die Anonymität der Bewohner muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. Das heißt, es darf zu keinem Zeitpunkt nachverfolgt werden, wer welche Tür geöffnet hat. Bietet ein elektronisches Schließsystem also die Option zur Erstellung von Nutzungsprofilen an, sollten Sie stutzig werden und die möglichen Einstellungen in punkto Datenschutz abklären.

 

Da es in manchen Situationen, in denen die Privatsphäre der Bewohner unangetastet bleibt, allerdings sinnvoll ist, eine Nachprüfbarkeit der Schließaktivitäten zu erlauben, ist es sinnvoll, ein Schließsystem mit dieser Zusatzfunktion auszuwählen. Beispielhaft ist die Nachverfolgung der Schließvorgänge von Handwerkern an. Somit können Termine einfach festgehalten werden, ohne die Daten der Bewohner zu gefährden.

Integrierbarkeit in Verwaltungstools

Richtig praktisch wird es, wenn Sie die Funktionen Ihres elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integrieren können. Nutzen Sie beispielweise schon eine Anwendung, über die Sie Handwerker buchen, könnten Sie dort direkt das Zutrittsrecht für den entsprechenden Zeitraum einrichten. Das erspart einige Arbeitsschritte.

 

Auf diese Weise wird auch doppelte Datenpflege verhindert. Binden Sie die Funktionen der Schlüsselverwaltung in das ERP-System ein, das das Unternehmen ohnehin schon nutzt, werden alle Informationen direkt hinterlegt. Ein neuer Mieter zieht ein? Richten Sie automatisch das Zutrittsrecht für alle relevanten Räume ein, ohne den Umweg über die Verwaltungssoftware der Schließanlage zu gehen. Möglich gemacht wird die Anbindung an externe Systeme durch eine offene API-Schnittstelle. Darüber können Sie gewünschte Systeme an ein anderes „andocken“. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie auch hier.

 



 

Nicht alle elektronischen Schließsysteme ermöglichen die Anbindung ihrer Dienste an andere Systeme. Möchten Sie dieses Feature nutzen, sollten Sie daher nachfragen, ob das von Ihnen verwendete Tool unterstützt wird und ob gegebenenfalls noch weitere Anbindungen möglich sind.

Sicherheit ohne zu viel Schnickschnack

Elektronische Schließsysteme, wie man sie aus Actionfilmen kennt, gibt es wirklich. Insbesondere in großen Firmengebäuden oder Forschungseinrichtungen werden Schließsysteme zur Zutrittskontrolle genutzt, bei denen Karten, Pin-Codes und das Ablesen des Fingerabdrucks genutzt wird, um Türen zu öffnen. Für das Mehrfamilienhaus eignen sich diese Systeme allerdings nicht. Es ist zu empfehlen, ein möglichst simples Schließsystem zu wählen ohne viel Schnickschnack. Die Praxis zeigt, dass übersichtliche Systeme weitaus mehr Akzeptanz bei den Bewohnern finden als komplizierte mit tausend Möglichkeiten. Leicht verständlich für alle Nutzer sollte es sein.

Kosten

Die wohl häufigste Frage lautet: „Wie viel kostet das denn?“. Wie eine mechanische Schließanlage auch, hat ein elektronisches Schließsystem seinen Preis. Allerdings liegt der Fokus hierbei vor allem auf dem Einsparungspotenzial. Neben den entstehenden Kosten für Hardware und Verwaltungssoftware, die entstehen, sparen sich Nutzer insbesondere den teuren Austausch der Schließanlage bei Schlüsselverlust, das Nachmachen von Metallschlüsseln und lästige Arbeitswege für Schlüsselübergaben an Dienstleister, Makler und Mitarbeiter. Wie viel Sie mit einem elektronischen Schließsystem einsparen können, können Sie mit diesem Online-Rechner mit nur 3 einfachen Angaben direkt ausrechnen lassen.

 

Worauf es sich lohnt, zu achten, sind versteckte Kosten. Denn bei vielen Anbietern kommt auf den Grundpreis für das Schließsystem noch einiges drauf. Fragen Sie daher beispielweise nach, ob eine Software zur Verwaltung der Schließanlage nötig ist und falls ja, ob diese Ihnen auf Dauer kostenlos vom Anbieter zur Verfügung gestellt wird oder gekauft werden muss. Oder ob es kostenpflichtige Wartungsverträge gibt. Achten Sie daher nicht nur auf die Anschaffungskosten, sondern vor allem auf die Kosten über die gesamte Lebensdauer des Systems über mehrere Jahre hinweg.

 

Allgemein lässt sich anmerken, dass es sich auch bei Schließsysteme wie meist im Leben verhält: Qualität hat ihren Preis. Somit sind die Kosten ein wichtiges Kriterium, sie sollten allerdings nicht das auschlaggebende sein. Sie sollten sich überlegen, ob Ihnen das Plus an Sicherheit, Effizienz und Flexibilität seinen Preis wert ist.

Modernisierungsumlage

Ein hilfreicher Hinweis zum Thema Kosten ist die Modernisierungsumlage. Sich über die Umlegbarkeit der laufenden Kosten der elektronischen Schließanlage als Bagatellmodernisierung zu informieren, kann bares Geld sparen. Trifft dies nämlich auf die Umrüstung zu, werden die Kosten der getätigten Investition auf die Mieter umgelegt. Alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen sowie eine Vorlage zur Ankündigung einer Modernisierungsumlage finden Sie hier.

Schlüsselhoheit

Warum möchten Sie überhaupt auf eine elektronische Schließanlage umrüsten? Erhöhte Sicherheit, flexible Verwaltung und vor allem: um die Schlüsselhoheit zu behalten. Das bedeutet, dass der Eigentümer bzw. die Hausverwaltung stets Kontrolle über alle vergebenen Zutrittsrechte besitzt.

 

Zieht ein Mieter ein und bekommt seine Zutrittsrechte (in Form von Metallschlüssel oder Transponder etc.) ausgehändigt, besitzt er ab diesem Zeitpunkt die Schlüsselhoheit über seine Wohnung. Bei Vertragsende geht diese zurück an die Hausverwaltung. Bei der herkömmlichen Schließanlage mit Metallschlüsseln kann man sich dem allerdings nicht sicher sein. Niemand kann nachprüfen, wie viele nachgemachte Schlüssel in Umlauf sind.

 

Mit einigen elektronischen Schließsystemen können alle Zutrittsrechte von ehemaligen Mietern mit einem Klick vom PC aus deaktiviert werden. Damit geht die hundertprozentige Schlüsselhoheit an Eigentümer bzw. Hausverwaltung zurück. Werfen Sie also einen prüfenden Blick auf den Ablauf von Vergabe und Entzug der Zutrittsrechte. Bei einigen Systemen kann es sein, dass vereinzelte Schlüsselkarten nicht aus der Ferne gesperrt werden können. Diese bergen ein ähnliches Sicherheitsrisiko wie verlorene Schlüssel.

 

Haben Sie noch konkrete Fragen oder interessieren sich für die Funktionsweise von KIWI? Unsere Experten beraten Sie gerne!

Kostenlose Beratung

Claudia Nagel

Dr.-Ing. Claudia Nagel leitet als Geschäftsführerin den operativen und technischen Bereich bei KIWI. Vor der Unternehmensgründung war die promovierte Ingenieurin Projektleiterin bei McKinsey. Als Erfinderin von KIWI ist sie die Expertin für alle Schlüsselthemen.

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