Kanban, Lean Management, Sprints, Agile… Konzepte, die auch in der Wohnungswirtschaft viel bewirken können – und als zarte Pflänzchen an den ersten Stellen zu sehen sind. Aber was genau verbirgt sich dahinter? Und wo machen die Konzepte Sinn?
Das Wichtigste in Kürze:
- Jedes operativ agierende Unternehmen sollte daran arbeiten, Prozesse effizienter und agiler zu gestalten. Mit Lean-Management ist das möglich. Die Auswahl an Methoden ist schier unbegrenzt, eine der erprobtesten stellt die Kanban-Methodik dar.
- Die Kanban-Wand ist ein visuelles Hilfsmittel, das die Aufgabenverwaltung und den Workflow verbessert, indem sie den Status von Aufgaben und Prozessen in verschiedenen Spalten anzeigt und den Teammitgliedern ermöglicht, Aufgaben auf einfache Weise zu verschieben, zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen.
- In diesem Beitrag erfahren Sie, wie KIWI die Kanban-Wand im Umfeld der Wohnungswirtschaft sinnvoll einsetzt, um Digitalisierungsprojekte verschiedener Größenarten schnell und übersichtlich abzuwickeln.
Die Anfänge des Lean-Managements
Den Anfang hat das Thema Lean vor vielen Jahrzehnten beim Japanischen Automobilbauer Toyota gefunden und mit dem Buch “The machine that changed the world” 1990 den Siegeszug in die Automobilproduktion der gesamten Welt angetreten. Dabei blieb es nicht, Konzepte und Methoden haben sich schnell weiter verbreitet in andere produktionsnahe Industrien, dann auch in produktionsferne Bereiche wie bspw. Krankenhäuser und letztlich auch in administrative Bereiche.
Heute kann man Lean Methoden überall antreffen, wo im weitesten Sinn wiederholende Tätigkeiten ablaufen.
Das Jahr 2003 ist ein weiteres wichtiges Datum in der Geschichte von Lean, wiederum eingeläutet durch Buch: „Lean Software Development: An Agile Toolkit“ half, die Konzepte in die Software-Welt zu übertragen, wo sie seitdem stärker unter der Überschrift “Agile” anzutreffen sind – im Kern aber auf denselben Konzepten beruhen.
Schneller, schlanker, besser – oder in kurz: LEAN.
Methodisch geht es bei Lean um das Gestalten von Wertschöpfungsketten. Der Fokus liegt dabei auf der Kundenorientierung und der Vermeidung von Verschwendung, so dass im Ergebnis schneller, in besserer Qualität und mit weniger Ressourcen produziert wird. Im Kern kann jeder Prozess, der sich in irgendeiner Form wiederholt, durch Lean Methoden verbessert werden. Dabei ist es egal, ob es um ein “Ticket” in der Softwareentwicklung geht (das natürlich jedes mal einen anderen Inhalt hat), das monatliche Erscheinen eines Branchenmagazins oder eben die vielen verschiedenen, aber größtenteils sich wiederholenden Aufgaben in einem Wohnungsunternehmen. Ein- und Auszug, Handwerkerbeauftragung, Betriebskostenabrechnung oder Bauvorhaben. Die Anwendungsfälle in der Wohnungswirtschaft sind riesig und erste Unternehmen wie z.B. die 1893 Eberswalde führen die Methoden gezielt ein.
Auch für die Dienstleister der Wohnungswirtschaft gelten diese Regeln – und damit auch für KIWI.
Bei KIWI haben wir – wie die meisten Software-Unternehmen, für unsere Entwickler*innen schon immer wichtige Lean- und Agile Methoden im Einsatz. In den anderen Teams haben wir bisher keinen expliziten Fokus auf Lean-Konzepte gelegt.
Seit kurzem ändern wir das und führen Lean Methoden in unserem Operations-Team ein. Das KIWI Operations-Team verantwortet alle Schritte nach der Kundenunterschrift. Teilweise sind unsere Projektmanager*innen schon in der Angebotserstellung mit dabei und unterstützen die Vertriebskolleg*innen und Kunden bei Fragen zur technischen Umsetzung von Projekten.
Die eigentliche Arbeit für das Operations-Team – und dort zum Start für die Projektmanager*innen – beginnt aber mit der Unterschrift.
Kanban im Fokus: Warum wir uns für die Einführung entschieden haben
Als erstes muss das Kunden-Projekt auf die richtige Größe gebracht werden, da es sowohl für den Kunden als auch für KIWI einen großen Unterschied macht, ob wir über einen kleinen Pilot mit 10 Türen sprechen oder einen Rollout mit vielen hundert Türen an verschiedenen Standorten in Deutschland.
Nachdem die Projektgröße definiert wurde, müssen Türenlisten erstellt und Türenmaße ermittelt werden, fehlende Teile bestellt und zuletzt Einbautermine mit dem Kunden abgestimmt werden.
Dazu haben wir als neues, zentrales Element der neuen Lean-Arbeitsweise eine physische Kanban-Wand eingeführt. Hier wird jedes Projekt als Post-it in der entsprechenden Projektphase visualisiert.
Durch die einfachen Klebemarkierungen können wir das Layout des Boards jederzeit flexibel anpassen und auch die Projekte schnell und einfach verschieben. Der wichtigste Effekt ist die Kommunikation, das gemeinsame Reden und Abstimmen. Während früher ein Projekt durch verschiedene interne Teams weitergereicht wurde und wichtige Informationen nicht für alle jederzeit greifbar waren, sind jetzt alle Mitarbeiter*innen zusammen 2x pro Woche an der Kanban-Wand und können gemeinsam jederzeit Anpassungen vornehmen.
In Summe bewegen wir so pro Woche ca. 10 Projekte mit teilweise über 100 Türen – vom ersten Kundengespräch nach Unterschrift bis zur Abnahme und Rechnungsstellung nach erfolgreicher Installation.
Kanban im Detail: Warum die Methode auch für Ihr Unternehmen spannend sein könnte
Die Kanbanwand ist ein visuelles Instrument, das in der Lean- und Kanban-Methodik verwendet wird, um Arbeitsprozesse zu visualisieren, Aufgaben zu verfolgen und den Arbeitsfluss zu optimieren. Was die Kanbanwand so besonders macht, sind mehrere wichtige Aspekte:
- Transparenz: Die Kanban-Wand bietet eine klare und sofortige Übersicht über den aktuellen Status aller Aufgaben und Prozesse. Teammitglieder und Stakeholder können auf einen Blick sehen, was erledigt wurde, was in Arbeit ist und was als Nächstes ansteht.
- Flexibilität: Kanban ist äußerst anpassungsfähig und kann leicht an verschiedene Arbeitsumgebungen und Anforderungen angepasst werden. Sie können die Anzahl der Spalten, Karten oder Work-in-Progress-Limits ändern, um Ihren speziellen Bedürfnissen gerecht zu werden.
- WIP-Beschränkungen: Die Begrenzung der Arbeit im Gange (Work-in-Progress, WIP) ist ein zentrales Element der Kanban-Methode. Dies fördert die Fokussierung auf begonnene Aufgaben, was den Arbeitsfluss verbessert und Engpässe identifiziert.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Kanbanwand fördert den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Durch die Visualisierung von Aufgaben und Arbeitsflüssen werden Engpässe und Flaschenhälse sichtbar, was es dem Team ermöglicht, diese Probleme zu erkennen und zu beheben.
- Klarheit und Kommunikation: Die Kanbanwand verbessert die Kommunikation und Klarheit im Team. Jeder weiß, was zu tun ist und welche Aufgaben Priorität haben. Dies reduziert Missverständnisse und Konflikte.
- Messbarkeit: Kanban ermöglicht die Messung von Metriken wie Durchlaufzeit und Zykluszeit, um die Effizienz und Leistung des Teams zu überwachen und zu verbessern.
- Visualisierung von Abhängigkeiten: Die Kanban-Wand zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Arbeitsflüssen auf. Dies hilft, Engpässe und Verzögerungen zu verhindern.
- Fokus auf Lieferung: Kanban fördert den Fokus auf die kontinuierliche Auslieferung von Werten und die Erfüllung von Kundenbedürfnissen.
Insgesamt macht die Kanban-Wand die Arbeit eines Teams transparent, effizienter und anpassungsfähiger. Sie ist ein kraftvolles Werkzeug für die Prozessoptimierung und die Steigerung der Produktivität.
Gemeinsam geht’s am besten? Sehen wir auch so!
Wir laden interessierte Kunden auch gerne immer wieder ein, beim Planen dabei zu sein. Wenn Sie also Interesse haben, nicht nur digitalen Türzugang bei sich einzuführen, sondern dabei auch gleich noch Lean-Methoden lernen möchten: Sagen Sie uns bei Unterschrift einfach Bescheid… 🙂
Sie möchten mehr über digitalen Zutritt erfahren oder denken bereits über ein Pilotprojekt für Ihre Objekte nach? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf – wir freuen uns über Ihre Nachricht!
Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Sie finden ihn auf Twitter und LinkedIn.
