7 einfache Schritte für ein erfolgreiches Digitalisierungs-Projekt

KIWI realisiert jeden Monat 10 bis 15 Kundenprojekte – mit steigender Tendenz. Für unsere Kunden ist das mitunter recht spannend, denn nicht selten ist die Umstellung vom analogen zum digitalen Zutritt das erste Digitalisierungsprojekt im Unternehmen. 

Bei der Begleitung dieser Umstellung fungieren die KIWI-Mitarbeiter oft als Digitalisierungs-Ratgeber, nicht nur in Hinblick auf den Zutritt. Denn in Unternehmen mit nur wenigen oder gar keinen digitalen Prozessen müssen erst einmal die Grundlagen für den Sprung ins digitale Zeitalter geschaffen werden. Dabei geht es nicht nur um die technische Ausstattung (Hard- und Software), sondern auch um das „Mindset“, also die persönliche Haltung z. B. gegenüber Neuem, von all jenen Personen, die später im Alltag mit dem digitalen System arbeiten sollen.

Für viele Unternehmen der Wohnungswirtschaft ist KIWI das erste Digitalisierungsprojekt und damit eine wichtige Change-Management-Aufgabe. Nach mittlerweile mehr als 700 Kundenprojekten haben wir 7 Schritte identifiziert, die besonders erfolgreiche Implementierungsprojekte gemeinsam haben. Diese Schritte haben durchaus Allgemeingültigkeit und können auch auf andere Digitalisierungsprojekte transferiert werden.

1. Schritt: Auswahl der geeigneten Immobilien

Wohnungsunternehmen mit Mischbestand entscheiden sich idealerweise, ob sie mit Neubau-, Bestands- oder Modernisierungs-Immobilien beginnen. Um später eine einfache und zugleich aussagekräftige Auswertung erstellen zu können, lohnt sich die Festlegung auf einen der drei Bereiche. 

Ein Streubestand ist hingegen kein Problem, soll mehr als nur eine Immobilie in das Projekt einbezogen werden. Die Entfernung zwischen den Objekten ist sowohl für die Handhabung als auch die Auswertung unerheblich – einer der Kern-Vorteile eines digitalen Schließsystems.

2. Schritt: Auswahl der Personen, die das Projekt betreuen

Wer im Wohnungsunternehmen mit dem Digitalisierungsprojekt betraut wird, kann ebenfalls entscheidend sein. Personen, die grundsätzlich innovativ denken und Veränderungen gut annehmen und auch umsetzen, sind ideal. Gerade zu Beginn eines Projekts ist zudem eine gute Vernetzung innerhalb des Unternehmens von Vorteil, gepaart mit einem guten „Standing“ und einem ausgeprägten Kommunikationsvermögen und -willen.  

3. Schritt: Auswahl des Anwendungsfalls

Für die Digitalisierung des Zutritts ist es ein Unterschied, ob lediglich die eigenen Verwaltungsmitarbeiter*innen oder auch externe Dienstleister und womöglich die Bewohner*innen künftig Transponder und Smartphone-App statt Schlüssel aus Metall nutzen sollen. 

Aus der Definition des Anwendungsfalls ergibt sich nicht nur die Personengruppe, die involviert wird, sondern auch die Art der Türen, die ausgestattet werden müssen: Hauseingangs- und Technikraum-Türen oder auch Keller- und Wohnungstüren?

Ein typisches Projekt fokussiert sich zunächst auf einen reduzierten Anwendungsfall, um die Nutzer*innen nicht zu überfordern. So werden oft erstmal nur die Hauseingänge und die Zugänge zu den Technikräumen digitalisiert. Die Bewohner*innen können somit zunächst außen vor gelassen und ggf. später mit einbezogen werden. 

4. Schritt: Definition der Projektziele

Aus der Festlegung des Anwendungsfalls ergibt sich fast schon automatisch das Projektziel, das nicht nur definiert, sondern auch dokumentiert werden sollte. In der Regel geht es in erster Linie darum, dass sowohl jene Mitarbeiter*innen, die für das Zutrittsmanagement zuständig sind, den Umgang mit dem digitalen Zutritt erleben und lernen als auch die anderen involvierten Nutzergruppen.

5. Schritt: Absteckung des Projektumfangs

Nur ein paar Türen eines einzigen Objekts oder doch besser mehrere Objekte und mehrere Nutzergruppen, um wirklich valide Ergebnisse zu erzielen?

Der Anwendungsfall “Haustür plus Techniktüren” hat gezeigt, dass ca. 20 bis 50 Hauseingänge eine gute Größe sind, um aussagekräftige Ergebnisse zu bekommen, unabhängig von den involvierten Nutzergruppen. 

Letztendlich hängt die Projektgröße stark vom Anwendungsfall und den Projektzielen ab. Wer lediglich testen möchte, wie die Bewohner auf den digitalen Zutritt reagieren, ist womöglich mit der Ausstattung eines einzigen Hauses gut aufgestellt, wenn die Bewohnerschaft gut durchmischt ist (also möglichst viele Alters- und Nutzergruppen vorhanden sind – vom jungen Single über Familien mit Kindern bis hin zu älteren Bewohner*innen). 

6. Schritt: Prüfung, ob Ausschreibung notwendig ist

Bei jedem Projekt sollte frühzeitig geklärt werden, ob eine Ausschreibung notwendig ist. Die KIWI-Mitarbeiter unterstützen bei Bedarf bei der Verfassung von Ausschreibungstexten.

Unabhängig von einer Ausschreibung bietet KIWI eine lückenlose, enge Betreuung über den gesamten Projektzeitraum durch einen festen Ansprechpartner an.

7. Schritt: Projektauswertung

Nicht zuletzt in Hinblick auf eine valide, aussagekräftige Projektauswertung nehmen wir unsere Kunden bei den ersten Projekten eng an die Hand. Ein fester Ansprechpartner eruiert nicht nur potentielle Problembereiche im Vorfeld, sondern setzt das Projekt gemeinsam mit dem Kunden so auf, dass die Projektauswertung einen so großen Mehrwert hat, so dass die folgenden Schritte klar erkennbar sind.