Die Digitalisierung wohnungswirtschaftlicher Prozesse ist in den vergangenen Jahren stark vorangeschritten und hat zu schnelleren und komfortableren Arbeitsprozessen bei Bestandshaltern und Immobilienverwaltern geführt. Auch der Vermietungsprozess ist bei den meisten Wohnungsunternehmen bereits eingehend digitalisiert – jedoch nicht abschließend.
Während Arbeitsschritte wie das Vermarkten der Wohnung, das Koordinieren von Besichtigungsterminen sowie die Kommunikation mit den Interessenten bereits häufig digital ablaufen, so wird der Mietvertrag bisher auf dem traditionellen Weg geschlossen. Zwar ist der digitale Vertragsabschluss die logische Fortführung eines digitalen und effizienten Vermietungsprozesses, doch waren es rechtliche Hürden, die den Einsatz einer elektronischen Signatur für den Mietvertrag verhinderten. Bis jetzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Handschriftlich unterzeichnete Mietverträge binden wertvolle Personal- und Archivierungsressourcen und verursachen zudem Druck- und Portokosten.
- Bislang verhinderten rechtliche Hürden den flächendeckenden Einsatz von digitalen Unterschriften.
- Die Vermietungsplattform Immomio hat diese rechtlichen Hürden überwunden und bietet die erste rechtssichere elektronische Signatur für Mietverträge an.
Die handschriftliche Unterschrift unter einem Mietvertrag ist schnell erledigt, jedoch bindet die Vertragsvorbereitung und Terminkoordination wertvolle Personalressourcen. Auch für den Termin der Vertragsunterzeichnung selbst muss der zuständige Mitarbeiter mindestens 30 Minuten seiner Zeit blocken. So greifen schon heute einige Vermieter zum Postversand, um ihren Aufwand zu minimieren. Jedoch birgt auch der Postversand seine Tücken.
Einerseits besteht das Risiko des Vertragswiderrufs, da es ein Fernabsatzgeschäft sein kann. Andererseits dauert der Prozess in der Regel 11 bis 14 Tage – von der Erstellung des Mietvertrags, über die Signatur mehrerer Parteien bis hin zur Archivierung. Dazu kommen die Kosten für Material und Porto.
Rechtliche Hürden
Die Vorteile der digitalen Signatur von Mietverträgen liegen auf der Hand, jedoch haben rechtliche Hürden den Einsatz bisher verhindert. Zwar bedürfen Mietverträge per Gesetz nicht der Schriftform und sind somit mit einer einfachen elektronischen Signatur bereits rechtsbindend. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Vertrag als PDF versandt wird und der Mieter seine Signatur als Bild einfügt. Jedoch hält diese einfache elektronische Signatur vor Gericht in der Regel nicht als Beweismittel stand.
Um ein der handschriftlichen Unterschrift vergleichbares Sicherheitsniveau zu erlangen, ist eine sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur notwendig. Diese führt zur Beweislastumkehr und, wenn Sie mit einem starken Identifizierungsverfahren verbunden ist, stellt die fortgeschrittene elektronische Signatur ein sicheres Beweismittel dar.
Eine elektronische Signatur kann den Signaturprozess auf wenige Stunden reduzieren. Gleichzeitig werden Druck- und Portokosten gespart und ganz nebenbei auch noch die Umwelt geschont. Auch für Mietverträge, die im Büro signiert werden sollen, bietet die elektronische Signatur Vorteile. Ebenso entfallen hier die Druckkosten und das vollständig digitale Dokument kann ohne Scan in optimaler Qualität digital archiviert werden.
Der rechtssichere digitale Mietvertrag
Die digitale Mietvertragssignatur von Immomio hat diese rechtlichen Hürden erfolgreich überwunden und stellt die erste rechtssichere elektronische Signatur für Mietverträge dar. Der Signaturprozess ist für Mieter in vier leicht verständliche Schritte aufgebaut.
Im ersten Schritt erhält der potentielle Mieter die Einladung zur Unterschrift per E-Mail. Über einen Link gelangt er zum Online-Signaturprozess, wo er zuerst die Richtigkeit seiner erfassten Daten bestätigt. Anschließend, in einem zweiten Schritt, wird das Datum des Besichtigungstermins von Mieter abgefragt, um das Widerrufsrecht auszuschließen. Im dritten Schritt verifiziert sich der Mieter über einen eigens von Immomio entwickelten Identifizierungsprozess. Dabei wird die vom Mieter angegebene Bankverbindung über eine Datenbank mit seinen Personendaten abgeglichen. Wurde die Eigentümerschaft des Bankkontos bestätigt, erhält der Mieter den Verifizierungscode zum Öffnen des Mietvertrags im Verwendungszweck einer Echtzeitüberweisung. Diese kann der Mieter innerhalb weniger Minuten in seinem Online-Banking-Konto abrufen und im letzten Schritt in den Signaturprozess eingeben.
[newsletter-box]Die eindeutige Identifizierung
Durch die Eingabe des Verifizierungscodes bei Immomio wird die Identität des Mieters zweifelsfrei sichergestellt, da sowohl die Eigentümerschaft des Bankkontos geprüft wurde und durch die Eingabe des Codes der Mieter den Zugriff auf dieses Konto bestätigt. Dabei ist der Identifizierungsprozess nicht nur sicher, sondern dank des Echtzeitüberweisungsverfahrens auch schnell.
Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten. Nach der Eingabe des Codes kann der Mieter den Vertrag einsehen. Die eigentliche Signatur erfolgt einfach per Maus, Trackpad oder mit dem Finger und ist sowohl auf PCs als auch Mobiltelefonen möglich.
Die Signatur und Identität des Mieters werden in einem Zertifikat gespeichert, welches unveränderbar mit dem Dokument verknüpft ist. So kann es später als Beweismittel verwendet werden und die Echtheit des Dokuments kann jederzeit über Verifizierungstools online geprüft werden.
Soll der Vertrag im Büro des Vermieters signiert werden, so entfällt der Identifizierungsprozess per Echtzeitüberweisung. An dessen Stelle tritt die Personalausweiskontrolle durch den Vermietungsmitarbeiter, bevor auf einem Tablet alle Parteien gemeinsam den Vertrag signieren.
Besichtigungen und Widerruf
Da bei Fernabsatzgeschäften Verbrauchern grundsätzlich ein Widerrufsrecht zusteht, nimmt der Immomio-Prozess auch hierauf Rücksicht. Ein Widerrufsrecht liegt jedoch nur vor, wenn kein Besichtigungstermin stattgefunden hat. Daher muss der Mieter im Prozess angeben, ob er die Wohnung bereits besichtigt hat. Diese Bestätigung unterschreibt der Mieter als automatisch generierte Vertragsanlage, sodass das Widerrufsrecht ausgeschlossen ist. Daher ist es ratsam, auch in den Zeiten der durch Corona verursachten Kontaktverbote Besichtigungen durchzuführen. Dabei gibt es verschiedene Wege kontaktlose Besichtigungen durchzuführen.
KIWI-Vermieter können zum Beispiel Interessenten per kostenloser KIWI App in die Wohnung lassen. Der Interessent steht vor dem Objekt, betätigt die App und kann die Wohnung betreten, ohne dass der Vermieter vor Ort ist.
Vermieter, die ihre Türen noch nicht mit KIWI ausgestattet haben, können auf die Livevideo-Besichtigung von Immomio zurückgreifen, bei der entweder der Vormieter oder, bei leerstehenden Wohnungen, der Vermieter die Interessenten per Videostream mit einer App durch die Wohnung führt.
Sollte trotz all dieser Möglichkeiten keine Besichtigung stattgefunden haben, kann der Vermieter einstellen, dass er das Widerrufsrisiko bereit ist zu tragen. In diesem Fall wird dem Vertrag eine rechtskräftige Widerrufsbelehrung angehängt.
[download-schliessanlage]Einfache Nutzung
Auf Vermieterseite wurde höchste Priorität auf eine einfache Nutzung ohne zusätzliche Logins gelegt. Sobald alle Mieter den Vertrag unterschrieben haben, erhalten die Zeichnungsberechtigten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Signatur. Der Prozess kann per Klick aus der E-Mail gestartet werden und benötigt auch keine Bankidentifizierung. Auf Wunsch können Vermieter auch einstellen, dass sie vor den Mietern signieren wollen. Nachdem jede Partei unterschrieben hat, wird das fertige Vertragsdokument per E-Mail-Link an alle Unterzeichner versand.
Integration in bestehende Infrastruktur
Aufgebaut ist die digitale Mietvertragssignatur als eigenständiges Modul, sodass auch Vermieter, die nicht die Immomio Vermietungslösung im Einsatz haben, den digitalen Mietvertrag nutzen können. Die Signaturplattform von Immomio stellt keine Vertragsvorlagen bereit, sondern ermöglicht es dem Vermieter seine eigenen Verträge digital zu signieren.
Über eine moderne und verschlüsselte Schnittstelle lässt sich die digitale Signatur nahtlos in jeden bestehenden Vermietungsprozess integrieren. So kann sowohl der digitale Versand des Vertrags aus dem ERP-System heraus angestoßen werden, als auch die Archivierung des Dokuments nach erfolgreichem Abschluss automatisiert werden. (S. a. “PropTechs: Darum geht es nicht ohne offene Schnittstellen (API)“.)
Mit dem digitalen Mietvertrag ist ein weiterer elementarer Schritt zur Digitalisierung der Immobilienwirtschaft getan. Mit Immomio ist es nun möglich, den gesamten Vermietungsprozess end-to-end digital abzubilden, ohne Abstriche bei der Rechtssicherheit hinnehmen zu müssen.
Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Immomio.
Als Anbieter eines webbasierten Interessentenmanagements bündelt Immomio den kompletten Vermietungsprozess, von der Qualifizierung und Beantwortung aller Anfragen bis hin zur Koordination von Besichtigungsterminen in nur einem Tool. Über 120 Immobilienverwalter, -bestandshalter und -makler setzen Immomio bereits für ihren Vermietungsprozess ein. Darüber hinaus ist Immomio Partner von der Aareon AG und der Haufe Group.
Tolle Entwicklung von immomio in die richtige, da logische Richtung, die ich bei meiner nächsten Vermietung unbedingt ausprobieren werde.
Weiter so, KIWI, mit Informationen zu neuesten Entwicklungen rund um die Immobilie!