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Mieterdaten und Co.: „Datenfriedhöfe“ können teuer werden

Spätestens seit dem millionenschweren Bußgeld gegen einen der größten Marktteilnehmer ist die Wohnungswirtschaft alarmiert. Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können teuer werden. Insbesondere das Recht auf Vergessenwerden von Mietern stellt viele Unternehmen vor riesige Herausforderungen. Doch wie so oft kann Technologie dabei helfen, den nötigen Aufwand zeit- und kosteneffizient zu leisten.

 


Das Wichtigste in Kürze

  • Mieter und Mietinteressenten haben ein Recht auf die nachweisbare Löschung von personenbezogenen Daten in den Systemen von Wohnungsunternehmen
  • Datensilos und Medienbrüche führen zu zeit- und kostenintensiven Überprüfungen und zahlreichen Fehlerquellen
  • Künstliche Intelligenz schafft schnelle systemübergreifende Unterstützung für Vermieter per Knopfdruck

 


 

14,5 Millionen Euro. Noch nie wurde ein solch hohes Bußgeld wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verhängt. Doch Ende Oktober 2019 war es so weit. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ahndete damit verschiedene Verstöße eines der größten deutschen Wohnungsunternehmen gegen die Bestimmungen der DSGVO. Sie sprach von Datenfriedhöfen, die ihr in der Aufsichtspraxis leider häufig begegnen. Laut Einschätzung zahlreicher Datenschutz-Experten dürfte das entsprechende Bußgeld kein Einzelfall bleiben.

 

Dieser Fall zeigt, in welch sensiblem Umfeld sich die Wohnungswirtschaft bewegt. Schließlich sammelt sie als Vermieter zahlreiche personenbezogene Daten von ehemaligen und bestehenden Mietern und Mietinteressenten. Relevant sind etwa Gehaltsbescheinigungen, Selbstauskunftsformulare, Auszüge aus Arbeitsverträgen, Steuerdaten und natürlich Kontoauszüge. Auch die E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die sich in den Posteingängen von Hausverwaltern finden, lassen Rückschlüsse auf Personen zu.
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Recht auf Vergessenwerden für Vermieter eine Herausforderung

Die DSGVO, die die gesamte deutsche Wirtschaft spätestens seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 in Atem hält, sichert Mietern ein Recht auf Vergessenwerden zu. Das bedeutet, dass Wohnungsunternehmen nachweislich sämtliche personenbezogenen Daten löschen müssen. Das stellt zahlreiche Vermieter vor große Herausforderungen. Denn wo finden sich entsprechende Datensätze in den Untiefen der eigenen Systeme und Ablagen? Wie können diese mit adäquatem Zeit- und Kostenaufwand gefunden und gelöscht werden? Und wie kann diese Löschung beziehungsweise Löschbarkeit im Falle einer Datenschutzprüfung auch nachgewiesen werden?

 

EVANA hat dafür mit Hilfe seiner Technologie eine Lösung entwickelt. Seit mehreren Jahren trainiert das Unternehmen seine künstliche Intelligenz, die EVANA AI, speziell mit Dokumenttypen von Immobilienunternehmen. Der Algorithmus erkennt heute per Knopfdruck mehr als 200 verschiedene Dokumentarten und darin enthaltene Informationen, die er Grundlage mehrerer Terrabyte an Daten gelernt hat. Die Information werden vollautomatisiert extrahiert und zur weiteren Verarbeitung in eigenen oder externen Datenräumen vorbereitet.

„Karteileichen“ automatisch finden

Mit der Sicherstellung der DSGVO-Konformität kommt nun ein neuer Anwendungsbereich für die Künstliche Intelligenz hinzu. Die EVANA AI sucht und erkennt löschrelevante Dokumente und Daten mit Personenbezug in den Systemen und Dateiablagen von Wohnungsunternehmen. Die Qualitätssicherung erfolgt wahlweise durch den Nutzer, das Team von EVANA und juristische Partner. Die entsprechenden Informationen werden durch die EVANA AI gekennzeichnet und zur Löschung vorbereitet. Die Löschung der personenbezogenen Daten kann anschließend durch eine entsprechende Kodierung nachgewiesen werden. Wichtig ist hierbei, dass EVANA AI auch sogenannte Sammelscans in Sekundenschnelle, also per Knopfdruck, in einzelne Dokumente aufteilen kann, die dann separat identifiziert und gelöscht werden können.

 

EVANA unterstützt natürlich auch im laufenden Betrieb. So werden sämtliche Daten von neuen Mietern bereits von Anfang als solche vermerkt und für eine spätere Löschung vorbereitet. Mit entsprechend gepflegten Datensätze verringert sich zeitgleich der Aufwand etwa bei Transaktionen oder Wirtschaftsprüfungen und Jahresabschlüssen für die Wohnungsunternehmen.

Immer
top informiert!

Aufgrund der Automatisierung und Qualitätsprüfung sowie Weiterentwicklung des Algorithmus ist die EVANA AI deutlich schneller und kosteneffizienter als eine händische unflexible Überprüfung von Dateiablagen. Zudem sinkt die Fehlerquote erheblich. Die Künstliche Intelligenz arbeitet mit regelbasierten Verfahren auf Basis von Text- und Bildanalysen. Der menschliche Aufwand wird dadurch um ein Vielfaches reduziert, wodurch Mitarbeiter in Wohnungsunternehmen eine erhebliche zeitliche Entlastung erfahren. Die DSGVO-Umsetzung wird durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz massiv erleichtert.

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Evana & KIWI

EVANA hat eine Plattform entwickelt, die Unternehmen in der Immobilienwirtschaft ganzheitlich digital abbildet. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz werden alle relevanten Daten aus Dokumenten, Prozessen und externen Quellen extrahiert, strukturiert und intelligent ausgewertet. Über die Plattform lassen sich mit sehr hoher Detailtiefe verschiedene Strukturen abbilden, von der Objekt- bis zur Gesellschaftsebene. Durch die zentrale Zusammenführung und Vereinheitlichung der Daten integriert EVANA bisherige Teillösungen. Unternehmen gewinnen so eine umfassende, transparente und sichere Grundlage für Entscheidungen. Die selbst lernende Plattform lässt sich individuell modular anpassen und an jede bestehende Unternehmenssoftware andocken. Aktuell hat EVANA rund 100 Mitarbeiter.

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