Erwerb von Immobilien: So umständlich ist die Übernahme des Schlüsselmanagements

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Grau ist alle Theorie – Bei der Planung einer klassischen Schließanlage mit Metallschlüsseln scheint das Schlüsselmanagement zunächst einfach. Die Praxis sieht häufig allerdings anders aus, besonders bei Immobilien mit stetig wechselnden Zutrittsrechten.

Schlüssel Zutrittsrechte

Das Wichtigste in Kürze

  • Bei einer neu installierten Schließanlage – egal, ob nun digital oder nicht – gibt es mit den Zutrittsrechten zunächst oft nur geringe Probleme. Ein “Schlüssel-Chaos” entsteht häufig erst im Laufe der Zeit.
  • Wie groß das Chaos ist, wird in vollem Umfang deutlich, wenn Immobilien z. B. den Besitzer wechseln.
  • Eine bestehende Anlage korrekt zu dokumentieren und zu übergeben, ist besonders für aufnehmende Hausverwaltungen ein enormer Arbeits- und Kostenaufwand.

Wenn Wohnungsunternehmen wie z. B. die degewo AG aus Berlin weitere Immobilien erwerben, wird es für die übernehmenden Hausverwaltungen spätestens dann spannend, wenn es an die Übernahme des Schlüsselmanagements geht. “Der Verkäufer versucht uns dann zu erklären, wie die verbaute Schließanlage funktioniert”, sagt Wolfgang Medger im KIWI-Interview, Abteilungsleiter Technische Bestandsentwicklung bei der degewo. “Im Idealfall kann er uns beschreiben, welcher Schlüssel für welche Tür schließt.” Bei einer analogen Anlagen mit Metallschlüsseln ist dieses allerdings nur selten der Fall. “In der Regel sieht es so aus, dass wir einen Schlüssel bekommen, der für die Haustür und für weitere Zugangstüren passt”, so Medger. “Und dazu bekommen wir eine Kiste mit sonstigen Schlüsseln, mit der Aussage: ‘Da ist für jedes Schloss schon etwas dabei.’ Und dann beginnt die Arbeit bei uns.”

Die Arbeit sieht dann so aus, dass sich Verwaltungsmitarbeiter mit der Kiste auf den Weg durch die Immobilie machen und bei jeder Tür testen, ob einer der Schlüssel passt. Dabei geht es nicht nur um Hauseingänge und die Zugänge zu Technik- und Wirtschaftsräumen, sondern auch um Tore zu Hinterhöfen und Fahrradabstellplätzen sowie um Vorhängeschlösser zu z. B. Entsorgungsplätzen oder anderen Bereichen. 

“Es ist dann eigentlich immer so, dass am Ende des Tages Schlüssel übrig bleiben”, erklärt Medger. “Und für manche Schlösser finden wir gar keinen passenden Schlüssel.” Diese Schlösser müssen dann aufgebohrt werden. Die übrig gebliebenen Schlüssel werden vernichtet.

Im KIWI-Interview erklärt Wolfgang Medger, wie aus einer gut funktionierenden Schließanlage schnell ein unübersichtliches System werden kann:

Das gesamte Interview finden ist unter diesem Link aufrufbar.

Nach der Bestandsaufnahme wird ein Schließplan erstellt, wenigstens aber eine einfache Schlüsselliste, um allen Personen, die künftig Zutritt benötigen, einen Schlüssel aushändigen zu können. Zu diesem Personenkreis gehören in der Regel Hausmeister, Reinigungsmitarbeiter, Mitarbeiter von Versorgungsunternehmen und natürlich Verwaltungsmitarbeiter. Mitunter ist dann eine Nachproduktion der fehlenden Schlüssel notwendig, was wiederum mit einem weiteren Aufwand sowie mit Kosten verbunden ist. Hinzu kommt die Ausgabe der neuen Schlüssel sowie die Dokumentation der neu vergebenen Zutrittsrechte.

Ernüchterung beim Schlüsselmanagement: Anfänglicher Optimismus wird häufig getrübt

Das “Schlüsselchaos” in den Verwaltungen entsteht häufig erst nach und nach, wenn z. B. Schlüssel verloren gehen, Nachschlüssel erstellt werden, zurückgegebene Schlüssel nicht korrekt dokumentiert wurden oder Hausmeister selbstständig, ohne Rücksprache mit der Verwaltung, Zweitschlüssel besorgen oder gar neue Schließzylinder einsetzen. Entsprechend sind Immobilienverkäufer nicht immer in der Lage, die Schließanlage lückenlos zu erklären und zu übergeben – wohlgemerkt nur dann, wenn es sich um eine rein mechanische Anlage mit Metallschlüsseln handelt.

Das Zutrittsmanagement fällt bei einer digitalen Schließanlage deutlich schlanker und effektiver aus, und zwar unabhängig vom Verkauf oder Erwerb einer Immobilie. Die Zutrittsrechte werden am Computer vergeben und sind anschließend umfassend dokumentiert und lückenlos einsehbar. Dieses geschieht automatisch, sobald die Verwaltung Änderungen vornimmt, also Zutrittsrechte vergibt oder entzieht. 

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Der Schlüssel aus Metall wird dabei durch digitale Öffnungsmedien wie z. B. Smartphone-Apps und Transponder ersetzt, die ebenfalls am Computer freigeschaltet und gesperrt werden können. Bei einem Besitzerwechsel werden die Zutrittsrechte entsprechend mit wenigen Mausklicks am Computer übertragen. Die Verwaltung weiß also umgehend, welche Person zu welcher Tür Zutritt hat. Fehlende oder überflüssige Schlüssel kann es entsprechend erst gar nicht geben. Die digitalen Öffnungsmedien von Personen, die keinen Zutritt mehr erhalten sollen, werden per Mausklick gesperrt – die noch im Umlauf befindlichen Transponder und Smartphone-Apps sind somit umgehend, in Echtzeit, ohne Funktion. Einfacher und sicherer geht es nicht.

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