Die Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit von Wohnungsunternehmen. Bei Umbaumaßnahmen ist sie besonders wichtig, da der Koordinationsaufwand hoch ist. Doch auch bei einem Neubau gilt es, die Aufgaben vieler, verschiedener Akteure zu koordinieren. An dieser Stelle hilft die Softwarelösung von casavi, die Wohnungsunternehmen, Bauträger, Verwalter und Mieter miteinander vernetzt. Diese zentrale Abstimmung der Prozesse bietet die Chance auf erhebliche Effizienzgewinne.
Das Wichtigste in Kürze:
- casavis Plattform für Wohnungsunternehmen zur effizienten Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern.
- Davon profitiert die Wohnungswirtschaft: transparente Kommunikation und Effizienzsteigerung durch verschlankte Arbeitsprozesse.
- Geeignet für Umbaumaßnahmen und Neubauprojekte sowie die Mieterkommunikation nach Beendigung des Projektes.
Angefangen als Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung, bildet die Softwarelösung der Münchner casavi GmbH mit ihrer Anwendung mittlerweile den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie ab. Prozesse, von der Bauphase über den Verkauf, die Fertigstellung und den Erstbezug bis zur anschließenden Verwaltung, werden hier dargestellt und auf einer zentralen Plattform gebündelt.
Einsatz bei Bestandsobjekten
Gerade bei Bestandsobjekten kommt die Plattform häufig zum Einsatz. Bei Umbau- oder Renovierungsmaßnahmen kann der Organisationsaufwand dadurch deutlich reduziert werden. Das ist darin begründet, dass Umbau und Sanierung lange Vorlaufzeiten haben und meist mit einem hohen Koordinationsaufwand für alle Beteiligten verbunden sind.
Bisher wurde der Prozess vor allem in kleinteiliger, manueller Arbeit bewältigt, da eine nötige Maßnahme mit allen Mietern koordiniert werden muss. Dazu zählen das Informieren, die Bearbeitung von Rückfragen, die Erarbeitung eines Zeitplans und die Koordination der Gewerke. Mittels der casavi Plattform können wichtige Informationen, Termine, Deadlines oder Listen nun zentral abgelegt und von allen Beteiligten bei Bedarf eingesehen werden – jederzeit und von Zuhause, dem Büro oder der Baustelle aus.
Die Vorteile für Wohnungsunternehmen liegen auf der Hand: Effektive Kommunikation bietet großes Potenzial Arbeitszeit zu sparen, während Fehler oder Missverständnisse leicht Bauverzögerungen, Mängel und hohe Kosten zur Folge haben können. Während der Arbeiten kann darüber hinaus der Fortschritt überwacht und an die Mieter kommuniziert werden. Diese können sich mittels eigenen Zugangs auch proaktiv selbst informieren. Vor allem bei Verzögerungen oder Mängeln kann nur durch transparente und effektive Kommunikation Unzufriedenheit vermieden werden.
Auch für Gewerke reduziert sich die Belastung: Sie können direkt per eigenem Portal-Zugang oder über eine E-Mail-Schnittstelle in die Plattform eingebunden werden.
Koordination beim Neubau
Beim Neubau profitieren Wohnungsunternehmen ebenfalls von der digitalen Kommunikation. Je näher die Fertigstellung des Objekts rückt, desto bedeutender wird der Austausch mit den zukünftigen Bewohnern. Sei es die Bereitstellung von Grundrissen zur Planung der Möblierung, die Zuweisung von Stellplätzen oder schließlich die Terminkoordination zur Schlüsselübergabe und nachfolgenden Überprüfungen – ständig und überall müssen Informationen mit unterschiedlichen Parteien geteilt werden.
Noch heute geschieht das in den meisten Fällen durch manuelle Einzelarbeit, sei es telefonisch oder per E-Mail. Bei Verwendung einer digitalen Lösung werden sämtliche Informationen und Materialien an einer zentralen Stelle gesammelt und können von allen Beteiligten jederzeit abgerufen werden. So wird den Bewohnern ein unkomplizierter und stressfreier Einzug ermöglicht und die beste Grundlage für langfristig zufriedenes Wohnen gelegt.
Wohnungsunternehmen können sich mit casavi in ihrem Werbeauftritt wirksam von der Konkurrenz abheben, denn als digitale und innovative Unternehmen bieten sie ihren Mietern weit mehr als nur einen Platz zum Leben – eine transparente Kommunikation wird von den Mietern sehr geschätzt.
Neue Chancen durch zusätzlichen Service
Durch die Kommunikation über eine zentrale digitale Plattform ergeben sich nicht nur bei Neubauten und Baumaßnahmen, sondern auch für die anschließende Nutzungsphase Synergien. Werden bei einem Neubau die zukünftigen Mieter schon früh zur Plattform eingeladen, sind zum Einzug bereits alle Bewohner registriert und mit den vorhandenen Funktionen vertraut. So kann das Wohnungsunternehmen von Beginn an das volle Potenzial nutzen, ohne erst die Plattform nach Einzug einführen zu müssen.
Auch eine Einbindung von KIWI in casavi ist so problemlos möglich. Der digitale Türzugang von KIWI könnte dabei über die casavi Mieter-App gesteuert werden. Mit KIWI wird das Schlüsselmanagement enorm vereinfacht und lästige Schlüsselübergaben mit Mietern und Dienstleistern entfallen.
Schon vor dem Einzug kann die Plattform darüber hinaus genutzt werden, um den bereits registrierten Bewohnern zusätzliche Services, wie beispielsweise die Organisation des Umzugs, anzubieten. So können Wohnungsunternehmen neue Geschäftsfelder erschließen und sich gleichzeitig bei ihren zukünftigen Mietern als kunden- und serviceorientiertes Unternehmen präsentieren.
Ein stringenter und transparenter Prozess
Mit einer umfassenden Portal-Lösung können der Arbeitsaufwand bei Baumaßnahmen für Wohnungsunternehmen reduziert und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit nachhaltig erhöht werden. Da alles auf einer Plattform gebündelt wird, werden Kontinuität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Wohnungsunternehmen, Bauträger, Verwalter, Mieter und Gewerke erzeugt.
Dazu ergänzt casavi Kunde Jan Krauskopf, Leiter Property Management bei der Bayerische Hausbau Immobilien GmbH & Co. KG:
„Hier bietet sich großes Potenzial, durch effektive Kommunikation Arbeitszeit zu sparen, während Fehler oder Missverständnisse leicht in Bauverzögerungen, Mängeln und hohen Folgekosten resultieren können“.
Ringo Haritz, Geschäftsführer der Bayernhaus Wohn- und Gewerbebau GmbH fasst die Beweggründe für den Einsatz von casavi folgendermaßen zusammen: „Als Bauträger müssen wir in allen Phasen des Lebenszyklus unserer Immobilien mit einer Vielzahl unterschiedlicher Parteien kommunizieren. Der Bedarf nach effizienter und transparenter Kommunikation entsteht nicht erst, wenn Mieter oder selbstnutzende Eigentümer eine Immobilie beziehen, sondern viel früher.“
Denn eine Immobilie wird heutzutage in der Regel bereits an die zukünftigen Eigentümer verkauft, weit bevor der erste Handgriff auf der Baustelle getan ist – und diese wünschen sich fortan, informiert und in den Prozess eingebunden zu werden. „Käufer wollen heutzutage nicht nur zum Kauf und dann wieder zur Fertigstellung von uns hören. Sie erwarten von uns, dass wir als modernes Unternehmen auch zeitgemäße Möglichkeiten der Kommunikation nutzen, um sie über den Baufortschritt zu informieren“, bekräftigt Haritz.
Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Peter Schindlmeier, Geschäftsführer der casavi GmbH. Das 2015 gegründete Münchner Unternehmen casavi bietet eine Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung an. casavi ermöglicht Wohnungsunternehmen und Verwaltungen ihre Kommunikations- und Servicevorgänge im Immobilienumfeld nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. Der Funktionsumfang eines digitalen Vorgangsmanagements wird dabei um eine WEG- und Mieterservice-App sowie Schnittstellen zur vorhandenen Abrechnungssoftware ergänzt.
