Der Wegweiser für Wohnungsunternehmen in puncto Kosten einer elektronischen Schließanlage

Mit Checkliste, um Sie auf den Kauf einer elektronischen Schließanlage optimal vorzubereiten.

Wohnungsunternehmen, die sich für eine elektronische Schließanlage entscheiden, sparen bei der Umstellung von einer analogen zu einer elektronischen Lösung viel Aufwand und Geld – und zwar nachweislich. Bevor die alten Schlüssel aussortiert werden, müssen Immobilienbesitzer und Hausverwalter allerdings ein paar Entscheidungen treffen, wie zum Beispiel:

• Soll die ursprüngliche Schließanlage parallel zum neuen Schließsystem verwendet werden?
• Sollen sämtliche Türen oder nur ein Teil vom Schreibtisch des Verwalters verwaltet und gesteuert werden?
• An welchen Türen sollte ein berührungsloses Öffnen möglich sein?

Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf es für Wohnungsunternehmen beim Wechsel bzw. bei der Erstinstallation einer elektronischen Schließanlage ankommt.

Was ist eine elektronische Schließanlage?

Eine elektronische Schließanlage ist ein intelligentes Mehrkomponenten-System, das z. B. über eine App gesteuert werden kann. Auch ist eine Hybridlösung möglich, bei der sowohl Digitalschlüssel als auch Zylinderschlüssel zum Einsatz kommen. Die Anschaffungskosten amortisieren sich circa innerhalb eines Jahres, womit Sie mittelfristig rund 900 Euro pro Jahr sparen können. Die Verwaltung der Zutrittsrechte erfolgt mithilfe einer Software, wodurch ein hohes Maß an Flexibilität gegeben ist.

Häufig gibt es drei ausschlaggebende Gründe für das Umrüsten auf eine elektronische Schließanlage:

• die Steigerung der Sicherheit,
• die Optimierung des Verwaltungsaufwandes und
• die Wahrung der Schlüsselhoheit.

Das bedeutet, dass der Eigentümer bzw. die Hausverwaltung stets die Kontrolle über alle vergebenen Zutrittsrechte besitzt.

Zieht ein Mieter ein, bekommt er seine individuellen Zutrittsrechte ausgehändigt. Dies geschieht in Form eines Metallschlüssels oder eines Transponders. Ab diesem Zeitpunkt besitzt er die Schlüsselhoheit über seine Wohnung. Bei Vertragsende geht diese an die Hausverwaltung zurück. Im Gegensatz dazu, kann man sich bei einer herkömmlichen Schließanlage mit Metallschlüsseln dem nie sicher sein: Schließlich kann niemand nachprüfen, wie viele nachgemachte Schlüssel in Umlauf sind.

Mit einigen elektronischen Schließsystemen können alle Zutrittsrechte von ehemaligen Mietern mit einem Klick vom PC aus deaktiviert werden. Damit geht umgehend die hundertprozentige Schlüsselhoheit an Eigentümer bzw. Hausverwaltung zurück. Werfen Sie also einen prüfenden Blick auf den Ablauf von Vergabe und Entzug der Zutrittsrechte. Bei anderen Systemen kann es sein, dass vereinzelte Schlüsselkarten nicht aus der Ferne gesperrt werden können. Diese bergen ein ähnliches Sicherheitsrisiko wie verlorene Schlüssel.

Wo können elektronische Schließanlagen zum Einsatz kommen?

Eine elektronische Schließanlage kann überall zum Einsatz kommen, wobei sie den größten Mehrwert in einem Mehrfamilienhaus bietet. Aufgrund der hohen Bewohnerzahl sowie des damit verbundenen regen Umfeldes in Form von Besuch, Handwerkern und den Postdienstleistern, muss die Wohnungswirtschaft hier auf Höchsttouren arbeiten.

KIWI ist dabei mit seinen smarten Systemen Ihre optimale Unterstützung: Unsere vielfältigen Lösungen bieten eine Vielzahl an Einsatz- und Kombinationsmöglichkeiten. Von der Smart Entry-, über die Fullservice- bis zur Hybridlösung bedienen wir alles mit unserem umfangreichen Portfolio.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben und Sie sich weiter über unsere Lösungen informieren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren speziell entwickelten Leitfaden. Außerdem beraten wir Sie selbstverständlich jederzeit gerne, um das für Sie passende System zu finden.

Nutzen Sie auch unseren Schließanlagen-Konfigurator um herauszufinden, welche Komponenten die richtigen für Sie und Ihre Immobilien sind.

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Die Vorteile einer elektronischen Schließanlage auf einen Blick

Der Verzicht auf ein analoges Schließsystem mit Zylinder und Schlüsseln aus Metall hat für Immobilienbesitzer und Hausverwalter gleich mehrere Vorteile. In erster Linie geht es dabei um zwei Dinge:

• Der Aufwand für die Hausverwaltung wird spürbar reduziert,
• die Kosten werden deutlich gesenkt.

Die Reduzierung des Aufwands geht selbstverständlich mit einer abermaligen Senkung der Kosten einher. Kann der Hausverwalter zum Beispiel einem Handwerker vom eigenen Schreibtisch aus die Tür öffnen, spart er sich sowohl den Hin- als auch den Rückweg zur Immobilie. Zusammengerechnet kann es sich hier um eine Zeitersparnis von mehreren Stunden pro Monat handeln. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass elektronische Schließanlagen dadurch zur Verbesserung der CO2-Bilanz beitragen.

Ähnliches gilt für die Vergabe von Zutrittsrechten bei einer Neuvermietung. Neue Mieter können umgehend Zutritt zu ihrer Wohnung erhalten, wenn sie zum Öffnen der Türen eine Smartphone-App benutzen. Ein persönliches Treffen ist höchstens notwendig, wenn ein Transponder ausgehändigt werden soll.

Weitere Kosten fallen weg, da keine Ersatzschlüssel mehr bestellt und ausgeteilt werden müssen. Bei einem Schlüsselverlust entfällt zudem der Austausch der Schließzylinder, da ein verloren gegangener Transponder mit einem Mausklick am Computer deaktiviert werden kann und somit kein Sicherheitsrisiko darstellt. Die Hausverwaltung hat somit zu jeder Zeit einen lückenlosen Überblick über die vergebenen Zutrittsrechte.

Wenn Sie sich jetzt gleich an die Planung Ihrer neuen elektronischen Schließanlage machen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag So planen und installieren Sie eine Schließanlage.

Jeder Mieter kann selbst über die Art des Zutrittsmediums entscheiden: Schlüssel, Transponder oder Smartphone-App. Viele Mieter wissen zudem das berührungslose Türöffnen „handsfree“ zu schätzen, dass einige elektronische Systeme ermöglichen. Besonders ältere Bewohner wissen den Komfort eines Transponders zu schätzen: Ein elektronisches System, das die Suche nach dem Schlüssel unnötig macht, ist schließlich eine große Erleichterung für körperlich eingeschränkte Menschen.

Die Kosten im Rahmen der Anschaffung einer elektronischen Schließanlage

Wie bei jeder Anschaffung sind auch beim Wechsel der Hauptschlüsselanlagen die Einbaukosten sowie die Folgekosten für die Investitionsentscheidung relevant. Die Summe beider Kostenpunkte sind entscheidend für die Kalkulation des Kostenaufwandes.

Der Fokus bei der Anschaffung einer elektronischen Schließanlage liegt vor allem auf dem Einsparungspotenzial: Neben den entstehenden Kosten für Hardware und Verwaltungssoftware sparen sich Nutzer insbesondere den teuren Austausch der Schließanlage bei Schlüsselverlust, das Nachmachen von Metallschlüsseln und lästige Arbeitswege für Schlüsselübergaben an Dienstleister, Makler und Mitarbeiter.

Rein mechanische vs. digitale Schließanlage im Kostenvergleich

Bei der Anschaffung sollten Sie außerdem die versteckten Kosten im Blick behalten, denn bei vielen Anbietern kommen zu dem Grundpreis für das Schließsystem noch einige zusätzlichen Positionen hinzu. Informieren Sie sich deshalb im Vorfeld, ob für die Verwaltung der Schließanlage eine spezielle Software benötigt wird und ob Ihnen diese vom Anbieter kostenlos zur Verfügung gestellt wird, von Ihnen gekauft werden muss oder ob es kostenpflichtige Wartungsverträge gibt.

Achten Sie daher nicht nur auf die Anschaffungskosten, sondern vor allem auf die Kosten über die gesamte Lebensdauer des Systems über mehrere Jahre hinweg.

Des Weiteren sollten Sie sich informieren, wie es sich mit der Abschreibung verhält; auch hier können Sie eine signifikante Kostenersparnis erwirken.

Schlussendlich sollten Sie sich überlegen, ob Ihnen das Plus an Sicherheit, Effizienz und Flexibilität ggf. Mehrkosten wert sind.

Wann sind die Anschaffungskosten eines elektronischen Schließsystems auf die Mieter umlegbar?

Ein wichtiges Stichwort zum Thema Kosten ist die Modernisierungsumlage. Unter bestimmten Voraussetzungen können die laufenden Kosten der elektronischen Schließanlage als Bagatellmodernisierung auf die Mieter umgelegt werden. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag zur Modernisierungsumlage.

Die KIWI-Checkliste für den Kauf einer elektronischen Schließanlage

Damit der Wechsel Ihrer Zentralschließanlagen erfolgreich vollzogen werden kann und Sie sich mit einem positiven Kostencheck dem Einbau Ihres elektronische Schließsystems widmen können, haben wir Ihnen eine Checkliste mit allen wichtigen Fragen zusammengestellt:

• Welche Türen sollen ausgestattet werden und welche Nutzer benötigen Zugang?
• Wie aufwändig ist die Montage des Schließsystems?
• Ist eine bestimmte technische Ausstattung im Gebäude Voraussetzung?
• Ist eine Erweiterung des Schließsystems möglich und ist es problemlos wieder zu entfernen?
• Kann die ursprüngliche Schließanlage weiterhin verwendet werden?
• Können alle ausgestatteten Objekte wirklich zentral vom Schreibtisch aus verwaltet werden?
• Werden Sicherheitslücken bei Schlüsselverlust in Echtzeit geschlossen? Können verlorene Schließmedien aus der Ferne gesperrt werden?
• Erhalten die Bewohner flexible Zugangsoptionen?
• Öffnen sich bei einem Stromausfall trotzdem die Türen?
• Wie schnell ist der Hersteller im Notfall zu erreichen und wie schnell behebt er Probleme?
• Beachtet das Schließsystem die aktuellen Datenschutzbestimmungen im Mehrfamilienhaus?
• Können die Funktionen des elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integriert werden? Gibt es eine offene API-Schnittstelle?
• Wird die Gebäudesicherheit ohne anspruchsvolle Technik gesteigert?
• Wie viel wird die elektronische Schließanlage kosten?
• Sind die Anschaffungskosten als Modernisierung auf die Mieter umlegbar, wenn Sie eine elektronische Schließanlage kaufen?
• Behalten Vermieter bzw. Hausverwalter die Schlüsselhoheit?

Wenn Sie unsere Checkliste durchgearbeitet haben und überzeugt davon sind, dass Sie Ihre analoge durch eine elektronische Schließanlage ersetzen möchten, haben wir genau das Richtige für Sie: Mit unserem hilfreichen Entscheidungsbaum für Schließanlagen finden Sie im Handumdrehen heraus, welches für die beste digitale Lösung ist.

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Zentrale Verwaltung aller Objekte durch Ihre elektronische Schließanlage

Einer der größten Vorteile von elektronischen Schließsystemen ist die zentrale Verwaltbarkeit aller integrierten Türen. Das bedeutet, dass beispielsweise die Hausverwaltung über das Verwaltungstool alle Zutrittsrechte vom Computer aus einsehen, vergeben und entziehen kann. Dadurch erhöht sich die Gebäudesicherheit, beispielsweise, wenn ein Mieter seinen Transponder verloren hat. Das verlorene Gerät kann mit einem einfachen Klick am Computer deaktiviert werden, sodass ein potenzieller Finder mit dem Transponder keine Türen öffnen kann.

Allerdings gibt es hier wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Denn nicht alle Tools und Software-Lösungen bieten die gleichen Möglichkeiten für den Nutzer. Bei vielen Schließsystemen, die per Funk kommunizieren, müssen zum Beispiel die Zutrittsberechtigungen manuell überspielt werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter persönlich zum Gebäude fahren muss und an jedem Wandleser ein neues Zutrittsrecht speichern oder ein altes entziehen muss. Bei einem Schlüsselverlust muss zwar nicht die Schließanlage ersetzt werden, der Aufwand und die Reaktionszeit sind aber weitaus höher als notwendig.

Achten Sie daher darauf, dass es eine „echte“ Verwaltbarkeit aus der Ferne gibt, wenn Sie eine elektronische Schließanlage kaufen. Das bedeutet, dass Sie im Büro von Ihrem Computer aus mit wenigen Mausklicks im Verwaltungstool individuelle Zutrittsrechte aktivieren und deaktivieren können. Im Idealfall ist dies in Echtzeit möglich, sodass Änderungen sofort in Kraft treten.

Integrierbarkeit Ihres elektronischen Schließsystems in Verwaltungstools

Richtig praktisch wird es, wenn Sie die Funktionen Ihres elektronischen Schließsystems in andere Verwaltungstools integrieren können. Nutzen Sie beispielsweise schon eine Anwendung, über die Sie Handwerker buchen, können Sie dort direkt das Zutrittsrecht im Schließplan für den entsprechenden Zeitraum einrichten. Das erspart Ihnen einige Arbeitsschritte.

Auf diese Weise wird auch die doppelte Datenpflege verhindert, was wiederum Kosten spart. Binden Sie die Funktionen der Schlüsselverwaltung in das ERP-System ein, das das Unternehmen ohnehin schon nutzt, werden alle Informationen direkt hinterlegt. Bei einer Neuvermietung richten Sie automatisch das Zutrittsrecht für alle relevanten Räume ein, ohne den Umweg über die Verwaltungssoftware der Schließanlage gehen zu müssen. Möglich gemacht wird die Anbindung an externe Systeme durch eine offene API-Schnittstelle. Darüber können Sie ganz einfach gewünschte Systeme an ein anderes „andocken“.

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Nicht alle elektronischen Schließsysteme ermöglichen die Anbindung an vorhandene Dienste wie z. B. ERP-Systeme oder Mieter- und Handwerker-Apps. Möchten Sie dieses Feature nutzen, sollten Sie nachfragen, ob das von Ihnen verwendete Tool unterstützt wird und ob gegebenenfalls noch weitere Anbindungen möglich sind.

Bei der Frage, welche Schließanlage Ihren Anforderungen genügt, unterstützen wir Sie gerne mit einem kostenlosen Beratungsgespräch.

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Gewährleistung der Sicherheit eines elektronischen Schließsystems ohne unnötige Funktionen

Insbesondere in großen Firmengebäuden oder Forschungseinrichtungen werden Schließsysteme zur Zutrittskontrolle eingesetzt. Dabei werden Karten, Pin-Codes und das Ablesen des Fingerabdrucks genutzt, um Türen zu öffnen. Für ein Mehrfamilienhaus eignen sich diese Systeme allerdings nicht. Hier empfiehlt es sich, ein möglichst simples Schließsystem ohne unnötige Funktionen zu wählen. Die Praxis zeigt, dass übersichtliche Systeme weitaus mehr Akzeptanz bei Bewohnern finden als komplizierte mit tausend Möglichkeiten. Alle Nutzer sollten das System leicht verstehen können.

Stromausfalls: Der Härtetest für Ihre elektronische Schließanlage

Bei elektronischen Türschlössern, die auf die Stromversorgung einer Batterie angewiesen sind, ist es von Vorteil, wenn der Batteriestatus über das Computer-Verwaltungstool des Verwalters überprüft werden kann. Ansonsten muss der Ladestand regelmäßig „per Hand“ von einem Techniker vor Ort überprüft werden, was wiederum Mehraufwand bedeutet.

Wird das Schließsystem über das Netzwerk im Gebäude mit Energie versorgt, sollte es einen „Plan B“ geben, falls der Strom ausfällt. Bei einigen Systemen können beispielsweise bei der Nutzung einer elektronischen Schließanlage weiterhin die Metallschlüssel bzw. Schlüsselkarten als Schlüsselalternative genutzt werden, die zu jeder Zeit funktionstüchtig sind. Wenn Sie sich näher über diese Hybridlösungen informieren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag Aus welchen Komponenten bestehen elektronische Schließanlagen?.

Erreichbarkeit des Herstellers Ihres elektronischen Schließsystems

Bevor Sie eine elektronische Schließanlage kaufen: Informieren Sie sich über die Erreichbarkeit des Herstellers. Gerade in Notsituationen sollte immer ein Ansprechpartner verfügbar sein. Eine Hotline, die rund um die Uhr betreut wird, ist ein guter Anhaltspunkt. Erkundigen Sie sich außerdem, wo die Firma ihren Sitz hat. Ist dieser zum Beispiel im Ausland, kann das ebenfalls die Kontaktaufnahme erschweren. In so einem Fall sollten Sie vorab erfragen, wie schnell jemand vor Ort sein kann, um auftretende Probleme zu beseitigen.

Mit der Anschaffung einer elektronischen Schließanlage können Sie nachweislich Kosten sparen

Es gibt eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten und Kombination, wenn es um das Thema elektronische Schließanlage geht. Die diesbezüglichen Kosten hängen ebenso von Ihrem ganz individuellen Einsatzgebiet und der dazugehörigen Ausstattung ab.

Wenn Sie sich für eine Umrüstung auf ein elektronisches Schließsystem interessieren, beraten wir Sie gerne. Gemeinsam finden wir die passende, smarte Lösung für Sie und Ihre Immobilie.

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