Schließanlage kaufen

Elektronische Schließanlage kaufen: Der Wegweiser für Wohnungsunternehmen

Rating: 5.0/5. Von 22 Abstimmungen.
Bitte warten...

Wohnungsunternehmen, die eine elektronische Schließanlage kaufen, sparen bei der Umstellung von einer analogen zu einer elektronischen Lösung viel Aufwand und Geld – und zwar nachweislich. Bevor die alten Schlüssel aussortiert werden, müssen Immobilienbesitzer und Hausverwalter allerdings ein paar Entscheidungen treffen, wie zum Beispiel:

 

Soll die ursprüngliche Schließanlage parallel zum neuen Schließsystem verwendet werden? Sollen sämtliche Türen oder nur ein Teil vom Schreibtisch des Verwalters verwaltet und gesteuert werden? An welchen Türen sollte ein berührungsloses Öffnen möglich sein?

 

Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf es für Wohnungsunternehmen beim Wechsel bzw. bei der Erstinstallation einer elektronischen Schließanlage ankommt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Diese Faktoren sollten Sie prüfen, bevor Sie für Ihre Immobilien eine elektronische Schließanlage kaufen.
  • So erleichtert der Wechsel zu einer elektronischen Anlage dem Hausverwalter die tägliche Arbeit.
  • In diesen Fällen sind die Anschaffungskosten als Modernisierung auf die Mieter umlegbar.

Kurz vorweg: Die Vorteile einer elektronischen Schließanlage

Der Verzicht auf ein analoges Schließsystem mit Schlüsseln aus Metall hat für Immobilienbesitzer und Hausverwalter mehrere Vorteile. In erster Linie geht es dabei um zwei Dinge:

 

  • zum einen um eine spürbare Reduzierung des Aufwands für die Hausverwaltung,
  • zum anderen um eine deutliche Senkung der Kosten.

 

Die Reduzierung des Aufwands geht selbstverständlich mit einer abermaligen Senkung der Kosten einher. Kann der Hausverwalter zum Beispiel einem Handwerker vom eigenen Schreibtisch die Tür öffnen, spart er sich sowohl den Hin- als auch den Rückweg zur Immobilie. Zusammengerechnet kann es hier um eine Zeitersparnis von mehreren Stunden gehen. Ähnliches gilt für die Vergabe von Zutrittsrechten bei einer Neuvermietung: Neue Mieter können umgehend Zutritt zu ihren Räumen erhalten, wenn sie zum Öffnen der Türen eine Smartphone-App benutzen. Ein persönliches Treffen ist höchstens notwendig, wenn ein Transponder ausgehändigt werden soll.

 

Weitere Kosten fallen weg, da keine Ersatzschlüssel mehr bestellt und ausgeteilt werden müssen. Bei einem Schlüsselverlust entfällt zudem der Austausch der Schließzylinder, da ein verloren gegangener Transponder mit einem Mausklick am Computer deaktiviert werden kann und somit kein Sicherheitsrisiko darstellt. Die Hausverwaltung hat zu jeder Zeit einen lückenlosen Überblick über die vergebenen Zutrittsrechte.

 

Lesen Sie im Folgenden, auf welche Funktionen und Merkmale Wohnungsunternehmen bei einem Wechsel zu einem elektronischen Schließsystem achten müssen.

Elektronische Schließanlage kaufen: Die Checkliste

  • Welche Türen sollen ausgestattet werden und welche Nutzer benötigen Zugang?
  • Wie aufwändig ist die Montage des Schließsystems?
  • Ist eine bestimmte technische Ausstattung im Gebäude Voraussetzung?
  • Ist eine Erweiterung des Schließsystems möglich und ist es problemlos wieder zu entfernen?
  • Kann die ursprüngliche Schließanlage weiterhin verwendet werden?
  • Können alle ausgestatteten Objekte wirklich zentral vom Schreibtisch aus verwaltet werden?
  • Werden Sicherheitslücken bei Schlüsselverlust in Echtzeit geschlossen? Können verlorene Schließmedien aus der Ferne gesperrt werden?
  • Erhalten die Bewohner flexible Zugangsoptionen?
  • Öffnen sich bei einem Stromausfall trotzdem die Türen?
  • Wie schnell ist der Hersteller im Notfall zu erreichen und wie schnell behebt er Probleme?
  • Beachtet das Schließsystem die aktuellen Datenschutzbestimmungen im Mehrfamilienhaus?
  • Können die Funktionen des elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integriert werden? Gibt es eine offene API-Schnittstelle?
  • Wird die Gebäudesicherheit ohne anspruchsvolle Technik gesteigert?
  • Wie viel wird die elektronische Schließanlage kosten?
  • Sind die Anschaffungskosten als Modernisierung auf die Mieter umlegbar, wenn Sie eine elektronische Schließanlage kaufen?
  • Behalten Vermieter bzw. Hausverwalter die Schlüsselhoheit?

 

Informieren Sie sich, bevor Sie eine elektronische Schließanlage kaufen! Erfahren Sie, welche Unterschiede es zwischen einer mechanischen und einer elektronischen Schließanlage gibt. Unsere praktische Übersichtstabelle können Sie sich kostenlos herunterladen!

 

Tabelle herunterladen

 

Ausstattbare Türen

Nicht jede Tür ist gleich. Und nicht jedes Schließsystem passt auf jede Tür. Daher ist es wichtig, gleich zu Beginn festzulegen, welche Türen Sie ausstatten möchten und welche Anforderungen Sie an das neue Schließsystem haben, bevor Sie eine elektronische Schließanlage kaufen. Schließlich kann es sein, dass der von Ihnen ins Auge gefasste Hersteller zum Beispiel nur elektrifizierte Türen ausstatten kann, nicht aber Kellertüren. Die Frage, ob der Anbieter Lösungen für alle Türen des Bestandes hat, steht also ganz am Anfang.

 

Um die perfekte Lösung zu finden, ist zudem zu klären, welche Personen welche Türen nutzen werden und vor allem wie oft. Die Frequentierung einer Tür entscheidet zum Beispiel darüber, ob man sich für eine Batterielösung entscheidet oder alternativ die Tür elektrifiziert. Um den Wartungsaufwand des Batteriewechsels zu sparen, sind bei hochfrequentierten Türen Lösungen, an denen dauerhaft Strom anliegt, zu empfehlen.

Montageaufwand beachten, bevor Sie eine Schließanlage kaufen

Das erste, das einem beim Thema Umrüstung der Schließanlage einfällt? Richtig: großer Aufwand! Allerdings stimmt das nicht ganz. Es gibt durchaus Systeme, bei denen die Montage nicht mit einem Umbau aller Schließzylinder im Gebäude einhergeht.

 

Ein Beispiel dafür ist das schlüssellose Schließsystem von KIWI für Hauseingangstüren. Der Türsensor, der später mit dem KIWI Transponder kommuniziert und das Öffnen der Tür ermöglicht, wird einfach hinter dem Klingelpanel angebracht. Das Türschloss bleibt davon unberührt – eine aufwändige Montage ist in diesem Fall also nicht notwendig. Sie behalten Ihre herkömmliche Schließanlage und können die Zutrittsrechte trotzdem digital verwalten.

Technische Infrastruktur im Gebäude

Um das System installieren zu können, sind verschiedene technische Voraussetzungen im Gebäude notwendig. So wird in einigen Fällen zum Beispiel ein WLAN-Netzwerk benötigt, damit die Komponenten des Schließsystems miteinander kommunizieren können. Sollte kein entsprechendes Netzwerk vorhanden sein, muss dieses nachgerüstet werden. Es gibt allerdings auch Systeme, die kein WLAN-Netzwerk benötigen. Bei diesen Systemen ist das Netzwerk in der Regel bereits integriert.

Rückbaubarkeit und Erweiterung

Es kann sein, dass Sie das System zu einem späteren Zeitpunkt erweitern und noch mehr Türen einbeziehen möchten. Bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Anlage kann dieses wichtig sein, denn während bei einigen Systemen ein Schließplan festgelegt werden muss, gibt es andere Systeme, die flexibel angepasst werden können. Diese Systeme funktionieren nach dem Baukastenprinzip und lassen sich ohne großen Aufwand erweitern und anpassen.

Immer
top informiert!

Zum Thema Montage zählt auch der Bereich Rückbaubarkeit. Schließlich kann es sein, dass Sie Ihre erworbene elektronische Schließanlage nicht ewig behalten wollen. In diesem Fall wäre es umso ärgerlicher, wenn Sie einen kostspieligen Rückbau hinnehmen müssen. Informieren Sie sich am besten rechtzeitig, wie aufwändig der Ausbau des Systems wäre.

Verwertung der ursprünglichen Schließanlage

Die Entscheidung zur Umrüstung auf eine elektronische Schließanlage fällt meist aus Gründen der Sicherheit und des Komforts bei der Verwaltung der Zutrittsrechte. Häufig sind die vorhandenen Anlagen allerdings noch in einem annehmbaren Zustand, so dass ein kompletter Austausch nicht notwendig ist. Die weitere Verwendung der bestehenden Anlage ist oft erwünscht – und in Kombination mit der richtigen elektronischen Schließanlage auch möglich.

 

Wird das elektronische System auf die vorhandene Schließanlage „aufgesetzt“ und funktioniert somit als Ergänzung zur ursprünglichen Anlage, sparen Sie Aufwand bei der Montage. Bei manchen Systemen bleibt die Schließanlage optisch unverändert und ist von außen nicht zu erkennen. Damit besteht auch keine Vandalismus-Gefahr.

Zentrale Verwaltung aller Objekte

Einer der größten Vorteile von elektronischen Schließsystemen ist die zentrale Verwaltbarkeit aller integrierten Türen. Das bedeutet, dass beispielsweise die Hausverwaltung über das Verwaltungstool alle Zutrittsrechte vom Computer aus einsehen, vergeben und entziehen kann. Dadurch erhöht sich die Gebäudesicherheit, beispielsweise wenn ein Mieter seinen Transponder verloren hat. Das verlorene Gerät kann mit einem einfachen Klick am Computer deaktiviert werden, so dass ein potentieller Finder mit dem Transponder keine Türen öffnen kann.

 

Allerdings gibt es hier wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Denn nicht alle Tools und Software-Lösungen bieten die gleichen Möglichkeiten für den Nutzer. Bei vielen Schließsystemen, die per Funk kommunizieren, müssen zum Beispiel die Zutrittsberechtigungen manuell überspielt werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter persönlich zum Gebäude fahren muss und an jedem Wandleser ein neues Zutrittsrecht speichern oder ein altes entziehen muss. Bei einem Schlüsselverlust muss zwar nicht die Schließanlage ersetzt werden, der Aufwand und die Reaktionszeit sind aber weitaus höher als notwendig.

 

Daher achten Sie darauf, dass es eine „echte“ Verwaltbarkeit aus der Ferne gibt, wenn Sie eine elektronische Schließanlage kaufen. Das bedeutet, dass Sie im Büro von Ihrem Computer aus mit wenigen Mausklicks im Verwaltungstool individuelle Zutrittsrechte aktivieren und deaktivieren können. Im Idealfall ist dieses in Echtzeit möglich, so dass Änderungen sofort in Kraft treten.

Reaktion bei Schlüsselverlust

Es gilt ganz allgemein: Im Fall eines Schlüsselverlustes ist schnelles Handeln gefragt, denn je länger der Verlust unbemerkt bleibt, desto länger besteht die Gefahr, dass Unbefugte die Immobilie betreten. Bei einem mechanischen Schlüsselsystem kann es mehrere Stunden oder sogar Tage dauern, bis diese Sicherheitslücke geschlossen ist – unter Umständen müssen zahlreiche Schließzylinder ausgetauscht werden. Die betroffenen Bewohner müssen zudem neue Schlüssel ausgehändigt bekommen.

 

An dieser Stelle spielen elektronische Schließsysteme ihre Vorteile aus, denn bei einem verlorenen Transponder wird das Gerät ganz einfach deaktiviert. Der kostspielige Austausch von Schließzylindern ist ebenso überflüssig wie das Aushändigen von neuen Schlüsseln an die Bewohner.

 

Das problemlose und schnelle Deaktivieren eines Transponders ist allerdings nur möglich, wenn Sie ein elektronisches Schließsystem gekauft haben, bei dem sie die Zutrittsrechte selbst vergeben und entziehen können. Bei einigen Systemen muss hierfür der Hersteller kontaktiert werden, der unter Umständen nicht sofort Zeit hat, das Problem zu lösen, oder der womöglich nicht umgehend erreichbar ist. Legen Sie daher Wert auf ein System, dass Ihnen die selbstständige Verwaltung der Zutrittsrechte in Echtzeit erlaubt. Am allerbesten geht das über ein Verwaltungstool, das Sie jederzeit im Internet aufrufen können.

Anforderungen der Bewohner beachten

Viele Wohnungsunternehmen meinen, dass einige Mieter nicht auf ihren gewohnten Metallschlüssel verzichten wollen oder kein Smartphone besitzen, um Türen per App zu öffnen. Vermieter befürchten, dass gerade bei älteren Mietern ein elektronisches Schließsystem überhaupt nicht gut ankäme. Achten Sie also darauf, dass kein Nutzer vergessen wird.

 

Es gibt Systeme, bei denen Metallschlüssel weiterhin genutzt werden können. Jeder Mieter kann also selbst entscheiden, für welche Art des Zutrittsmediums er sich entscheidet: Schlüssel, Transponder oder Smartphone-App. Viele Mieter wissen zudem das berührungslose Türöffnen „handsfree“ zu schätzen, das es bei einigen elektronischen Systemen gibt.

 

Nach unserer Erfahrung wissen besonders ältere Bewohner den Komfort eines Transponders zu schätzen. Ein elektronisches System, dass die Suche nach dem Schlüssel unnötig macht, ist schließlich eine große Erleichterung für körperlich eingeschränkte Menschen.

Im Falle eines Stromausfalls

Wird das Schließsystem über das Netzwerk im Gebäude mit Energie versorgt, sollte es einen Plan B geben, falls der Strom ausfällt. Bei einigen Systemen können beispielsweise bei der Nutzung weiterhin die Metallschlüssel genutzt werden bzw. Schlüsselkarten, die zu jeder Zeit funktionstüchtig sind.

 

Bei elektronischen Türschlössern, die auf die Stromversorgung einer Batterie angewiesen sind, ist es von Vorteil, wenn der Batteriestatus über das Computer-Verwaltungstool des Verwalters überprüft werden kann. Ansonsten muss der Ladestand regelmäßig “per Hand” von einem Techniker vor Ort überprüft werden.

Erreichbarkeit des Herstellers

Bevor Sie eine elektronische Schließanlage kaufen: Prüfen Sie die Erreichbarkeit des Herstellers. Gerade in Notsituationen sollte immer ein Ansprechpartner verfügbar sein. Eine Hotline, die rund um die Uhr betreut wird, ist ein guter Anhaltspunkt. Erkundigen Sie sich außerdem, wo die Firma ihren Sitz hat. Ist dieser zum Beispiel im Ausland, kann das ebenfalls die Kontaktaufnahme einschränken. In so einem Fall sollten Sie vorab erfragen, wie schnell jemand vor Ort sein kann, um auftretende Probleme zu beseitigen.

Datenschutz

Dass einige Firmen in ihren Standorten Zutrittskontrollsysteme einsetzen und auch die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter überprüfen, ist bekannt. Aber wie ist das eigentlich, wenn man ein solches Zutrittssystem im Mehrfamilienhaus einsetzt? Die Anonymität der Bewohner muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. Das heißt, es darf zu keinem Zeitpunkt nachverfolgt werden, wer welche Tür geöffnet hat. Bietet ein elektronisches Schließsystem also die Option zur Erstellung von Nutzungsprofilen an, sollten Sie stutzig werden und die möglichen Einstellungen in punkto Datenschutz abklären.

Integrierbarkeit in Verwaltungstools

Richtig praktisch wird es, wenn Sie die Funktionen Ihres elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integrieren können. Nutzen Sie beispielsweise schon eine Anwendung, über die Sie Handwerker buchen, können Sie dort direkt das Zutrittsrecht für den entsprechenden Zeitraum einrichten. Das erspart einige Arbeitsschritte.

 

Auf diese Weise wird auch doppelte Datenpflege verhindert. Binden Sie die Funktionen der Schlüsselverwaltung in das ERP-System ein, das das Unternehmen ohnehin schon nutzt, werden alle Informationen direkt hinterlegt. Ein neuer Mieter zieht ein? Richten Sie automatisch das Zutrittsrecht für alle relevanten Räume ein, ohne den Umweg über die Verwaltungssoftware der Schließanlage zu gehen. Möglich gemacht wird die Anbindung an externe Systeme durch eine offene API-Schnittstelle. Darüber können Sie gewünschte Systeme an ein anderes „andocken“. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie auch hier.

Immer
top informiert!

Nicht alle elektronischen Schließsysteme ermöglichen die Anbindung ihrer Dienste an andere Systeme. Möchten Sie dieses Feature nutzen, sollten Sie daher nachfragen, ob das von Ihnen verwendete Tool unterstützt wird und ob gegebenenfalls noch weitere Anbindungen möglich sind.

Sicherheit ohne unnötige Funktionen

Insbesondere in großen Firmengebäuden oder Forschungseinrichtungen werden Schließsysteme zur Zutrittskontrolle genutzt, bei denen Karten, Pin-Codes und das Ablesen des Fingerabdrucks genutzt wird, um Türen zu öffnen. Für das Mehrfamilienhaus eignen sich diese Systeme allerdings nicht. Es ist zu empfehlen, ein möglichst simples Schließsystem zu wählen, ohne viel Schnickschnack. Die Praxis zeigt, dass übersichtliche Systeme weitaus mehr Akzeptanz bei den Bewohnern finden als komplizierte mit tausend Möglichkeiten. Alle Nutzer sollten das System leicht verstehen können.

Kosten

Die wohl häufigste Frage lautet: “Wie viel kostet es, wenn ich eine elektronische Schließanlage kaufen möchte?” Wie auch eine mechanische Schließanlage, hat ein elektronisches Schließsystem ihren Preis. Allerdings liegt der Fokus hierbei vor allem auf dem Einsparungspotenzial. Neben den entstehenden Kosten für Hardware und Verwaltungssoftware sparen sich Nutzer insbesondere den teuren Austausch der Schließanlage bei Schlüsselverlust, das Nachmachen von Metallschlüsseln und lästige Arbeitswege für Schlüsselübergaben an Dienstleister, Makler und Mitarbeiter. Wie viel Sie mit einem elektronischen Schließsystem einsparen können, können Sie mit diesem Online-Rechner mit nur 3 einfachen Angaben direkt ausrechnen lassen. Den Rechner finden Sie im Beitrag „Schließanlage: Kosten bei einem Mehrfamilienhaus„.

 

Worauf es sich lohnt zu achten, sind versteckte Kosten. Denn bei vielen Anbietern kommt auf den Grundpreis für das Schließsystem noch einiges drauf. Fragen Sie daher beispielsweise nach, ob eine Software zur Verwaltung der Schließanlage nötig ist und falls ja, ob diese Ihnen auf Dauer kostenlos vom Anbieter zur Verfügung gestellt wird oder gekauft werden muss. Oder ob es kostenpflichtige Wartungsverträge gibt. Achten Sie daher nicht nur auf die Anschaffungskosten, sondern vor allem auf die Kosten über die gesamte Lebensdauer des Systems über mehrere Jahre hinweg.

 

Allgemein lässt sich anmerken, dass es sich auch bei Schließsystemen wie meist im Leben verhält: Qualität hat ihren Preis. Somit sind die Kosten ein wichtiges Kriterium, allerdings nicht das ausschlaggebende. Sie sollten sich überlegen, ob Ihnen das Plus an Sicherheit, Effizienz und Flexibilität seinen Preis wert ist.

Modernisierungsumlage

Ein hilfreicher Hinweis zum Thema Kosten ist die Modernisierungsumlage. Sich über die Umlegbarkeit der laufenden Kosten der elektronischen Schließanlage als Bagatellmodernisierung zu informieren, kann bares Geld sparen. Trifft dies nämlich auf die Umrüstung zu, werden die Kosten der getätigten Investition auf die Mieter umgelegt. Alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen sowie eine Vorlage zur Ankündigung einer Modernisierungsumlage, finden Sie im Beitrag zur Modernisierungsumlage.

Schlüsselhoheit

Häufig gibt es drei Gründe für das Umrüsten auf eine elektronische Schließanlage: die Steigerung der Sicherheit, die Optimierung des Verwaltungsaufwandes und – ganz wichtig – die Wahrung der Schlüsselhoheit. Das bedeutet, dass der Eigentümer bzw. die Hausverwaltung stets Kontrolle über alle vergebenen Zutrittsrechte besitzt.

 

Zieht ein Mieter ein und bekommt seine Zutrittsrechte ausgehändigt (in Form von zum Beispiel einem Metallschlüssel oder einem Transponder), besitzt er ab diesem Zeitpunkt die Schlüsselhoheit über seine Wohnung. Bei Vertragsende geht diese zurück an die Hausverwaltung. Bei der herkömmlichen Schließanlage mit Metallschlüsseln kann man sich dem allerdings nicht sicher sein. Niemand kann nachprüfen, wie viele nachgemachte Schlüssel in Umlauf sind.

 

Mit einigen elektronischen Schließsystemen können alle Zutrittsrechte von ehemaligen Mietern mit einem Klick vom PC aus deaktiviert werden. Damit geht die hundertprozentige Schlüsselhoheit an Eigentümer bzw. Hausverwaltung zurück. Werfen Sie also einen prüfenden Blick auf den Ablauf von Vergabe und Entzug der Zutrittsrechte. Bei einigen Systemen kann es sein, dass vereinzelte Schlüsselkarten nicht aus der Ferne gesperrt werden können. Diese bergen ein ähnliches Sicherheitsrisiko wie verlorene Schlüssel.

 

Haben Sie noch konkrete Fragen oder interessieren sich für die Funktionsweise von KIWI? Unsere Experten beraten Sie gerne!
Kostenlose Beratung

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren:

Hier teilen Sie Ihr neu gewonnenes Wissen mit Ihren Kollegen:
Hannah Nöthig

Hannah Nöthig ist seit Oktober 2018 Geschäftsführerin & COO bei KIWI. In dieser Position leitet sie KIWI's Operations-, Finance & Legal Team. Daneben treibt sie übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran. Sie ist unsere Expertin rund um das Thema "Schlüssel". Sie finden Sie auf LinkedIn.

Keine Kommentare

Kommentieren

Kommentar
Name
E-Mail
Webseite