“Um ganz ehrlich zu sein: Wir fanden das Thema Schlüsselübergaben sehr nervig.” – Immobilien-Expertin Maya Miteva vom Happy Immo Club hat eigentlich keine Berührungsängste mit komplexen Prozessen. Das viele Hin und Her des Schlüsselmanagements war ihr allerdings dennoch ein Dorn im Auge – wohlgemerkt, bevor ein digitales Schließsystem implementiert wurde, also noch zu Zeiten eines analogen Schließsystems.
“Einige Wohnungen mussten saniert und das Dach ausgebaut werden”, so Miteva, die mehrere Immobilien im In- und Ausland besitzt. “Können Sie sich vorstellen wieviele Schlüssel wir neu machen mussten, damit sich die abwechselnden Handwerker Zugang zum Haus und den Wohnungen verschaffen könnten?! Das war ein Alptraum.”
Zugang zu Immobilien benötigen im Alltag zahlreiche Personengruppen, sowohl regelmäßig als auch unregelmäßig. Entsprechend vielfältig fallen die Anforderungen an eine Schließanlage aus. Ein Überblick.
Das Wichtigste in Kürze
- Mehrere Personengruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen benötigen Zutritt zu Mietshäusern.
- Die unterschiedlichen Bedürfnisse lassen sich mit einem digitalen Schließsystem deutlich besser und effizienter befriedigen als mit einem rein mechanischen System.
- Durch die Möglichkeit, das System über eine offene Schnittstelle mit z. B. einem ERP-System oder einer Handwerker-App zu koppeln, fällt das Zutrittsmanagement für die Hausverwaltung allgemein schlanker aus.
Mieter
Die Bewohner benötigen ein dauerhaftes und zeitlich unbegrenztes Zutrittsrecht zur Immobilie, bei der eigenen Wohnung haben sie sogar die Zutrittshoheit. Der Vermieter hat während eines Mietverhältnisses also kein Zutrittsrecht, selbstverständlich auch nicht, wenn ein digitales Schließsystem verbaut wurde. Und so hat der Vermieter während eines Mietverhältnisses nicht einmal theoretisch die Möglichkeit, die Wohnungstüren zu entriegeln, wenn das alleinige Zutrittsrecht beim Mieter liegt – das System lässt dieses nicht zu.
Eine Kostenfaktor für die Mieter ist der Austausch von Schließzylindern sowie die Herstellungs- und Prozesskosten im Zusammenhang mit Nachschlüsseln bei Schlüsselverlust. Dieses gilt allerdings nur bei rein mechanischen Schließanlagen. Bei digitalen Anlagen werden die verlustigen Entriegelungsmedien (z. B. Transponder) einfach per Knopfdruck am Computer oder per Smartphone-App gesperrt und die Immobilie ist umgehend wieder sicher. Die Sperrung von Entriegelungsmedien können Bewohner auch selbst per App vornehmen, ebenso wie die Entsperrung, sollte der verlorene Transponder wieder auftauchen.
Mehr Komfort und niedrigere Kosten für Mieter
Mieter können bei KIWI per KIWI App z. B. sogenannte Gastrechte vergeben. Bei einem rein mechanischen System wäre dafür die Herstellung von Zweitschlüsseln notwendig. Gastrechte können z. B. an die Kinder vergeben werden oder auch die Nachbarn, wenn diese sich in der Urlaubszeit um die Blumen kümmern sollen. Haushaltshilfen kann z. B. ein zeitlich begrenztes Gastrecht eingeräumt werden, z. B. für den Zeitraum mittwochs zwischen 9 und 12 Uhr, wenn in diesem Zeitfenster die Wohnung gereinigt wird.
Bei einem Mieterwechsel ist die Übergabe des Zutrittsrechts von der alten zur neuen Mietpartei mit einem digitalen Schließsystem simpel: Auch hier können per einfachem Knopfdruck die Zutrittsrechte entzogen und vergeben werden. Sollten scheidende Mieter ihre Entriegelungsmedien nicht zurückgeben, ist dieses kein Problem. Wurden die Zutrittsrechte entzogen, können frühere Mieter keine Türen mehr entriegeln. Im Gegensatz zu einem rein mechanischen System muss die Hausverwaltung bei einem digitalen Schließsystem also keinen ausgezogenen Mietern “hinterhertelefonieren”, um nicht zurückgegebene Schlüssel wiederzubekommen. Der Austausch von Schließzylindern ist auch hier selbst im ungünstigsten Fall nicht notwendig.
[download-schliessanlage]Dienstleister
Neben Verwaltungsmitarbeitern und Mietern benötigen zahlreiche Dienstleister entweder einmal, unregelmäßig oder gar regelmäßig Zutritt zur Immobilie und zu unterschiedlichen Technik- und Wirtschaftsräumen.
Handwerker
Im Verwaltungsalltag gibt es viele Situationen, in denen externe Handwerksbetriebe Zutritt zur Immobilie und zu bestimmten Räumlichkeiten benötigen.
Sowohl bei einfachen Reparaturen als auch bei Sanierungsarbeiten müssen sich beauftragte Handwerker die Schlüssel zur Immobilie sowie zu den Räumlichkeiten entweder direkt bei der Hausverwaltung abholen oder einen Verwaltungsmitarbeiter für eine Schlüsselübergabe an der Immobilie treffen. Hinzu kommt die Dokumentation für die Aushändigung sowie die spätere Rückgabe der Schlüssel.
“Die Leistungen von Handwerksunternehmen werden bei uns regelmäßig ausgeschrieben”, erklärt Wolfgang Medger, Abteilungsleiter Technische Bestandsentwicklung bei der degewo AG, im Interview mit KIWI. Die beauftragten Unternehmen arbeiten also regelmäßig in den Immobilien, sind allerdings nicht immer die selben. “Das bedeutet, dass die Nachfolgefirma bereits am nächsten Tag in der Lage sein muss, das Gleiche abzuliefern wie die vorige Firma. Und dafür muss sie Zugang zu den Gebäuden haben”, so Medger. Wurden die betreffenden Immobilien lediglich mit einem rein mechanischen Schließsystem ausgestattet, kommt auf die Hausverwaltung viel Arbeit zu. “Wir müssen an dem Tag, an dem der Vertrag mit der einen Firma endet, alle Schlüssel einsammeln, alles sortieren, alles kontrollieren und anhand eines Schlüsselprotokolls protokollieren. Anschließend werden die Schlüssel an die neue Firma übergeben”, erklärt Medger. Bei einer digitalen Schließanlage fällt dieser Aufwand komplett weg.
Hier der entsprechende Ausschnitt aus dem Interview mit Wolfgang Medger:
Bei einer digitalen Schließanlage werden die Zutrittsrechte per Mausklick am Computer erteilt und später wieder entzogen. Bei der Nutzung von Smartphones als Entriegelungsmedium müssen nicht einmal Transponder ausgehändigt werden – die Handwerker laden sich die kostenfreie Schließsystem-App auf ihr Smartphone (bei KIWI ist dieses die KIWI App) und lassen sich diese per Mausklick freischalten.
Zutrittsrechte können auch zeitlich begrenzt vergeben werden. Die Zutrittsrechte können automatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt erlöschen, z. B. an dem Tag, an dem die Arbeiten erledigt sein sollen. Zudem ist es möglich, auch innerhalb eines Tages die Zutrittsrechte zeitlich zu begrenzen. So kann Handwerksbetrieben der Zutritt immer wochentags zwischen 6 und 18 Uhr eingeräumt werden. Außerhalb dieses Zeitraums bleiben die Türen für die betreffenden Nutzer verriegelt.
Offene Schnittstelle ermöglicht Verknüpfung mit Handwerker-App
KIWI bietet eine offene Schnittstelle (eine s. g. offene API) an, so dass die Integration in andere digitalen Anwendungen möglich ist. So können Zutrittsrechte nach einer entsprechenden Kopplung z. B. auch über ein bereits vorhandenes ERP-System vergeben werden. Nach der Verknüpfung mit einer Handwerker-App wie z. B. der Mareon-App erhalten beauftragte Handwerker ihre Einsatz-Details nicht nur über diese App, sondern können vor Ort auch sämtliche Türen mit der Handwerker-App entriegeln, die für die Erledigung des Auftrags geöffnet werden müssen.
Entsorger
Müllentsorger benötigen in der Regel Zutritt zum Innenhof oder zum Müllabladeplatz. Dauerhaft ausgehändigte Schlüssel müssen bei einem Austausch von Schließzylindern ebenfalls ausgetauscht werden. Bei der Nutzung eines digitalen Schließsystems wie KIWI ist dieses nicht nötig. Das Berliner Entsorgungsunternehmen Berlin Recycling hat KIWI z. B. seit 2015 im Dauereinsatz und spart sich somit den Einsatz von rund 1.800 Schlüsseln aus Metall. Stattdessen kommen 180 KIWI Transponder zum Einsatz, die von der Zentrale nach Belieben – in Echtzeit – umprogrammiert werden können.
Der Einsatz einer digitalen Lösung hat für die Entsorgungsunternehmen einen weiteren Vorteil: Die Einsatzfahrzeuge können kurzfristig auf eine andere Route umgeleitet werden, wenn z. B. das Abfallaufkommen in bestimmten Regionen außerplanmäßig steigt. Zu Beginn des ersten Corona-Lockdowns war dieses beispielsweise der Fall, als viele Arbeitnehmer ins Home Office wechselten und das Abfallaufkommen in einigen Gewerbegebieten sprunghaft abnahm. Soll ein Fahrzeug eine neue Route fahren, kann die Zentrale in Echtzeit den Transponder des betreffenden Fahrzeugs für die Türen und Tore freischalten und bei Bedarf später wieder sperren.
Hausmeister
Hauseigene Hausmeister sowie externe Hausmeisterdienste benötigen ebenfalls uneingeschränkten Zutritt. Auch hier müssen Zutrittsrechte vergeben und ggf. wieder entzogen werden. Änderungen der Schließanlage betreffen selbstverständlich auch die beauftragten Hausmeister. Auch hier fallen die entsprechenden Prozesse des Zutrittsmanagements mit einem digitalen System schlanker und damit effizienter und kostengünstiger aus.
[download-positionspapier]Neue Eigentümer
Bei einem Eigentümerwechsel ist die Übergabe der Zutrittsrechte selbstverständlich ebenfalls einfacher, wenn ein digitales Schließsystem verbaut ist. Die Übergabe von Schlüsseln oder auch der Austausch von Schließzylindern ist auch in diesem Fall hinfällig – alle Zutrittsrechte werden ohne großen Aufwand am Computer übergeben. Ein Einsatz von z. B. Technikern oder Hausmeistern an und in den Immobilien ist auch in diesem Fall nicht notwendig.
Alexander Pannhorst ist COO und Geschäftsführer bei KIWI. Er leitet die Teams Operations, Finance und Legal. Daneben treibt er übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran.
