Stolperstein Betriebskostenabrechnung: Tipps f├╝r Vermieter

Lesezeit: 8 Minuten

Zufriedene Mieter, stressfreie Hausverwaltung ÔÇô das w├╝nscht sich jeder Vermieter. Beim Thema Betriebskostenabrechnung kann allerdings einiges schief gehen. Insbesondere wenn es zur Modernisierung kommt, gibt es oft noch einige Unklarheiten.

Betriebskosten

Das Wichtigste in K├╝rze:

  • Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter: Sp├Ątestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes.
  • Zwei M├Âglichkeiten: J├Ąhrliche Betriebskostenabrechnung oder alternativ als Betriebskostenpauschale ohne R├╝ckzahlungen.
  • Vier Verteilerschl├╝ssel: Nach Verbrauch, Wohnfl├Ąche, Personenanzahl im Haushalt oder Wohneinheiten des Mehrfamilienhauses.
  • Checkliste: Typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung vermeiden.

Betriebskosten oder Nebenkosten – wo liegt der Unterschied?

Betriebskosten entstehen f├╝r Grundst├╝cks- oder Immobilieneigent├╝mer laufend. Nicht zu verwechseln sind die Betriebskosten mit den sogenannten Nebenkosten. Umgangssprachlich werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Tats├Ąchlich fallen Nebenkosten aber bei gewerblichen Immobilien an und umfassen mehr Positionen als die Betriebskosten bei Mietwohnungen.

Betriebskosten fallen bei Mietwohnungen an. Von Nebenkosten spricht man bei gewerblichen Immobilien.

Im Jahr 2004 trat die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in Kraft. Laut dieser lassen sich Betriebskosten wie folgt definieren:

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigent├╝mer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundst├╝ck oder durch den bestimmungsm├Ą├čigen Gebrauch des Geb├Ąudes, der Nebengeb├Ąude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundst├╝cks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigent├╝mers oder Erbbauberechtigten d├╝rfen mit dem Betrag angesetzt werden, der f├╝r eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden k├Ânnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden. (Quelle: Bundesgesetzblatt)

Die Betriebskosten ÔÇô was geh├Ârt dazu?

Betriebskosten sind sowohl f├╝r Vermieter als auch Mieter ein gro├čes Thema. Dabei sollte man genau ├╝ber deren Definition und Art der Abrechnung Bescheid wissen. Fehler k├Ânnen n├Ąmlich teuer werden. Insbesondere f├╝r den Vermieter. Durch formale Fehler, die oft auf Missverst├Ąndnissen oder ungenauen Informationen beruhen, k├Ânnen Betriebskostenabrechnungen unwirksam werden. Oder lapidar formuliert: der Vermieter bleibt auf seinen Kosten sitzen.
Daher sollte man bestens informiert sein dar├╝ber, welche Kosten im Rahmen der Betriebskosten auf den Mieter umlagef├Ąhig sind und welche nicht.

Betriebskosten werden zu Beginn des Mietverh├Ąltnisses zus├Ątzlich zu der Kaltmiete einer Wohnung zwischen Mieter und Vermieter vereinbart. Umgangssprachlich spricht man daher von der ÔÇ×zweiten MieteÔÇť. Zugrunde liegt bei der Berechnung ein entsprechender Verteilerschl├╝ssel.
Aus welchen Posten setzen sich die Betriebskosten zusammen?

 Entsprechend der BetrKV sind zu den Betriebskosten dazuzurechnen:
1Die Grundsteuer
2Entw├Ąsserung
3Kaltwasser und Warmwasser
4Heizung
5Aufzugskosten
6Entsorgung von M├╝ll
7Schornsteinreinigung
8Hausreinigung
9Winterdienst
10Stra├čenreinigung
11Gartenpflege
12Beleuchtung
13Sach- und Haftpflichtversicherung
14Gemeinschaftsantenne und Verteileranlage f├╝r Breitbandkabel
15Kosten des Hauswarts
16Maschinelle Wascheinrichtungen
17Sonstiges
 

Achtung!
Im Mietvertrag muss genau geregelt sein, welche regelm├Ą├čig anfallenden Kosten unter ÔÇťSonstigesÔÇŁ j├Ąhrlich zu verbuchen sind.

Warme und kalte Betriebskosten

Neben den obigen Posten gibt es au├čerdem die Unterscheidung in warme und kalte Betriebskosten. Diese unterscheiden sich in Form der Abrechnung (mehr dazu im Absatz Verteilerschl├╝ssel). Die warmen Betriebskosten (Warmwasser und Heizung) m├╝ssen nach tats├Ąchlichem Verbrauch abgerechnet werden. Die kalten Betriebskosten k├Ânnen variabel abgerechnet werden.

Weitergehend sind die Bestandteile der laufenden Kosten, die eine Immobilie verursacht, gelistet, die nicht zu den Betriebskosten zu z├Ąhlen sind.

Diese Kosten geh├Âren nicht zur Betriebskostenabrechnung

1. Verwaltungskosten, wie die Kosten der zur Verwaltung des Geb├Ąudes erforderlichen Arbeitskr├Ąfte und Einrichtungen,
die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter pers├Ânlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten f├╝r die gesetzlichen oder freiwilligen Pr├╝fungen des Jahresabschlusses und die Kosten f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung

2. die Kosten, die w├Ąhrend der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsm├Ą├čigen Gebrauchs aufgewendet werden m├╝ssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen M├Ąngel ordnungsgem├Ą├č zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
(Quelle: Bundesgesetzblatt)

Zusammengefasst geh├Âren also die Kosten f├╝r Reparaturen, die Verwaltung des Objekts und Instandhaltungskosten nicht dazu.

Was sind Fristen f├╝r die Betriebskostenabrechnung?

Betriebskostenabrechnungen sind nicht an das Kalenderjahr gebunden. Entscheidend ist nur, dass der Abrechnungszeitraum immer 12 Monaten entspricht. Es ist daher auch geboten, einen Abrechnungszeitraum vom 1. August bis 31. Juli des Folgejahres zu vereinbaren. Dieser kann niemals verk├╝rzt oder verl├Ąngert werden, auch nicht durch eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag.

Nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes hat der Vermieter weitere 12 Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnungen an seine Mieter zu ├╝bermitteln. Der Anspruch des Mieters auf R├╝ckzahlungen, sowie die Forderung des Mieters auf Nachzahlungen verj├Ąhrt nach drei Jahren zum Ende des Jahres. Unerheblich ist dabei, ob zu dem Zeitpunkt noch ein Mietverh├Ąltnis besteht.

Ein Beispiel:

  • 1. August 2017 – 31. Juli 2018: Abrechnungszeitraum
  • 1. August 2018 – 31. Juli 2019 Betriebskostenabrechnung muss beim Mieter eingehen
  • 1. Januar 2020 – 31. Dezember 2022 Anspruch auf R├╝ckzahlungen / Nachzahlungen

Zu beachten ist unbedingt der Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter, nicht der Poststempel. Erh├Ąlt der Mieter in diesem Fall erst nach dem 31. Juli 2019 die Betriebskostenabrechnung ist er nicht mehr zu eventuell anfallenden Nachzahlungen verpflichtet, kann aber Anspr├╝che auf R├╝ckzahlungen geltend machen.

Die j├Ąhrliche Betriebskostenabrechnung ÔÇô typische Fehler

Grunds├Ątzlich k├Ânnen Betriebskosten auf zwei Arten berechnet werden: durch die Betriebskostenvorauszahlung oder die Betriebskostenpauschale.

Standard: Betriebskostenvorauszahlung

Bei der Betriebskostenvorauszahlung findet eine Vorleistung seitens des Mieters statt. Am Jahresende erfolgt eine Abrechnung durch den Vermieter. Die sogenannte Betriebskostenabrechnung beinhaltet eine detaillierte ├ťbersicht aller angefallenen Kosten. Dadurch gewinnt der Abrechnungsprozess auch f├╝r den Mieter an Transparenz. Je nach Verh├Ąltnis der Vorauszahlungen und der tats├Ąchlichen angefallenen Kosten f├Ąllt f├╝r den Mieter entweder eine R├╝ck- oder Nachzahlung an.

Ein klassischer Fehler, der bei der Betriebskostenabrechnung anfallen kann, ist das zu sp├Ąte Einreichen der Abrechnung an den Mieter. Erh├Ąlt dieser das Dokument nach Ablauf der Frist, wird die Betriebskostenabrechnung nicht mehr wirksam. Entsprechende Nachzahlungen an den Vermieter sind also nicht mehr zu entrichten.

Au├čerdem kommt es immer wieder vor, dass die Betriebskostenabrechnung unvollst├Ąndig ist. Enth├Ąlt sie nicht die Mindestanforderung der mitzuteilenden Daten, wird diese nicht f├Ąllig, da die Vereinbarung somit unwirksam wird. Zu diesen Angaben geh├Âren:

  • eine Auflistung der Gesamtkosten,
  • Informationen zum angewendeten Verteilerschl├╝ssel,
  • eine nachvollziehbare Berechnung des zu zahlenden Anteils auf die vermietete Wohnung,
  • der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen seitens des Mieters

Fehler und Unstimmigkeiten, die die Abrechnung nicht transparent machen, sind ebenfalls zu vermeiden. Die Auflistung und Summe muss f├╝r den Mieter nachvollziehbar und zu berechnen sein.

W├Ąhrend sich der Vermieter bei der Umlage der Betriebskosten frei f├╝r einen Verteilerschl├╝ssel entscheiden kann, ist er bei der Verteilung der Heizkosten an gesetzliche Vorgaben gebunden. Hier m├╝ssen mindestens 50 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Vermieter muss also die Wohnung seiner Mieter mit den n├Âtigen Messger├Ąten ausstatten um eine ordnungsgem├Ą├če Abrechnung gew├Ąhren zu k├Ânnen.

Eindeutig nicht umlagef├Ąhig sind sogenannte Verwaltungskosten. Dazu z├Ąhlen auch Punkte, die im Rahmen von Service-Vertr├Ągen mit Verwaltern oft abgeschlossen werden. Etwa eine Telefonhotline, j├Ąhrlicher Ger├Ąteaustausch etc. Auf diese Kostenpunkte ist eine Betriebskostenumlage nicht anwendbar.

Au├čerdem liegt eine Fehlerquelle bei der Betriebskosten-Erh├Âhung trotz fehlender ├ľffnungsklausel im Mietvertrag. Insbesondere bei ├Ąlteren Mietvertr├Ągen (abgeschlossen vor 2004) sind die f├╝r die Wohnung anfallenden Betriebskostenpunkte oftmals abschlie├čend aufgelistet. In diesem Fall kann man nicht ohne weiteres neue Betriebskostenpunkte ansetzen. Stattdessen muss sich der Vermieter das schriftliche Einverst├Ąndnis seines Mieters einholen.

Zudem darf nicht vergessen werden, dass auch leerstehende Wohnungen in der Kostenaufstellung ber├╝cksichtigt werden m├╝ssen. Das bedeutet, dass Positionen, die sich auf alle Mieter verteilen, wie beispielsweise Reinigungskosten oder Gartenpflege, auch auf unvermietete Wohnungen zu gleichen Teilen verteilt werden. Die anfallenden Kosten ├╝bernimmt der Vermieter.

Die Vorauszahlungen, die der Mieter monatlich leistet, k├Ânnen angepasst werden. Diese Anpassung kann nach der erfolgten Betriebskostenabrechnung durchgef├╝hrt werden, sollten tats├Ąchliche Kosten zu stark von den Vorauszahlungen abweichen. Hierbei kann eine Anpassung in beide Richtungen passieren, also sowohl eine Erh├Âhung, als auch eine Senkung der Vorauszahlungen.

Tipp f├╝r Vermieter: Zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung finden Sie hier unsere praktische Checkliste:

Die Alternative: Betriebskostenpauschale

Die zweite Art der Abrechnung ist eine sogenannte Betriebskostenpauschale. Dabei handelt es sich um eine monatliche Geb├╝hr in angemessener H├Âhe. Diese ber├╝cksichtigt m├Âgliche Schwankungen in der Kalkulation, verzichtet aber auf Nachzahlungen und Erstattungen. Der Mieter bezahlt also nicht seinen tats├Ąchlichen Verbrauch, sondern eine monatliche Pauschale. Im Laufe der Zeit kann es vorkommen, dass die vereinbarte Pauschale die Kosten nicht mehr deckt. In diesem Fall kann sie nur erh├Âht werden, sollte diese M├Âglichkeit im Mietvertrag einger├Ąumt worden sein.

Betriebskostenspiegel: Wie gehe ich als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung an?

Als Leitfaden k├Ânnen sich sowohl Vermieter als auch Mieter an dem sogenannten Betriebskostenspiegel orientieren. Dieser liefert einen Durchschnittswert tats├Ąchlich abgerechneter Betriebskosten ├╝ber einen bestimmten Zeitraum. Mit seiner Hilfe kann man schnell F├Ąlle erkennen, bei denen die Betriebskosten deutlich ├╝ber oder unter dem ├╝blichen Niveau liegen. Eine individuelle Pr├╝fung ist allerdings immer notwendig, da die H├Âhe der Kosten stark von der einzigartigen Beschaffenheit der Immobilie abh├Ąngen kann.

Jetzt wird abgerechnet! Die Verteilerschl├╝ssel zum Berechnen der Betriebskosten

Die Abrechnung der Betriebskosten folgt einem bestimmten Konzept. Dabei gibt es insgesamt vier verschiedene Vorgehensweisen, nach denen die Berechnung stattfinden kann. Idealerweise sollte dies bereits im Mietvertrag festgelegt sein. Denn um Transparenz zwischen Vermieter und Mieter zu schaffen, muss der angewendete Verteilerschl├╝ssel offen gelegt werden. Mehrere Verteilerschl├╝ssel k├Ânnen in der Abrechnung kombiniert werden.

Verteilerschl├╝ssel 1: Verbrauch

Die M├Âglichkeit nach Verbrauch abzurechnen, beschr├Ąnkt sich nat├╝rlich auf die Art von Betriebskosten, die verbrauchsabh├Ąngig sind. Dazu z├Ąhlen beispielsweise Wasserkosten. Jeder Haushalt besitzt in der Regel einen separaten Wasserz├Ąhler, der abgelesen wird. Bei warmen Heizkosten zum Beispiel ist die Abrechnung nach Verbrauch per Gesetz verpflichtend.

Verteilerschl├╝ssel 2: Anteil an der Wohnfl├Ąche

Diese ist die herk├Âmmliche Art der Abrechnung und greift automatisch dann, wenn im Mietvertrag kein anderer Verteilerschl├╝ssel festgelegt wurde.

Hierbei geht man davon aus, dass die Gesamtmenge der Quadratmeterzahl aller Wohnungen 100% der Betriebskosten entspricht. Von diesen 100 % werden die Anteile der Kosten auf die Fl├Ąchen der individuellen Wohnungen runtergerechnet. Gibt es also in einem Mehrfamilienhaus insgesamt 400 Quadratmeter Wohnfl├Ąche, entspricht dies 100 % der Betriebskosten. Mieter Schmidt bewohnt eine 70 Quadratmeter gro├če Wohnung. Auf ihn entfallen demnach 17,5% der Betriebskosten.

Verteilerschl├╝ssel 3: Anzahl der Personen

Ein ├Ąhnliches Beispiel findet sich auch f├╝r die Abrechnung nach Personenanzahl. Leben in einem Mehrfamilienhaus beispielsweise zwei P├Ąrchen, eine vierk├Âpfige Familie und zwei Singles, gibt es insgesamt zehn Personen. Auf diese zehn Personen werden die 100 % der Betriebskosten gleichm├Ą├čig verteilt. So bezahlt ein Zwei-Personen-Haushalt 20 % der Kosten, die vierk├Âpfige Familie 40 %.

Verteilerschl├╝ssel 4: Wohneinheiten

Im Gegensatz zu Verteilerschl├╝ssel 3 erspart die Aufteilung nach Wohneinheiten dem Vermieter einiges an Verwaltungsaufwand. Allerdings f├╝hrt dieser Verteilerschl├╝ssel schnell zu Ungerechtigkeit. Gibt es in einem Mehrfamilienhaus f├╝nf Wohneinheiten, muss jede davon ein F├╝nftel der kalten Betriebskosten ├╝bernehmen.

Modernisierungsumlage

Unter bestimmten Umst├Ąnden k├Ânnen ebenfalls die Kosten einer Modernisierung umgelegt werden. Allerdings nicht ├╝ber die Betriebskosten, sondern durch eine Anpassung der Kaltmiete. Dazu m├╝ssen einige Kriterien erf├╝llt sein. Es darf sich beispielsweise nicht um eine gew├Âhnliche Reparatur oder Instandhaltungsma├čnahme handeln. Als Modernisierung gelten Ver├Ąnderungen, die das Objekt in einen modernen Zustand versetzen. So zum Beispiel Ma├čnahmen zur Energieeinsparung wie W├Ąrmed├Ąmmung.

Genaue Hintergrundinformationen zu Definition und Abgrenzung finden Sie in diesem Beitrag zum Thema Modernisierungsumlage.

Elektronisches Schlie├čsystem KIWI: Kosten sind umlagef├Ąhig

In Deutschland

Je nach Vertragsmodell ist das digitale Zugangssystem von KIWI umlegbar: Beim KIWI Betreibervertrag lassen sich die Kosten f├╝r KIWI auf die sonstigen Betriebskosten umlegen. In diesem Fall muss KIWI unter dem Punkt sonstige Betriebskosten im Mietvertrag genannt werden. Bei der Alternative KIWI Kauf lassen sich die Investitionskosten ├╝ber eine Bagatellmodernisierung umlegen.

Die Umlagef├Ąhigkeit der Kosten f├╝r KIWI best├Ątigt ein Gutachten der Kanzlei GreenbergTraurig. Wohnungsunternehmen stellen wir das Gutachten als Download zur Verf├╝gung. Bei Interesse hinterlassen Sie uns bitte Ihre Kontaktdaten.

In der Schweiz

Auch in der Schweiz gilt: Wohnungsunternehmen mit einem KIWI Betreibervertrag k├Ânnen die Kosten ├╝ber die Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Die Betriebskostenregel wird hier sogar noch umfassender angewandt, indem auch die Umlage ge├Ąnderter Betriebskosten auf bestehende Mietvertr├Ąge m├Âglich ist.

2 Gedanken zu „Stolperstein Betriebskostenabrechnung: Tipps f├╝r Vermieter“

  1. Hallo, den Winterdinst habe ich bisher nicht eingerechnet. Aber schlie├člich sind das auch Betriebskosten, die man absetzen kann. So eine Abrechnung kann schon sehr komplex werden, wenn man nicht ordentlich vorbereitet ist. Daher danke f├╝r die Auflistung der Daten zur Abrechnung. Vielen Dank f├╝r den super Blog!

    Antworten
    • Hallo Herr Sucher,

      wir freuen ├╝ber Ihr Feedback! Und ja, den Winterdienst k├Ânnen Sie mit einbeziehen.

      Beste Gr├╝├če
      Claudia Nagel

      Antworten

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