Schlüsselübergabe

Wohnungsbesichtigungen und Schlüsselübergaben: Persönlicher Kontakt mit digitalem Türzugang von KIWI überflüssig

Viele Unternehmen – nicht nur in der Immobilienbranche – spüren durch die Corona-Krise besonders deutlich die Vorteile von digitalen Prozessen. Dazu gehört der Zugriff auf den Server des Unternehmens aus dem Homeoffice genau wie die Videokonferenz. Aber auch bei den Kernprozessen der Wohnungswirtschaft gibt es heute schon viele digitale Alternativen. Eine davon bietet KIWI für die Vergabe von Zugangsrechten.

 

Das digitale Schließsystem von KIWI erleichtert Wohnungsunternehmen in erster Linie das tägliche Schlüsselmanagement. In Zeiten von besonders großer Hygiene, von Mietern und Verwaltungsmitarbeitern, die persönliche Kontakte meiden, sind allerdings noch zwei weitere Vorteile von Bedeutung: das kontaktlose Entriegeln von Türen und das kontaktlose Vergeben von Zutrittsrechten.

 


Das Wichtigste in Kürze

  • Das digitale Schließsystem von KIWI macht persönliche Schlüsselübergaben überflüssig: Zutrittsrechte werden “aus der Ferne” vergeben.
  • Mieter und andere Nutzer müssen den Verwalter nicht persönlich treffen. Zutrittsrechte kann der Verwalter am PC oder per App vergeben. Nutzer können über einen einfachen E-Mail-Link mittels kostenloser App oder Webapp einfach die Türen entriegeln.
  • Wohnungsbesichtigungen sind selbst bei zahlreichen Mietinteressenten ebenfalls ohne persönlichen Kontakt und einzeln möglich. Zugangsrechte können auf bestimmte Zeitfenster voreingestellt werden.

 


 

Grundsätzlich gilt: Die Verbreitung von Viren findet in erster Linie von Mensch zu Mensch statt. Händigt also ein Verwalter einem Mieter ein paar Metallschlüssel aus, so sind die Schlüssel an sich nicht die größte Gefahrenquellen. Auf Metall können Viren zwar bis zu 72 Stunden nachgewiesen werden, doch gibt es bislang keinen bekannten Fall, bei dem sich eine Person über einen Gegenstand mit einem Virus infiziert hat. Der persönliche Kontakt an sich ist das viel größere Problem – die Auswirkungen sind hinlänglich bekannt.

 

Schlüsselübergaben sind normalerweise vor allem ineffizient und teuer, in Zeiten der Coronakrise sogar risikoreich oder gar gefährlich, je nach persönlichem Standpunkt. Bei einer digitalen Schließanlage fallen die Übergaben hingegen weg.

Use Case „Wohnungsbesichtigungen“

Derzeit sind vor allem Wohnungsbesichtigungen für die Verwalter unangenehm und problematisch. Zahlreiche Mietinteressenten warten dicht gedrängt vor dem Hauseingang und gehen gemeinsam durch die Flure zur Wohnung, um sich dann hier, auf engem Raum, die Räumlichkeiten anzuschauen. Der Verwalter wartet während der Besichtigung in einem der Räume oder vor der Wohnung, um Fragen zu beantworten und um Bewerbungsunterlagen entgegen zu nehmen. Es gibt zahlreiche direkte Kontakte, auch unter den Mietinteressenten. Diese Situation ist für alle Beteiligten in der jetzigen Phase gefährlich.

 

Mit einem digitalen Schließsystem können die Mietinteressenten über einen großen Zeitraum verteilt, zum Beispiel über einen Tag oder ein ganzes Wochenende, in die Wohnung gelassen werden. Der Verwalter muss dabei nicht vor Ort sein, wenn er dieses nicht möchte: Wurde an der Wohnungstür beispielsweise der KIWI Knauf installiert (s. KIWI Smart Lock), können Mietinteressenten per E-Mail-Link die Tür über ihr Smartphone öffnen.

 

Der Verwalter hat nun die Möglichkeit, Zutrittsrechte für die Interessenten über das Portal zu vergeben, auf Wunsch lediglich für den Besichtigungszeitraum, zum Beispiel also Freitag, zwischen 9 und 9.30 Uhr. Der Interessent steht vor der Tür und entriegelt die Tür über sein Smartphone. Um 9.30 Uhr erlischt die Zutrittsberechtigung automatisch, die Tür ist mit dem Smartphone des Mietinteressenten nicht mehr zu öffnen. Die Zutrittsberechtigungen für weitere Mietinteressenten können für die Zeiten direkt im Anschluss vergeben werden, also zum Beispiel ab 9.45 Uhr. An einem Tag können sich so zahlreiche Interessenten die Wohnung anschauen, ohne dass es auch nur einen persönlichen Kontakt gibt.

 

Der Verwalter hat zu jeder Zeit die Zutrittshoheit. Er weiß zu jedem Zeitpunkt, wer gerade die Wohnungstür öffnen kann und kann bei Bedarf vergebene Zutrittsrechte in Echtzeit wieder entziehen.

 


 

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Use Case “Bau- und Sanierungsarbeiten”

Bereits während der Bau- oder Sanierungsphase können Haus- und Wohnungstüren sowie Türen zu Technik- und Wirtschaftsräumen mit KIWI ausgestattet werden. Die Zutrittsrechte der als Bauzylinder dienenden digitalen KIWI-Schlösser werden ebenfalls am Computer des Hausverwalters vergeben und wieder entzogen. Handwerker und andere Dienstleister nutzen ebenfalls die kostenlose Smartphone-App, um Türen zu öffnen. Die zahlreichen persönlichen Treffen mit Handwerksunternehmen oder einzelnen Handwerkern sind auch hier hinfällig.

 

Wurden Zutrittsrechte zeitlich begrenzt vergeben, zum Beispiel ausschließlich für die Dauer des Handwerkerauftrags, erlöschen die Zutrittsrechte automatisch, sobald die Frist abgelaufen ist. Der Verwalter muss also nichts weiter tun.

 

Herkömmliche Schließsysteme: 20 Schritte für die Übergabe eines Schlüssels!

Ein KIWI-Kunde hat nachgezählt: Ganze 20 Schritte sind für eine Hausverwaltung notwendig, um einem Mieter die neuen Schlüssel für eine neue Wohnung zu überreichen – wohlgemerkt, wenn es sich um klassische Metallschlüssel handelt. Bei einer digitalen Schließanlage bleibt nur noch ein Bruchteil der Schritte übrig; der Aufwand, den sich Verwalter sparen können, ist gewaltig. Die zahlreichen persönlichen Kontakte, die bei einer herkömmlichen Schließanlage notwendig sind, fallen ebenfalls weg.

Die Vorteile von KIWI auf einen Blick

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen einer herkömmlichen Schließanlage mit Schlüsseln aus Metall und einer digitalen Schließanlage von KIWI. Die Empfänger von Schlüsseln (“Nutzer”) sind nicht nur Mieter, sondern auch Dienstleister wie zum Beispiel Handwerker.

 

(Nutzer von mobilen Endgeräten drehen ihr Gerät um 90 Grad für eine optimale Darstellung der folgenden Tabelle.)

 

VorgangHerkömmliches Schließanlage mit SchlüsselnDigitale Schließanlage von KIWI
Schlüsselübergaben  Mechanische Schlüssel werden bei einem neuen Nutzer ggf. angefertigt, manuell hinterlegt und persönlich ausgehändigt. Persönliche Treffen und damit verbundene Arbeitswege kosten Zeit. Wird Nutzern das Zutrittsrecht entzogen, werden Schlüssel manuell wieder eingesammelt.Elektronische Schließsysteme machen Schlüsselübergaben überflüssig. Zutrittsrechte werden direkt in der Verwaltungsplattform hinzugefügt oder gelöscht. Persönliche Termine sind also hinfällig. Gästen oder Handwerkern können zudem zeitlich begrenzte Zutrittsrechte eingeräumt werden, die auf Wunsch automatisch erlöschen können.
SchlüsselprotokolleBei der Ausgabe mechanischer Schlüssel werden Ausgabe und Rücknahme protokolliert. Dieses erfolgt in der Regel händisch, per Excel-Tabelle oder mit Hilfe einer Verwaltungssoftware.In der Verwaltungsplattform ist für den Verwalter jederzeit einsehbar, wer zu welchen Türen Zutrittsrechte besitzt.
Diebstahl / SchlüsselverlustBei Schlüsselverlust muss jedes Schloss, das sich mit dem verlorenen Schlüssel öffnen lässt, ausgetauscht werden. Im schlimmsten Fall betrifft dies die komplette Schließanlage.Ist ein Transponder unauffindbar, kann dieser in Echtzeit gesperrt werden und wird mit sofortiger Wirkung unbrauchbar gemacht. Wird der Transponder wiedergefunden, kann das Gerät umgehend wieder aktiviert werden.
SchlüsselkopienOhne Kopierschutz sind sich Eigentümer nie sicher, wie viele Schlüsselkopien erstellt wurden und in Umlauf sind.Es können keine Schlüsselkopien erstellt werden.
Entziehen von ZutrittsberechtigungenZutrittsberechtigungen werden durch die Rücknahme von ausgehändigten Schlüsseln entzogen. Der Entzug einer Zutrittsberechtigung wird manuell dokumentiert. Ob ein Mieter sämtliche Schlüssel (eventuell selbst erstellte Zweitschlüssel) ausgehändigt hat, ist nicht gesichert.Zutrittsberechtigungen werden über die Verwaltungsplattform des digitalen Schließsystems mit wenigen Mausklicks in Echtzeit entzogen. Die Beendigung der Zutrittsberechtigung wird im System automatisch dokumentiert und geschieht also “aus der Ferne”. Ein persönliches Treffen ist auch hier nicht notwendig. Sollte ein Zutrittsmedium wie z. B. ein Transponder vom Vermieter nicht zurückgegeben worden sein, kann das Gerät ebenfalls per Mausklick deaktiviert werden.
SicherheitBei einem Schlüsselverlust ist die Sicherheit des Gebäudes so lange nicht gegeben, bis der oder die betreffenden Schließzylinder ausgetauscht wurden. Zudem ist die Schlüsselhoheit nicht gegeben: Ob und wie viele Nachschlüssel im Umlauf sind, ist nicht nachzuvollziehen.Da verlustige Transponder umgehend deaktiviert werden können, ist das Gebäude lediglich bis zu dem Augenblick unsicher, zu dem der Verlust bemerkt wurde. 

Die Anbindung von KIWI in bestehende ERP-Systeme funktioniert in der Regel reibungslos. Voraussetzung ist lediglich eine offene API (Schnittstelle), die auch die Anbindung an weitere Softwarelösungen ermöglicht. Wohnungsunternehmen, die beispielsweise das Serviceportal Mareon nutzen, können KIWI-Türen auch über dieses Portal verwalten.

 


 

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Hannah Nöthig

Hannah Nöthig ist seit Oktober 2018 Geschäftsführerin & COO bei KIWI. In dieser Position leitet sie KIWI's Operations-, Finance & Legal Team. Daneben treibt sie übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran. Sie ist unsere Expertin rund um das Thema "Schlüssel". Sie finden Sie auf LinkedIn.

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