Stolperstein Betriebskostenabrechnung: Tipps für Vermieter

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Zufriedene Mieter, stressfreie Hausverwaltung – das wünscht sich jeder Vermieter. Beim Thema Betriebskostenabrechnung kann allerdings einiges schief gehen. Insbesondere wenn es zur Modernisierung kommt, gibt es oft noch einige Unklarheiten.

Betriebskosten oder Nebenkosten – wo liegt der Unterschied?

Betriebskosten entstehen für Grundstücks- oder Immobilieneigentümer laufend. Nicht zu verwechseln sind die Betriebskosten mit den sogenannten Nebenkosten. Umgangssprachlich werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Tatsächlich fallen Nebenkosten aber bei gewerblichen Immobilien an und umfassen mehr Positionen als die Betriebskosten bei Mietwohnungen.

Im Jahr 2004 trat die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in Kraft. Laut dieser lassen sich Betriebskosten wie folgt definieren:

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden. (Quelle: Bundesgesetzblatt)

Die Betriebskosten – was gehört dazu?

Betriebskosten sind sowohl für Vermieter als auch Mieter ein großes Thema. Dabei sollte man genau über deren Definition und Art der Abrechnung Bescheid wissen. Fehler können nämlich teuer werden. Insbesondere für den Vermieter. Durch formale Fehler, die oft auf Missverständnissen oder ungenauen Informationen beruhen, können Betriebskostenabrechnungen unwirksam werden. Oder lapidar formuliert: der Vermieter bleibt auf seinen Kosten sitzen.
Daher sollte man bestens informiert sein darüber, welche Kosten im Rahmen der Betriebskosten auf den Mieter umlagefähig sind und welche nicht.

Betriebskosten werden zu Beginn des Mietverhältnisses zusätzlich zu der Kaltmiete einer Wohnung zwischen Mieter und Vermieter vereinbart. Umgangssprachlich spricht man daher von der „zweiten Miete“. Zugrunde liegt bei der Berechnung ein entsprechender Verteilerschlüssel.
Aus welchen Posten setzen sich die Betriebskosten zusammen?

	Entsprechend der BetrKV sind zu den Betriebskosten dazuzurechnen:
1	Die Grundsteuer
2	Entwässerung
3	Kaltwasser und Warmwasser
4	Heizung
5	Aufzugskosten
6	Entsorgung von Müll
7	Schornsteinreinigung
8	Hausreinigung
9	Winterdienst
10	Straßenreinigung
11	Gartenpflege
12	Beleuchtung
13	Sach- und Haftpflichtversicherung
14	Gemeinschaftsantenne und Verteileranlage für Breitbandkabel
15	Kosten des Hauswarts
16	Maschinelle Wascheinrichtungen
17	Sonstiges

Warme und kalte Betriebskosten

Neben den obigen Posten gibt es außerdem die Unterscheidung in warme und kalte Betriebskosten. Diese unterscheiden sich in Form der Abrechnung (mehr dazu im Absatz Verteilerschlüssel). Die warmen Betriebskosten (Warmwasser und Heizung) müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Die kalten Betriebskosten können variabel abgerechnet werden.

Weitergehend sind die Bestandteile der laufenden Kosten, die eine Immobilie verursacht, gelistet, die nicht zu den Betriebskosten zu zählen sind.

Diese Kosten gehören nicht zur Betriebskostenabrechnung

1. Verwaltungskosten, wie die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen,
die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung

2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
(Quelle: Bundesgesetzblatt)

Zusammengefasst gehören also die Kosten für Reparaturen, die Verwaltung des Objekts und Instandhaltungskosten nicht dazu.

Was sind Fristen für die Betriebskostenabrechnung?

Betriebskostenabrechnungen sind nicht an das Kalenderjahr gebunden. Entscheidend ist nur, dass der Abrechnungszeitraum immer 12 Monaten entspricht. Es ist daher auch geboten, einen Abrechnungszeitraum vom 1. August bis 31. Juli des Folgejahres zu vereinbaren. Dieser kann niemals verkürzt oder verlängert werden, auch nicht durch eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag.

Nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes hat der Vermieter weitere 12 Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnungen an seine Mieter zu übermitteln. Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlungen, sowie die Forderung des Mieters auf Nachzahlungen verjährt nach drei Jahren zum Ende des Jahres. Unerheblich ist dabei, ob zu dem Zeitpunkt noch ein Mietverhältnis besteht.

Zu beachten ist unbedingt der Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter, nicht der Poststempel. Erhält der Mieter in diesem Fall erst nach dem 31. Juli 2019 die Betriebskostenabrechnung ist er nicht mehr zu eventuell anfallenden Nachzahlungen verpflichtet, kann aber Ansprüche auf Rückzahlungen geltend machen.

Die jährliche Betriebskostenabrechnung – typische Fehler

Grundsätzlich können Betriebskosten auf zwei Arten berechnet werden: durch die Betriebskostenvorauszahlung oder die Betriebskostenpauschale.

Standard: Betriebskostenvorauszahlung

Bei der Betriebskostenvorauszahlung findet eine Vorleistung seitens des Mieters statt. Am Jahresende erfolgt eine Abrechnung durch den Vermieter. Die sogenannte Betriebskostenabrechnung beinhaltet eine detaillierte Übersicht aller angefallenen Kosten. Dadurch gewinnt der Abrechnungsprozess auch für den Mieter an Transparenz. Je nach Verhältnis der Vorauszahlungen und der tatsächlichen angefallenen Kosten fällt für den Mieter entweder eine Rück- oder Nachzahlung an.

Ein klassischer Fehler, der bei der Betriebskostenabrechnung anfallen kann, ist das zu späte Einreichen der Abrechnung an den Mieter. Erhält dieser das Dokument nach Ablauf der Frist, wird die Betriebskostenabrechnung nicht mehr wirksam. Entsprechende Nachzahlungen an den Vermieter sind also nicht mehr zu entrichten.

Außerdem kommt es immer wieder vor, dass die Betriebskostenabrechnung unvollständig ist. Enthält sie nicht die Mindestanforderung der mitzuteilenden Daten, wird diese nicht fällig, da die Vereinbarung somit unwirksam wird. Zu diesen Angaben gehören:

• eine Auflistung der Gesamtkosten,
• Informationen zum angewendeten Verteilerschlüssel,
• eine nachvollziehbare Berechnung des zu zahlenden Anteils auf die vermietete Wohnung,
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen seitens des Mieters

Fehler und Unstimmigkeiten, die die Abrechnung nicht transparent machen, sind ebenfalls zu vermeiden. Die Auflistung und Summe muss für den Mieter nachvollziehbar und zu berechnen sein.

Während sich der Vermieter bei der Umlage der Betriebskosten frei für einen Verteilerschlüssel entscheiden kann, ist er bei der Verteilung der Heizkosten an gesetzliche Vorgaben gebunden. Hier müssen mindestens 50 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Vermieter muss also die Wohnung seiner Mieter mit den nötigen Messgeräten ausstatten um eine ordnungsgemäße Abrechnung gewähren zu können.

Eindeutig nicht umlagefähig sind sogenannte Verwaltungskosten. Dazu zählen auch Punkte, die im Rahmen von Service-Verträgen mit Verwaltern oft abgeschlossen werden. Etwa eine Telefonhotline, jährlicher Geräteaustausch etc. Auf diese Kostenpunkte ist eine Betriebskostenumlage nicht anwendbar.

Außerdem liegt eine Fehlerquelle bei der Betriebskosten-Erhöhung trotz fehlender Öffnungsklausel im Mietvertrag. Insbesondere bei älteren Mietverträgen (abgeschlossen vor 2004) sind die für die Wohnung anfallenden Betriebskostenpunkte oftmals abschließend aufgelistet. In diesem Fall kann man nicht ohne weiteres neue Betriebskostenpunkte ansetzen. Stattdessen muss sich der Vermieter das schriftliche Einverständnis seines Mieters einholen.

Zudem darf nicht vergessen werden, dass auch leerstehende Wohnungen in der Kostenaufstellung berücksichtigt werden müssen. Das bedeutet, dass Positionen, die sich auf alle Mieter verteilen, wie beispielsweise Reinigungskosten oder Gartenpflege, auch auf unvermietete Wohnungen zu gleichen Teilen verteilt werden. Die anfallenden Kosten übernimmt der Vermieter.

Die Vorauszahlungen, die der Mieter monatlich leistet, können angepasst werden. Diese Anpassung kann nach der erfolgten Betriebskostenabrechnung durchgeführt werden, sollten tatsächliche Kosten zu stark von den Vorauszahlungen abweichen. Hierbei kann eine Anpassung in beide Richtungen passieren, also sowohl eine Erhöhung, als auch eine Senkung der Vorauszahlungen.

Tipp für Vermieter: Zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung finden Sie hier unsere praktische Checkliste:

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Die Alternative: Betriebskostenpauschale

Die zweite Art der Abrechnung ist eine sogenannte Betriebskostenpauschale. Dabei handelt es sich um eine monatliche Gebühr in angemessener Höhe. Diese berücksichtigt mögliche Schwankungen in der Kalkulation, verzichtet aber auf Nachzahlungen und Erstattungen. Der Mieter bezahlt also nicht seinen tatsächlichen Verbrauch, sondern eine monatliche Pauschale. Im Laufe der Zeit kann es vorkommen, dass die vereinbarte Pauschale die Kosten nicht mehr deckt. In diesem Fall kann sie nur erhöht werden, sollte diese Möglichkeit im Mietvertrag eingeräumt worden sein.

Betriebskostenspiegel: Wie gehe ich als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung an?

Als Leitfaden können sich sowohl Vermieter als auch Mieter an dem sogenannten Betriebskostenspiegel orientieren. Dieser liefert einen Durchschnittswert tatsächlich abgerechneter Betriebskosten über einen bestimmten Zeitraum. Mit seiner Hilfe kann man schnell Fälle erkennen, bei denen die Betriebskosten deutlich über oder unter dem üblichen Niveau liegen. Eine individuelle Prüfung ist allerdings immer notwendig, da die Höhe der Kosten stark von der einzigartigen Beschaffenheit der Immobilie abhängen kann.

Jetzt wird abgerechnet! Die Verteilerschlüssel zum Berechnen der Betriebskosten

Die Abrechnung der Betriebskosten folgt einem bestimmten Konzept. Dabei gibt es insgesamt vier verschiedene Vorgehensweisen, nach denen die Berechnung stattfinden kann. Idealerweise sollte dies bereits im Mietvertrag festgelegt sein. Denn um Transparenz zwischen Vermieter und Mieter zu schaffen, muss der angewendete Verteilerschlüssel offen gelegt werden. Mehrere Verteilerschlüssel können in der Abrechnung kombiniert werden.

Verteilerschlüssel 1: Verbrauch

Die Möglichkeit nach Verbrauch abzurechnen, beschränkt sich natürlich auf die Art von Betriebskosten, die verbrauchsabhängig sind. Dazu zählen beispielsweise Wasserkosten. Jeder Haushalt besitzt in der Regel einen separaten Wasserzähler, der abgelesen wird. Bei warmen Heizkosten zum Beispiel ist die Abrechnung nach Verbrauch per Gesetz verpflichtend.

Verteilerschlüssel 2: Anteil an der Wohnfläche

Diese ist die herkömmliche Art der Abrechnung und greift automatisch dann, wenn im Mietvertrag kein anderer Verteilerschlüssel festgelegt wurde.

Hierbei geht man davon aus, dass die Gesamtmenge der Quadratmeterzahl aller Wohnungen 100% der Betriebskosten entspricht. Von diesen 100 % werden die Anteile der Kosten auf die Flächen der individuellen Wohnungen runtergerechnet. Gibt es also in einem Mehrfamilienhaus insgesamt 400 Quadratmeter Wohnfläche, entspricht dies 100 % der Betriebskosten. Mieter Schmidt bewohnt eine 70 Quadratmeter große Wohnung. Auf ihn entfallen demnach 17,5% der Betriebskosten.

Verteilerschlüssel 3: Anzahl der Personen

Ein ähnliches Beispiel findet sich auch für die Abrechnung nach Personenanzahl. Leben in einem Mehrfamilienhaus beispielsweise zwei Pärchen, eine vierköpfige Familie und zwei Singles, gibt es insgesamt zehn Personen. Auf diese zehn Personen werden die 100 % der Betriebskosten gleichmäßig verteilt. So bezahlt ein Zwei-Personen-Haushalt 20 % der Kosten, die vierköpfige Familie 40 %.

Verteilerschlüssel 4: Wohneinheiten

Im Gegensatz zu Verteilerschlüssel 3 erspart die Aufteilung nach Wohneinheiten dem Vermieter einiges an Verwaltungsaufwand. Allerdings führt dieser Verteilerschlüssel schnell zu Ungerechtigkeit. Gibt es in einem Mehrfamilienhaus fünf Wohneinheiten, muss jede davon ein Fünftel der kalten Betriebskosten übernehmen.

Modernisierungsumlage

Unter bestimmten Umständen können ebenfalls die Kosten einer Modernisierung umgelegt werden. Allerdings nicht über die Betriebskosten, sondern durch eine Anpassung der Kaltmiete. Dazu müssen einige Kriterien erfüllt sein. Es darf sich beispielsweise nicht um eine gewöhnliche Reparatur oder Instandhaltungsmaßnahme handeln. Als Modernisierung gelten Veränderungen, die das Objekt in einen modernen Zustand versetzen. So zum Beispiel Maßnahmen zur Energieeinsparung wie Wärmedämmung.

Genaue Hintergrundinformationen zu Definition und Abgrenzung finden Sie in diesem Beitrag zum Thema Modernisierungsumlage.

Elektronisches Schließsystem KIWI: Kosten sind umlagefähig

In Deutschland

Je nach Vertragsmodell ist das digitale Zugangssystem von KIWI umlegbar: Beim KIWI Betreibervertrag lassen sich die Kosten für KIWI auf die sonstigen Betriebskosten umlegen. In diesem Fall muss KIWI unter dem Punkt sonstige Betriebskosten im Mietvertrag genannt werden. Bei der Alternative KIWI Kauf lassen sich die Investitionskosten über eine Bagatellmodernisierung umlegen.

Die Umlagefähigkeit der Kosten für KIWI bestätigt ein Gutachten der Kanzlei GreenbergTraurig. Wohnungsunternehmen stellen wir das Gutachten als Download zur Verfügung. Bei Interesse hinterlassen Sie uns bitte Ihre Kontaktdaten.

In der Schweiz

Auch in der Schweiz gilt: Wohnungsunternehmen mit einem KIWI Betreibervertrag können die Kosten über die Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Die Betriebskostenregel wird hier sogar noch umfassender angewandt, indem auch die Umlage geänderter Betriebskosten auf bestehende Mietverträge möglich ist.