Mehr Effizienz dank digitaler Prozesse – die Wohnungswirtschaft stellt nach und nach auf digitale Lösungen um und verabschiedet sich zusehends von handschriftlichen Notizen, von einzelnen Computerdateien ohne Anbindung an ein übergeordnetes System und von persönlich abgelesenen Messstandswerten. Was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert. Und das aus gutem Grund: Der Effizienzgewinn ist enorm.
Dass Digitalisierung notwendig und zugleich effizient ist, ist kein Geheimnis. Allerdings fehlt es mancherorts an einem grundlegenden Verständnis für die konkreten Abläufe und die technische Hintergründe.
Nicht nur bei den ausführenden Personen wie z. B. Verwalter:innen und Hausmeister:innen nimmt die Verunsicherung zu, wenn sich Arbeitsprozesses, die über Jahre, mitunter sogar über Jahrzehnte Gültigkeit hatten, grundlegend verändern oder gar eingestellt werden. Auch auf Entscheiderebene gibt es Fragezeichen.
Was meint der Kollege, wenn von einem aktiven RFID-System die Rede ist? Wieso sollten digitale Lösungen eine offene Schnittstelle haben – und was ist überhaupt eine offene Schnittstelle? Und wie können Unternehmen beurteilen, ob alle neuen Applikationen überhaupt sicher sind?
Das Wichtigste in Kürze
- Bei digitalen Anwendungen gehört der digitale Handschlag zum Alltag.
- Der digitale Handschlag ist der erste Teil einer Kommunikationskette zwischen zwei digitalen Komponenten.
- Ein digitaler Handschlag kann zwischen einzelnen Komponenten oder auch zwischen autarken Anwendungen vollzogen werden.
Die technischen Hintergründen digitaler Lösungen sind Nutzern oft nicht klar, obwohl ein Verständnis mehr Klarheit schaffen und Unsicherheit bezüglich der Nutzung beseitigen würde. Ein Wissen fehlt häufig z. B. über die aktuellen Übertragungsstandards zwischen den Anwendungen oder zwischen den Komponenten einer einzelnen Anwendung. Ein Irrglaube ist z. B., dass die meisten Smart-Building-Komponenten via Bluetooth miteinander kommunizieren. Aber auch bezüglich grundlegender Verfahren wie z. B. dem Austausch von Daten zwischen zwei Komponenten gibt es Unklarheiten. Gerade wenn sensible Daten im Spiel sind, kommt es häufig zu einem digitalen Handschlag, auch digital Handshake genannt.
Digitales “Hallo!” zwischen zwei Komponenten
Bei PropTech-Lösungen (PropTech = Property Technology – gemeint: digitale Lösunge für die Wohnungswirtschaft) spielt der Austausch von Daten eine zentrale Rolle. Die unterschiedlichen Systeme schicken durchgehend Datenpakete hin und her – das ERP-System mit der Mieterdatenbank aktualisiert zum Beispiel den Datensatz der Mieter-App, das digitale Schließsystem gibt den Zutritt für Personen aus der Handwerker-App frei, das Tool für den digitalen Mietvertrag sendet die Daten an die Mietersoftware. Zudem gibt es innerhalb der einzelnen Systeme oft einen stetigen Datenfluss, wenn die Komponenten interagieren.
Da verschiedene Komponenten, mitunter komplette Systeme miteinander kommunizieren, müssen sich die beiden Seiten zunächst auf Modalitäten verständigen, unter denen die Daten ausgetauscht werden können. Fachleute erkennen hier einen digitalen Handschlag.
Ein Beispiel aus dem “KIWI-Universum”.
Die digitale Schließanlage von KIWI verfügt über eine offene Schnittstelle (die s. g. KIWI-API), die es KIWI-Kunden ermöglicht, die Schließanlage mit z. B. dem eigenen ERP-System oder der eigenen Mieter-App zu verbinden. Der Vorteil für die KIWI-Kunden: Die Nutzer von ERP-System oder Mieter-App müssen sich nicht jedes Mal bei KIWI einloggen, um Zutrittsrechte zu vergeben oder Mieterdaten zu aktualisieren. KIWI kann dank der API auch über das vorhandene System gesteuert und verwaltet werden.
Die Kommunikation zwischen der KIWI-API (die Schnittstelle) und dem KIWI-Portal (dem Online-Tool, mit dem z. B. die Zutrittsrechte verwaltet werden) geschieht in vier Schritten. Die ersten beiden Schritte bezeichnet man zusammen als digitalen Handschlag.
Schritt 1:
Geht bei der API eine Anfrage über z. B. eine externe Mieter-App ein, erfragt die API beim KIWI Portal die Bedingungen für die nun folgende Kommunikation, z. B. die TLS-Protokoll-Version, die genutzt werden soll. Dabei sendet die API zugleich eine Session-ID mit, um den Vorgang zweifellos zuordnen zu können. Die ID stellt sicher, dass die Daten von zwei unterschiedlichen Anfragen nicht vertauscht werden.
Schritt 2:
Das KIWI-Portal bestätigt die Modalitäten und die Session-ID – der digitale Handschlag ist vollzogen.
Schritt 3 und 4 vervollständigen die Kommunikation.
Schritt 3:
Die API leitet nun die Anfrage der Mieter-App an das KIWI-Portal weiter. Z. B.: “Darf der Hausverwalter dem neuen Mieter ein Zutrittsrecht für die Immobilie in der Müllerstraße gewähren?”
Schritt 4:
Das KIWI-Portal sendet an die API ein “Okay” zurück – der Vorgang ist abgeschlossen. Der Hausverwalter kann über sein ERP-System dem neuen Mieter ein Zutrittsrecht einrichten.
Das ist eine API (eine digitale Schnittstelle)
Digitale Anwendungen sind im Verwalter-Alltag oft dann erst richtig effektiv, wenn sie miteinander verknüpft sind. Die Verknüpfung findet in der Regel mit einer API statt, einer digitalen Schnittstelle.
Dieses Video (engl.) erklärt anschaulich das Grundprinzip:
Der frühere Journalist Leon Knigge (tätig u. a. für N24 und den Berliner Verlag) ist bei KIWI für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit zuständig.
