9-Anwendungsbeispiele elektronisches Schließsystem

9 Anwendungsbeispiele: Wann ist ein elektronisches Schließsystem sinnvoll?

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Hausverwalter, Dienstleister, Mieter – Verschiedene Nutzergruppen benötigen Zutritt zu den Türen eines Mehrfamilienhauses. Dabei stellen sie unterschiedliche Anforderungen an das Schlüsselmanagement. Mit ihren vielseitigen Funktionen unterstützt die digitale Schlüsselverwaltung sie auf unterschiedliche Weise. Wir schildern wir Ihnen hier neun Anwendungsbeispiele aus dem Alltag.

Das Wichtigste in Kürze:

Fall 1: Mieterwechsel

Bei Auszug ist der Mieter dazu verpflichtet, sämtliche Schlüssel, die ihm zu Beginn des Mietverhältnisses ausgehändigt worden sind, zurückzugeben. Die Schlüsselübergabe ist fester Bestandteil der Wohnungsrückgabe. Mit Rückgabe der Schlüssel verliert der Mieter die Schlüsselhoheit zur Mietsache. Diese geht auf den Vermieter bzw. die Hausverwaltung über. Doch gibt der Mieter wirklich alle Schlüssel zurück?

 

Das größte Risiko der traditionellen Metallschlüssel: man kann sie leicht nachmachen. Daher kann der Vermieter nie genau wissen, wie viele Kopien sich in Umlauf befinden, obwohl der Mieter dazu verpflichtet ist, den Vermieter über angefertigte Kopien zu informieren. Eine Einwilligung des Vermieters ist nicht notwendig. Werden die Schließzylinder der Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht ausgetauscht, besteht das Risiko, dass der Vormieter nicht nur Zugang zum Haus, sondern sogar zur Wohnung des neuen Mieters erhält. Die Einbruchsgefahr steigt. Die Schlüsselhoheit, die der Vermieter eigentlich immer haben sollte, ist nicht gegeben.

 

Mit einer elektronischen Schließanlage kann sich die Hausverwaltung der hundertprozentigen Schlüsselhoheit nach Auszug des Mieters sicher sein.

Mit einem entsprechenden System kann die Zutrittsberechtigung, die bei Vertragsbeginn auf den Mieter übertragen worden ist, nach Mietende von der Verwaltung per Mausklick vom Büro aus entzogen werden.Alle anderen Zugangsrechte, die der Mieter möglichen Drittparteien vergeben hat, werden ebenfalls gelöscht.

Fall 2: Mieter benötigt zusätzliche Schlüssel/Zutrittsrechte

Grundsätzlich gilt: Pro Bewohner mindestens ein Wohnungsschlüssel. Ist es notwendig, dass mehrere Türen geöffnet werden können, damit der Mieter seine Wohnung betreten kann, bekommt jeder Mieter auch für die zusätzlichen Türen jeweils einen Schlüssel. Der Mieter kann unbegrenzt viele Schlüssel vom Vermieter verlangen, solange er selbst die Herstellungskosten trägt und hierfür einen plausiblen Grund nennt. Allerdings kommt es nicht selten vor, dass Mieter nicht den Weg über ihren Vermieter nehmen, sondern eigenmächtig Schlüssel nachmachen lassen.

 

Dadurch entsteht eines der größten Sicherheitsrisikos des Metallschlüssels: Die Schlüsselkopie. Denn welcher Vermieter weiß schon, wie viele Schlüssel in Umlauf sind?

 

Mit einem elektronischen System besteht diese Gefahr nicht. Entweder lässt der Mieter sich durch die Hausverwaltung zusätzliche Rechte einrichten oder er bekommt selbst die Möglichkeit dazu eingeräumt. So kann er beispielsweise dem Babysitter oder der Nachbarin ein eigenes Zutrittsrecht einrichten. Bei Auszug des Mieters erlöschen mit seinem Zutrittsrecht automatisch auch alle von ihm erteilten weiteren Zutrittsrechte. Im übertragenen Sinne: Schlüsselkopien werden also einfach gelöscht.

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Fall 3: Schlüsselverlust

Wo ist eigentlich mein Schlüssel? Diese Frage dürfte sich wohl jeder bereits einige Mal gestellt haben. Doch was ist zu tun, wenn sich der Haustürschlüssel nicht so einfach wiederfinden lässt oder ein Dienstleister einen Schlüssel verloren hat? Ob verloren oder gestohlen, ein verschwundener Hausschlüssel sorgt bei Mieter und Vermieter für Bauchschmerzen. Und das zu Recht, denn die Missbrauchsgefahr ist hoch!

 

Bei einem Mehrfamilienhaus steht nicht nur die Sicherheit der Wohnung des betroffenen Mieters auf dem Spiel. Ein Einbrecher könnte sich mit dem Schlüssel Zutritt zum Hausflur und zu Gemeinschaftsräumen verschaffen. Im Zweifelsfall bedeutet ein verlorener Schlüssel also den Austausch der gesamten Schließanlage. Und das wird gerne teuer! Je nach Sicherheitsklasse können hier für ein typisches Mehrfamilienhaus Kosten in Höhe von 3.000 Euro entstehen.

 

Betroffene, die ein digitales Zutrittssystem haben, müssen sich deutlich weniger Sorgen um das Thema Schlüsselverlust machen. Einer der großen Vorteile elektronischer Schließsysteme ist die verkürzte Reaktionszeit. Bemerkt ein Bewohner oder Dienstleister, dass er zum Beispiel seinen Transponder verloren hat, kann dieser bei einigen elektronischen Schließsystemen in Echtzeit deaktiviert werden. Somit wird der Transponder für einen Dieb oder Finder unbrauchbar. Der Bewohner kann seine Wohnung dennoch per Smartphone App oder Schlüsselkarte betreten.

Fall 4: Weitere Türen ausstatten

Bevor man eine mechanische Schließanlage in ein Gebäude einbaut, ist ein genau ausgearbeiteter Schließplan nötig. Welche Türen sollen welches Schloss bekommen? Wer benötigt zu welchen Räumlichkeiten Zugang? Möchte man dann zu einem späteren Zeitpunkt weitere Türen ausstatten, sind Schlüsselübergaben und eine nachträgliche Erweiterung des Schließplans notwendig.

 

In der Regel entfällt dieser Aufwand mit einem elektronischen System. Da es elektronische Schließsysteme gibt, die einen modularen Aufbau besitzen, genügen wenige Klicks in der jeweiligen Verwaltungssoftware, um Nutzern zu neuen Türen Zugang zu verschaffen. Dadurch ist die Erweiterbarkeit der Schließanlage in vielen Fällen unproblematisch und nachträglich möglich.

Fall 5: Barrierefreiheit

Insbesondere im Alter werden alltägliche Hindernisse schnell lästig und mindern die Lebensqualität. Einer dieser Übeltäter ist der Metallschlüssel. Für körperlich eingeschränkte Menschen wird das Türaufschließen rasch zur harten Prüfung. Gehstock, Rollator und Einkaufstaschen erschweren die Suche nach dem Schlüssel und lassen ältere Menschen bei Wind und Wetter vor der Tür stehen.

 

Abhilfe schafft ein elektronisches Schließsystem. Im handsfree-Modus, den manche Systeme anbieten, entriegelt die Tür sogar vollkommen berührungslos. Trägt der Nutzer zum Beispiel einen registrierten Transponder am Körper oder in der Tasche und begibt sich in Reichweite des Sensors an der Haustür, muss er diese lediglich aufdrücken oder die Tür geht sogar von alleine auf. Kein Kramen mehr nach dem Schlüssel.

 

Auch für Pflegepersonal eröffnet ein intelligentes Schließsystem neue Möglichkeiten. Es müssen keine Schlüsselkopien mehr verteilt werden. Stattdessen bekommt ein Pfleger seine Zutrittsberechtigung entsprechend der notwendigen Tage und Tageszeiten zugeteilt. Über eine App auf seinem Smartphone kann er somit ins Haus gelangen. Senioren müssen sich dadurch keine Sorgen um nachgemachte Schlüssel machen und Mitarbeiter tragen kein Risiko mehr in der Tasche.

 

Auch die zentrale Vergabestelle des Pflegepersonals kann in ihrer Administrationsarbeit von einem elektronischen Schließsystem profitieren. Bietet das Schließsystem eine offene API-Schnittstelle an, wird die Integration der Funktionen in bereits bestehende Software unkompliziert ermöglicht. Das bedeutet, dass die Vergabe von Zutrittsrechten anstelle von Schlüsselkopien automatisch über das gewohnte Verwaltungssystem abläuft. So bekäme der Mitarbeiter direkt das passende Zutrittsrecht für seinen Auftrag.

Fall 6: Facility Manager

Der Facility Manager ist die Ansprechperson für Maßnahmen rund um die Objektbetreuung und Bewirtschaftung. Er benötigt Zugang zu allen Bereichen, die nicht direkt einem Bewohner zugewiesen sind. Daher hat er mit seinem eigenen Schlüsselmanagement zu kämpfen. Viele Türen, viele Schlüssel. Da er auch Arbeiten und Prozesse koordinieren muss und ein Großteil seiner Arbeit spontan entsteht und bewohnergetrieben ist, kommt ihm eine flexible Zutrittskontrolle entgegen.

 

Nicht nur für ihn wird der Arbeitsalltag vereinfacht, indem er zahlreiche Schlüssel beispielsweise gegen nur einen Transponder tauschen kann. Hinzu kommt die Möglichkeit bei manchen Systemen, selbst auf einer zugeordneten Hierarchiestufe Zutrittsrechte verwalten zu können. So wird auch die Kommunikation mit Handwerkern erleichtert.

 

Auch für Reinigungspersonal eine praktische Einrichtung. So können regelmäßige Zutrittsrechte beispielsweise für dienstags und freitags von 10-13 Uhr eingerichtet werden. Außerhalb dieser Zeiten hat das Personal dann keinen Zutritt zum Gebäude.

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Fall 7: Handwerkerauftrag

Die Schlüsselverwaltung sorgt nicht nur bei Hausverwaltern und Vermietern für Kopfzerbrechen. Insbesondere Dienstleistungsunternehmen wie Gewerke oder auch Entsorger sind die Leidtragenden. Geht in der Organisation der Schlüssel etwas schief, stehen sie am Ende vor verschlossener Tür und können ihren Auftrag nicht oder erst verspätet ausführen. Circa 5.753 mal rückt der Schlüsseldienst tagtäglich in Deutschland aus, um Türen auch für Handwerker zu öffnen. Jeder, der schon einmal vor seiner Tür gewartet hat, weiß, dass das besonders im Notfall nicht schnell genug gehen kann und wertvolle Zeit kostet.

 

Doch auch im alltäglichen Umgang mit Schlüsseln kommt es zu Verzögerungen durch Schlüsselübergaben. Wird beispielsweise ein Monteur im Winter zu einer defekten Heizungsanlage geschickt, sollte sich nichts verzögern.

 

Um ins Haus beziehungsweise zur Heizungsanlage zu gelangen, muss der passende Schlüssel her. Dies kann folgendermaßen aussehen: Der zuständige Mitarbeiter der Hausverwaltung sucht im Schlüsselschrank nach dem Schlüssel, protokolliert Entnahme sowie Übergabe und wartet auf den Monteur. Da die Hausverwaltung ihren Sitz am Stadtrand hat, macht sich der Monteur von Stadtmitte aus auf den Weg zur Schlüsselübergabe. Die Fahrzeit beträgt ca. 30 Minuten. Mit dem Schlüssel geht es los in den Außenbezirk. Weitere 60 Minuten Fahrzeit.

 

Stellt der Monteur vor Ort fest, dass er den falschen Schlüssel erhalten hat, kommt der Schlüsseldienst ins Spiel. Dieser wird von der Servicezentrale beauftragt und sitzt im Zweifelsfall ebenfalls gute 30 Minuten Fahrtzeit entfernt. Die Anfahrtskosten und der Aufwand sind ebenfalls hoch. Der Schlüssel wird auf dem Postweg zurück an die Hausverwaltung geschickt.

 

Insgesamt kostet der Auftrag gute 3 Stunden Arbeitszeit. Für die frierenden Mieter, die die Hausverwaltung wegen eines Notfalls informiert haben, ist die Situation ebenso unangenehm. Zu derartigen Vorfällen kommt es in Deutschland regelmäßig. Jeden Tag ist dies gängige Praxis, unter der alle Beteiligten leiden. Dass Schlösser wegen Fehlern in der Schlüsselverwaltung aufgebrochen werden müssen, kommt leider häufig vor und ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.

 

Mit einem elektronischen Schließsystem, das aus der Ferne verwaltbar ist, können sich sowohl Hausverwaltungen als auch Handwerker diesen Aufwand sparen: Melden Mieter eines Mehrfamilienhauses eine defekte Heizung, wendet sich die Hausverwaltung ebenfalls an den im Stadtzentrum befindlichen Monteur. Per Smartphone-App erhält er die benötigten Zutrittsrechte. Diese können bei Online-Verwaltung einerseits manuell mit einem weiteren Klick am PC wieder entzogen werden, wenn der Auftrag erledigt ist. Andererseits hat die Hausverwaltung die Möglichkeit, schon bei der Vergabe des Zutrittsrechts ein genaues Zeitfenster zu bestimmen, in der der Monteur Zutritt zum Objekt erhält. Nach Ablauf dieser Zeit wird das Zutrittsrecht automatisch gelöscht.

 

Der Monteur fährt nun die 30 Minuten vom Stadtzentrum zum Außenbezirk, betätigt die entsprechende App und Haustür sowie Heizungsraum öffnen sich. Zeitersparnis: rund 2,5 Stunden Arbeits- bzw. Fahrtzeit.

 

Auch wenn kein Notfall vorliegt, ist eine elektronische Schließanlage für Handwerker ein Segen. Beispielsweise ist es möglich, bei der Terminvergabe direkt auch das Zutrittsrecht zu vergeben. Durch zeitlich genau festgelegte Rechte bekommt der Handwerker nur für den Zeitraum seines Termins das Zutrittsrecht zugeteilt.

Fall 8: Postbote / Entsorger

Postboten und Entsorger tragen einen riesigen Schlüsselbund für sämtliche Türen auf ihrer Route bei sich. Wer als Zusteller nicht damit ausgestattet ist, muss sich auf die gute alte Haustürklingel und Nachbarn verlassen.

 

Bei einer elektronischen Schließanlage können Zusteller zahlreiche Haustüren mit nur einem Transponder öffnen. Somit entfallen für Diebe vorteilhafte Beschriftungen der kiloschweren Schlüssel. Außerdem kann auch hier der Transponder, sollte er verloren werden, aus der Ferne in Echtzeit gesperrt werden. Zeitraubende Routen werden deutlich effizienter, während die Sicherheit erhöht wird. Der Vermieter spart sich die lästigen Schlüsselübergaben und -dokumentation.

Fall 9: Rettungskräfte

Im Notfall ist es besonders wichtig, schnell Zugang zum Wohnhaus zu bekommen. Gängige Praxis sind Schlüsseltresore in der Nähe, aus denen beispielsweise die Feuerwehr den passenden Schlüssel entnehmen kann. Dieser Vorgang kostet wertvolle Zeit, die man sich durch ein elektronisches Schließsystem sparen kann. Erhält die Feuerwehr zu den Mehrfamilienhäusern im Einsatzbereich die Zutrittsrechte, kann sie im Notfall direkt zur Rettung eilen.

 

Gleiches gilt für Sanitäter, die beispielsweise durch einen Hausnotruf alarmiert wurden. Bei diesen Einsätzen darf ein Fehler in der Schlüsselverwaltung unter keinen Umständen passieren. Denn im Zweifelsfall kostet er Leben. Statt einen Ersatzschlüssel an die Rettungskräfte zu verteilen, können mit einem elektronischen System Zutrittsrechte digital vergeben werden. Die Gefahr, mit dem falschen Schlüssel vor der Tür zu stehen, wird damit aus der Welt geschafft.

So bereichern elektronische Schließsysteme den Alltag

Ob nun beim Mieterwechsel, dem Handwerkerauftrag, der Postzustellung oder beim Rettungseinsatz – Das digitale Schließsystem passt sich den Bedürfnissen eines Mehrfamilienhauses an. So steigert es nicht nur die Effizienz der Hausverwaltung und deren Dienstleister, sondern auch die Lebensqualität der Bewohner.

 

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Claudia Nagel

Dr.-Ing. Claudia Nagel hatte die Idee zu KIWI und gründete das PropTech 2012 gemeinsam mit Christian Bogatu und Peter Dietrich. Vor der Unternehmensgründung war die promovierte Ingenieurin Projektleiterin bei McKinsey. Als Erfinderin von KIWI ist sie die Expertin für alle Schlüsselthemen.

2 Comments
  • Karl-G. Günther
    Antworten
    Posted at 11:38, 11. Januar 2019

    Eine perfekte Auflistung der Argumente für elektronische Schließsysteme, danke!

    • Claudia Nagel
      Antworten
      Posted at 11:28, 22. Januar 2019

      Hallo Herr Günther,

      herzlichen Dank für Ihr positives Feedback!

      Beste Grüße
      Claudia Nagel

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