9 Anwendungsbeispiele: Wann ist ein elektronisches Schließsystem sinnvoll?

Hausverwalter, Dienstleister, Mieter – Verschiedene Nutzergruppen benötigen Zutritt zu den Türen eines Mehrfamilienhauses. Dabei stellen sie unterschiedliche Anforderungen an das Schlüsselmanagement. Mit ihren vielseitigen Funktionen unterstützt die digitale Schlüsselverwaltung sie auf unterschiedliche Weise. Wir schildern wir Ihnen hier neun Anwendungsbeispiele aus dem Alltag.

Übrigens: Wegen Beispiel Nummer 8 entscheiden sich besonders viele Immobilienbesitzer für ein elektronisches Schließsystem! Den Hintergrund lesen Sie in diesem Beitrag.

Fall 1: Mieterwechsel

Bei einem Auszug ist der Mieter dazu verpflichtet, sämtliche Haus- und Wohnungsschlüssel, die zu Mietbeginn ausgehändigt wurden, zurückzugeben. Mit Rückgabe der Schlüssel verliert der Mieter die Schlüsselhoheit zur Mietsache. Diese geht auf den Vermieter bzw. die Hausverwaltung über. Doch gibt der Mieter wirklich alle Schlüssel zurück?

Das Problem: ungewollte Schlüsselkopien

Das größte Risiko der traditionellen Metallschlüssel: Die Schlüssel können nachgemacht werden. Der Vermieter weiß also nie genau, wie viele Kopien im Umlauf sind. Schließlich informieren Mieter ihre Vermieter häufig nicht, wenn Nachschlüssel angefertigt wurden – eine Einwilligung des Vermieters ist grundsätzlich nicht notwendig.

Werden die Schließzylinder der Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht ausgetauscht, besteht das Risiko, dass der Vormieter nicht nur Zugang zum Haus hat, sondern auch zur Wohnung des neuen Mieters. Die Schlüsselhoheit, die der Vermieter immer haben sollte, ist nicht gesichert.

Die Lösung: digitale Zutrittskontrolle

Mit einer elektronischen Schließanlage kann die Hausverwaltung sicher sein, dass sie nach Auszug des Mieters die volle Schlüsselhoheit inne hat . Der zuständige Verwalter weiß also zu jeder Zeit , wer sich Zutritt zu den Räumen verschaffen kann und wer nicht.

Mit einem entsprechenden System kann die Zutrittsberechtigung, die bei Vertragsbeginn auf den Mieter übertragen wurde, nach Mietende per Mausklick vom Büro aus entzogen werden. Alle anderen Zugangsrechte, die der Mieter möglichen Drittparteien vergeben hat, werden ebenfalls gelöscht.

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Fall 2: Mieter benötigt zusätzliche Schlüssel

Grundsätzlich gilt: Pro Bewohner gibt es einen Wohnungsschlüssel. Müssen mehrere Türen geöffnet werden, um eine Wohnung betreten zu können, werden weitere Schlüssel ausgehändigt. Der Mieter kann zudem unbegrenzt viele Schlüssel vom Vermieter verlangen, solange er selbst die Herstellungskosten trägt und einen plausiblen Grund nennen kann.

Das Problem: nicht nachvollziehbare Schlüsselkopien

Nicht selten kommt es vor, dass Mieter ohne Rücksprache mit der Hausverwaltung Schlüssel nachmachen lassen. Dadurch entsteht eines der größten Sicherheitsrisikos des Metallschlüssels: die Schlüsselkopie. Denn welcher Vermieter weiß schon, wie viele Schlüssel in Umlauf sind?

Die Lösung: automatischer Entzug von Zugriffsrechten

Mit einem elektronischen System besteht diese Gefahr nicht. Entweder lässt sich der Mieter durch die Hausverwaltung zusätzliche Rechte einrichten oder er bekommt selbst die Möglichkeit dazu eingeräumt. So kann er beispielsweise dem Babysitter oder der Nachbarin ein eigenes Zutrittsrecht einrichten. Bei Auszug des Mieters erlöschen mit seinem eigenen automatisch auch alle von ihm erteilten Zutrittsrechte. Im übertragenen Sinne: Schlüsselkopien werden automatisch gelöscht.

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Fall 3: Schlüsselverlust

Wer an den klassischen Wohnungstürschlüssel denkt, hat häufig auch nervende Suchereien in den heimischen vier Wänden im Kopf: Wo war nochmal der Schlüssel, den der Babysitter neulich erst zurückgegeben hat? Nicht immer ist die Suche erfolgreich, was zu einem Problem nicht nur für Mieter, sondern auch für Vermieter werden kann.

Das Problem: Austausch sämtlicher Schließzylinder

Bei einem Mehrfamilienhaus steht bei einem Schlüsselverlust nicht nur die Sicherheit der Wohnung des betroffenen Mieters auf dem Spiel: Unbefugte können sich mit dem Schlüssel Zutritt zum Hausflur und zu Gemeinschaftsräumen verschaffen. Im Zweifelsfall bedeutet ein verlorener Schlüssel also, dass die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss – und das wird teuer! Je nach Sicherheitsklasse können für ein typisches Mehrfamilienhaus Kosten in Höhe von 3.000 Euro und mehr entstehen.

Die Lösung: digitale Zutrittsverwaltung

Betroffene, die ein digitales Zutrittssystem haben, müssen sich im Grunde kaum noch Sorgen um einen Schlüsselverlust machen. Bemerkt ein Bewohner oder Dienstleister, dass zum Beispiel der Transponder verloren wurde, kann dieser bei den meisten elektronischen Schließsystemen in Echtzeit deaktiviert werden. Der Transponder wird somit für einen potentiellen Finder unbrauchbar. Ein weiterer Vorteil: Der Bewohner kann seine Wohnung dennoch per Smartphone-App oder Schlüsselkarte betreten!

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Fall 4: Weitere Türen ausstatten

Egal ob Mietshaus oder Gewerbeeinheit: Manchmal ist der Einbau weiterer Türen notwendig. Gerade bei größeren Immobilien, die womöglich noch von zahlreichen Parteien genutzt werden, kann die Installation weiterer Türen aufwendig sein.

Das Problem: der bestehende Schließplan

Bevor man eine mechanische Schließanlage in ein Gebäude einbaut, ist ein genau ausgearbeiteter Schließplan nötig. Häufig tauchen zudem mehrere Fragen auf, wie zum Beispiel: Welche Türen sollen welches Schloss bekommen? Wer benötigt Zugang zu welchen Räumlichkeiten? Sollen zu einem späteren Zeitpunkt noch weitere Türen installiert werden? Und wie kann eine reibungslose Schlüsselübergabe gestaltet werden?

Die Lösung: modulare Schließsysteme

Viele Aufgaben, die beim Nachrüsten von mechanischen Schließsystemen notwendig sind, entfallen beim Einbau von elektronischen Schließsystemen. Die Systeme sind modular aufgebaut und können ohne größeren Aufwand erweitert werden. In der Verwaltungssoftware sind lediglich ein paar Mausklicks notwendig, um beispielsweise Zutrittsrechte zu vergeben. Die Erweiterung von bereits installierten Systemen ist also unproblematisch.

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Fall 5: Barrierefreiheit

Wohn- und Gewerbeimmobilien können für Menschen mit körperlichen Beeinträchtigungen eine Herausforderung sein. Im Alltag stellt das Öffnen und Schließen von Haus- und Wohnungstüren häufig eine der unangenehmen Hürden dar.

Das Problem: mühsames Öffnen von Türen

Für körperlich eingeschränkte Menschen kann das Aufschließen einer Haustür eine echte Belastung sein. Unterarmstützen und Rollatoren erschweren den Öffnungsvorgang, ebenso wie Einkaufstüten und Handtaschen. Bei schlechtem Wetter wird die Suche nach Schlüsseln und das Aufschließen von Haustüren noch einmal zusätzlich unangenehm.

Die Lösung: auf Schlüssel verzichten

Elektronische Schließsysteme sind einfach zu handhaben – je nach Modus sogar ohne aktives Zutun der Bewohner. Im sogenannten Handsfree-Modus, den manche Systeme anbieten, entriegelt die Tür, sobald der Nutzer mit seinem Transponder in der Tasche in den Radius der Tür gelangt. Häufig beträgt dieser Radius etwa 3 Meter. Ist die Tür entriegelt, öffnet sie sich entweder automatisch oder muss, je nach System, lediglich aufgedrückt werden.

Auch eventuell vorhandenes Pflegepersonal profitiert von intelligenten Schließsystemen. Pflegekräfte müssen keine physischen Schlüssel aus Metall ausgehändigt bekommen und täglich bei sich führen. Stattdessen werden mit wenigen Mausklicks Zutrittsrechte erteilt und bei Bedarf wieder entzogen. Der Zugang zu Haus und Wohnung erfolgt über eine Smartphone-App oder einen kleinen Transponder. Die kostspielige Anfertigung von Zweitschlüsseln ist hinfällig. Das Risiko eines Schlüsselverlustes ist zudem minimiert (bei Transpondern, die bei einem Verlust umstandslos deaktiviert werden können) bzw. nicht mehr vorhanden (bei der Nutzung einer Smartphone-App).

Auch die Leitstelle des Pflegepersonals profitiert in ihrer Administrationsarbeit von einem elektronischen Schließsystem. Verfügt das Schließsystem über eine offene API-Schnittstelle, ist die Integration in bereits bestehende Software-Lösungen unkompliziert möglich. Im Idealfall können also Zutrittsrechte für die einzelnen Türen mit der gewohnten Verwaltungssoftware gesteuert werden. Die Nutzung einer zusätzlichen Software ist nicht notwendig.

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Fall 6: Facility Manager

Der Facility Manager ist zuständig für fast sämtliche Aufgaben rund um die Objektbetreuung und -bewirtschaftung. Er benötigt Zugang zu allen Bereichen, die nicht direkt einem Bewohner zugewiesen sind. Er muss also zahlreiche physische Schlüssel verwalten und bei Bedarf mit sich führen.

Das Problem: aufwändiges Schlüsselmanagement

Facility Manager benötigen für ihre Arbeit häufig mehrere Schlüsselschränke, um ein übersichtliches und zugleich sicheres Schlüsselmanagement gewährleisten zu können. Die Räumlichkeiten müssen entsprechend präpariert und gestaltet werden.

Neben der sperrigen Aufbewahrung ist das Aushändigen und die Rücknahme von Schlüsseln ein großes Thema: Beauftragte Firmen benötigen beispielsweise Zutritt zu bestimmten Räumen – natürlich zu einer ganz bestimmten Uhrzeit. Der Facility Manager muss also den oder die benötigten Schlüssel heraussuchen, muss ggf. ein Übergabeprotokoll vorbereiten und sich später vom Mitarbeiter des Dienstleister unterschreiben lassen. Für die Schlüsselübergabe muss sich der Facility Manager zum vereinbarten Zeitpunkt zur Immobilie begeben und ggf. vor Ort warten, bis die Arbeiten abgeschlossen sind. Durch die vielen Ortswechsel spielt beim Schlüsselmanagement also auch der Faktor Zeit eine Rolle.

Die Lösung: digitale Schlüsselverwaltung

Facility Manager profitieren in zweierlei Hinsicht von einem digitalen Schließsystem. Zum einen ist das Handling von digitalen Lösungen deutlich umstandsloser – die Aufbewahrung von zahlreichen Schlüsseln ist hinfällig. Zum anderen sparen digitale Schließsysteme Zeit – Zutrittsrechte können vom Schreibtisch aus gewährt und wieder entzogen werden, und zwar in Echtzeit. Bei Bedarf ist es zudem möglich, Zutrittsrechte automatisch enden zu lassen, wenn z. B. absehbar ist, dass ein Dienstleister seine Aufgaben am Ende eines Arbeitstages beendet haben wird.

Auch für die Mitarbeiter der beauftragten Unternehmen wird die Arbeit leichter. Kurzfristig benötigte Zutrittsrechte können per Telefon erfragt und aus der Ferne gewährt werden, sodass Arbeiten umgehend fortgeführt werden können, ohne auf die Übergabe eines Schlüssels warten zu müssen. Reinigungskräfte, die regelmäßig Zutritt zu zahlreichen Räumen benötigen, müssen ebenfalls lediglich einen einzigen Transponder oder ein Smartphone mit der installierten App bei sich führen. Auch hier ist es möglich, den Zutritt ausschließlich für die Zeit zu gewähren, in der gereinigt werden soll.

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Fall 7: Handwerkerauftrag

Beauftragte Handwerker benötigen Zugang zu ihrem Einsatzort – ganz klar – und zwar pünktlich und mitunter mehrmals pro Woche. Der Hausverwalter, der für die Schlüsselübergabe und -rücknahme zuständig ist, hat dabei viel zu tun, denn in einigen Fällen wird kurzfristig der Zutritt zu weiteren Räumen benötigt.

Das Problem: Fehler bei der Schlüsselübergabe

Ein schlecht organisiertes Schlüsselmanagement sorgt nicht für viel Arbeit für den Hausverwalter, sondern stört auch die Arbeit von beauftragten Handwerkern. Geht bei der Organisation der Schlüssel etwas schief, stehen die Handwerker vor verschlossenen Türen und können ihren Auftrag erst verspätet oder überhaupt nicht ausführen.

Wird beispielsweise ein Monteur im Winter zu einer defekten Heizungsanlage geschickt, sollte sich nichts verzögern – die Hausbewohner frieren. Um zur Heizungsanlage zu gelangen, muss der passende Schlüssel her. Dies kann folgendermaßen aussehen.

Der zuständige Mitarbeiter der Hausverwaltung sucht im Schlüsselschrank nach dem Schlüssel, protokolliert Entnahme sowie Übergabe und wartet auf den Monteur. Da die Hausverwaltung ihren Sitz am Stadtrand hat, macht sich der Monteur von der Stadtmitte aus auf den Weg zur Schlüsselübergabe. Die Fahrzeit beträgt ca. 30 Minuten. Mit dem Schlüssel geht es los in den Außenbezirk. Weitere 60 Minuten Fahrzeit.

Stellt der Monteur vor Ort fest, dass er den falschen Schlüssel erhalten hat, kommt der Schlüsseldienst ins Spiel. Dieser wird von der Servicezentrale beauftragt und sitzt im Zweifelsfall ebenfalls gute 30 Minuten Fahrtzeit entfernt. Die Anfahrtskosten und der Aufwand sind ebenfalls hoch. Der Schlüssel wird auf dem Postweg zurück an die Hausverwaltung geschickt. Für die frierenden Mieter, die die Hausverwaltung wegen eines Notfalls informiert haben, ist die Situation ebenso unangenehm.

Insgesamt kann der Auftrag so gute 3 Stunden Arbeitszeit kosten.

Die Lösung: Zutritt aus der Ferne gewähren

Mit einem elektronischen Schließsystem, das aus der Ferne verwaltet werden kann, können Handwerker im Handumdrehen in die Immobilie gelassen werden. Zutritt verschaffen sich die Arbeiter entweder über einen Transponder, über eine Smartphone-App oder über einen Telefonanruf beim Hausverwalter, der Türen auf Knopfdruck von seinem Büro aus öffnen kann.

Wurden Zutrittsrechte per Transponder oder Smartphone-App erteilt, können die Rechte entweder automatisch beendet werden (z. B. zu einer bestimmten Uhrzeit) oder auf Knopfdruck am Computer, wenn der Auftrag erledigt ist.

Für den oben im Beispiel erwähnten Heizungsmonteur bedeutet dieses: Durch den Wegfall der Zeitverzögerung dauert der Auftrag lediglich eine halbe Stunde. Die Zeitersparnis beträgt also etwa 2,5 Stunden!

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Fall 8: Postboten und Entsorger

Postboten und Entsorger sind in der gesamten Stadt unterwegs und haben Zugang zu zahlreichen Hauseingängen und Hinterhöfen. Dafür benötigen sie Schlüssel, die entweder in einem Schlüsseltresor vor Ort hinterlegt sind oder die sie bei sich führen.

Das Problem: unübersichtliche Schlüsselbunde

Das Mitführen von zahlreichen Schlüsseln ist umständlich: Zahlreiche physische Schlüssel sind schwer und können zudem nicht passen, wenn Schließzylinder ohne Absprache ausgetauscht wurden. Im Notfall hilft nur noch das Klingeln bei den Hausbewohnern.

Die Lösung: ein Transponder für sämtliche Hauseingänge

Bei einer elektronischen Schließanlage können Zusteller und Entsorger zahlreiche Haus- und Hoftüren mit nur einem Transponder öffnen. Die kiloschweren Schlüsselbunde sind damit überflüssig. Transponder können bei Bedarf um Zutrittsrechte erweitert (wenn z. B. Schließsysteme ausgetauscht wurden) oder auch deaktiviert werden (bei Verlust des Transponders). Beides ist in Echtzeit möglich. Dienstleister können ihre Routen somit effizienter abarbeiten – bei einer gleichzeitigen Steigerung der Sicherheit. Der Vermieter spart sich zugleich die lästigen Schlüsselübergaben und -dokumentationen.

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Fall 9: Rettungskräfte

Rettungskräfte benötigen umgehend Zugang zu ihren Einsatzorten. Wenn keine Person vor Ort ist, die Türen öffnen kann, werden Schlüssel entweder aus nahegelegene Schlüsseltresoren besorgt oder Hausverwalter kontaktiert, die passende Schlüssel vorbeibringen.

Das Problem: verschlossene Türen im Notfall

Zeit spielt eine entscheidende Rolle bei Notfällen. Sollte keine Person vor Ort sein, die Zutritt zum Einsatzort verschaffen kann, geht mit der Besorgung von Schlüsseln viel wertvolle Zeit verloren. Für die hilfebedürftigen Personen kann das dramatische Folgen haben.

Die Lösung: Rettung in der Not dank digitalem Zugang

Elektronische Schließsysteme lassen sich aus der Ferne steuern. Benötigen z. B. Rettungskräfte Zugang zu einem bestimmten Haus, kann der alarmierte Hausverwalter die Tür per Knopfdruck umgehend öffnen. Von dieser Möglichkeit profitieren nicht nur Notärzte und Sanitäter, sondern auch Feuerwehrleute und Polizisten. Der Hausverwalter läuft zudem nicht Gefahr, mit einem falschen Schlüssel am Einsatzort anzukommen.

So erleichtern elektronische Schließsysteme den Alltag

Ob Mieterwechsel, Beauftragung von Handwerkern, Postzustellung oder Rettungseinsatz – digitale Schließsysteme passen sich den Bedürfnissen von Mehrfamilienhäusern an. Damit steigert das System nicht nur die Effizienz der Hausverwaltung und deren Dienstleister, sondern auch die Lebensqualität der Bewohner: Haus- und Wohnungsschlüssel müssen nicht mehr mitgenommen werden und können nicht verloren gehen. Zutrittsrechte werden zudem einfach per Mausklick gewährt und entzogen.