Schlüsselsafe

Schlüsseltresor und Schlüsselsafe: Diese Alternative ist sicherer und effizienter

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Ob nun großer Schlüsseltresor im Büro der Verwaltung oder kleiner Schlüsselsafe direkt im Eingangsbereich der Immobilie: Die Schlüsselverwaltung und -verwahrung ist ein leidiges Thema für Immobilienverwalter. Die Lösung liegt dabei auf der Hand: Digitale Schließsysteme beseitigen im Grunde jedes größere Problem der Schlüsselverwaltung. Und dies häufig sogar zu einem Bruchteil der ursprünglichen Kosten.

 

Lesen Sie in diesem Beitrag: Darum können Schlüsseltresor und Schlüsselsafe nicht mit digitalen Schließsystemen mithalten.

 


Das Wichtigste in Kürze

  • Für Verwalter und Immobilienbesitzer rechnet sich der Wechsel von einem Schlüsseltresor zu einem digitalen Schließsystem, da die laufenden Kosten der Schlüsselverwaltung deutlich niedriger ausfallen.
  • In einigen Fällen liegt die Kostenersparnis bei rund 80 Prozent.
  • Die Sicherheitsstandards sind außerordentlich hoch und entsprechen denen von Online-Banking-Systemen.

 


Schlüsseltresore und Schlüsselsafes nicht mehr zeitgemäß

Mechanische Schlüsseltresore im Büro und Schlüsselsafes direkt an oder in den Immobilien sind umständlich und zugleich aufwändig in der Verwaltung – beachten Sie den Absatz „Die Nachteile von Schlüsseltresoren“. Im Vergleich zu einem digitalen Schließsystem stehen zudem die Kosten in keinem Verhältnis.

Kosten der Schlüsseltresor-Varianten

Festverbaut oder mobil, mit mechanischem oder elektronischem Zahlenschloss – Im Wesentlichen gibt es 3 Schlüsseltresor-Typen:

 

(Bei mobiler Ansicht Gerät bitte drehen.)

Schließsystem
MechanischElektrisch
BefestigungIn der Wand

Preis: ca. 50 – 800 Euro
Sicherheitsstufe: Alle verfügbar
Schlüsselplätze: ca. 5 – 1000

Preis: ca. 100 Euro – offen
Sicherheitsstufe: Alle verfügbar
Schlüsselplätze: ca. 5 – 1000

Auf der Wand

Preis: ca. 30 – 1200 Euro
Sicherheitsstufe: Alle verfügbar
Schlüsselplätze: ca. 5 – 500

Preis: ca. 100 Euro – offen
Sicherheitsstufe: Alle verfügbar
Schlüsselplätze: ca. 5 – 2000

Mobil

Preis: ca. 20 – 80 Euro
Sicherheitsstufe:
Schlüsselplätze: ca. 5 – 10

Meist nicht verfügbar

* Alle Angaben dienen lediglich zur Orientierung.

 

In der Praxis tauchen zudem zahlreiche Probleme auf wie zum Beispiel:

 

  • Warum ist der Schlüssel für die Immobilie in der Meyerstraße nicht im Schlüsselschrank?
  • Zu welchen Objekten besitzt der Kollege, der das Unternehmen verlassen hat, noch Schlüssel oder anderweitige Zutrittsrechte? Und was kann man tun, wenn nicht sämtliche Schlüssel zurückgegeben wurden?
  • Wie bekommt der beauftragte Handwerker den Schlüssel ausgehändigt, wenn niemand aus dem eigenen Büro Zeit für eine Übergabe hat?
  • Was hat es mit dem herrenlosen Schlüssel auf sich, der seit geraumer Zeit ohne Beschriftung im Schlüsselsafe liegt?

1. Fehlende Schlüssel vor Ort

Handwerksfirma Müller ist nun doch schon vor Ort und benötigt Einlass? Der Verwaltungsmitarbeiter hat den falschen Schlüssel dabei oder der Schlüsselsafe vor Ort ist leer, weil der vorige Nutzer vergessen hat, den Schlüssel zurückzulegen?

 

Mechanische Schlüssel sind nicht immer da, wenn man sie braucht, selbst bei bester Planung und Organisation.

 

Zutrittserteilung auf Knopfdruck – von jedem Ort

Bei digitalen Schließsystemen können Zutrittsrechte umgehend und kurzfristig vergeben werden, bei Bedarf auch aus der Ferne. Befugte Personen, die vor verschlossenen Türen stehen, können die Smartphone-App nutzen, die vom Verwalter am Computer freigeschaltet wird. Verwalter können zudem Türen auf Knopfdruck vom eigenen Schreibtisch aus öffnen.

2. Begrenzte Sicherheit

Schlüsseltresore sind nicht einbruchsicher – besonders jene Modelle, die preislich mit digitalen Schließsystemen konkurrieren möchten, also Systemen mit nur geringer oder mittlerer Sicherheitsstufe. Mechanische Schlüssel können zudem abhanden kommen.

 

Sichere Daten statt mechanischer Schlüssel

Verloren gegangene Transponder können ohne Zeitverzögerung vom Büro des Verwalters deaktiviert werden. Gleiches gilt für Smartphone-Apps, wenn das Smartphone verloren gegangen sein sollte. Eventuelle Finder können Transponder und Smartphone-App also nicht nutzen. Sollte Transponder oder Smartphone wieder auftauchen, ist eine Aktivierung ebenso schnell und umstandslos möglich.

 

Die Schließsysteme erfüllen in der Regel internationale Sicherheitsstandards, die auch für Bankdaten gelten. Damit sind die Systeme sicherer als rein mechanische Schlüsseltresore.

3. Aufwändiges Schlüsselmanagement

Mechanische Schlüsseltresore sind in der Regel Bestandteil von mechanischen Schließsystemen. Das Schlüsselmanagement ist im Vergleich zu digitalen Systemen zeitaufwändig und kostenintensiv.

 

Jede Schlüsselübergabe an neue Mitarbeiter oder Mieter muss zum Beispiel geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Mitunter ist ein extra Termin für die Übergabe notwendig, ein Mitarbeiter der Hausverwaltung muss also An- und Abfahrten mit einplanen.

 

Hinzu kommt die Schlüsselhoheit: Wer hat gerade welchen Schlüssel? Wo ist der Schlüssel, den die Firma Müller eigentlich hätte zurückgeben sollen? Wie viele Nachschlüssel hatte der Mieter in der Schulzestraße noch einmal nachmachen lassen?

 

Größere Verwaltungen haben zudem mit der Aufbewahrung zu kämpfen: Einige Schlüsselbestände nehmen dermaßen viel Platz ein, dass ein gesonderter Raum für Schlüsselschränke eingerichtet wurde. Dieser Platz will erstmal geschaffen werden – bzw. könnte sicherlich auch anderweitig genutzt werden.

 

Sichere Daten, einfache Handhabung

Bei digitalen Schließsystemen können Türen häufig nicht nur über einen Transpondern, sondern auch über eine kostenlose Smartphone-App geöffnet werden. Neue Mitarbeiter oder Mieter können bei Bedarf also umgehend eine Zugangsberechtigung für die Räume erhalten, ohne sich mit dem Verwalter treffen zu müssen – die App kann heruntergeladen und installiert werden. Beauftragte Dienstleister erhalten zudem auf Knopfdruck Einlass in die Immobilie. Ein persönlicher Termin vor Ort ist auch in diesem Fall nicht notwendig.

So funktioniert eine digitale Schlüsselverwaltung

Beim System von KIWI erhalten sämtliche Mitarbeiter und Dienstleister, die regelmäßig Zugang zu einem Wohnhaus benötigen, einen Transponder. Wenn sich ein Mitarbeiter oder Dienstleister der Haustür nähert, entriegelt die Tür automatisch und lässt sich aufdrücken. Wenn einer Person das Zutrittsrecht entzogen werden soll, reicht ein Klick am Computer und der Transponder funktioniert nicht mehr. Dadurch bewahren Verwalter immer den Überblick und die volle Schlüsselhoheit.

 

Ähnlich einfach funktioniert die Smartphone-App, die als Alternative genutzt werden kann: Mitarbeiter und Dienstleister laden sich die App herunter und werden vom Verwalter freigeschaltet. Bei der Öffnung einer Tür muss die Person lediglich in einem Umkreis von wenigen Metern vor der Tür stehen – bei KIWI sind es 3 Meter – und einen Knopf der App drücken. Die Tür wird umgehend entriegelt und kann aufgedrückt werden.

 

Die Nutzung eines Schlüsseltresors ist auch bei digitalen Schließsystemen möglich. KIWI bietet hier zum Beispiel den KIWI Safe an, der wie ein herkömmlicher Schlüsseltresor an einem Haupteingang oder einer anderen zentralen Tür angebracht wird. Der Safe kann über eine Smartphone-App geöffnet werden und beinhaltet einen mechanischen Schlüssel, mit dem die Tür geöffnet werden kann.

 

Der KIWI Safe wird von Immobilienverwaltern genutzt, die parallel zu einem digitalen Schließsystem weiterhin mechanische Schlüssel benutzen.

 

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Geprüfte Sicherheit wie bei einer Bank

Grundsätzlich gilt: Digitale Schließsysteme sind sicherer als mechanische, denn während ein verlorener mechanischer Schlüssel von Unbefugten genutzt werden kann, kann ein verloren gegangener Transponder umgehend deaktiviert werden.

 

Lesen Sie hierzu auch den Beitrag zur KIWI-Sicherheit.

 

Mechanische Schlüssel können zudem kopiert werden, was bei einem digitalen Schlüssel (zum Beispiel einem Transponder) selbst mit großen Fachkenntnissen kaum möglich ist. KIWI nutzt internationale Sicherheitsstandards, die beim Online-Banking zum Einsatz kommen, und hat zudem ein eigenes Verschlüsselungsverfahren entwickelt, das mittlerweile zum Patent angemeldet wurde. (Beachten Sie den Link zum Deutschen Patent- und Markenamt, bei dem die Anmeldung erfolgte: Link.)

 

KIWI beschäftigt namhafte Experten auf diesem Gebiet: So hat der technische Leiter von KIWI, Zaher Marzuq (CTO), mehrere Jahre bei IBM gearbeitet und entwickelte die “Trusteer Pintpoint”-Lösung, eine Lösung zur Prävention gegen Cyberkriminalität im Bankensektor. Das System wird mittlerweile von zahlreichen Großbanken genutzt, um Milliarden von Bank-Transaktionen abzusichern.

 

An der Entwicklung der KIWI-Sicherheit war zum der renommierte Hardware- und Cybersecurity-Experte Milosch Meriac beteiligt. Meriac ist Mitbegründer des OpenPCD.org-Projektes und hält Vorträge auf den Konferenzen des Chaos Computer Clubs.

Darum sind Transponder und Türsensoren von KIWI sicher

Jede von einem KIWI Transponder initiierte Türöffnung erfolgt über einen Verschlüsselungsalgorithmus und einem besonderen Kommunikationsverfahren zwischen Transponder und Türsensor. Transponder und Türsensor kommunizieren über eine 2.4-Ghz-Funkverbindung und führen bei jeder Türöffnung eine gemeinsame Rechenoperation durch. Dabei werden niemals dieselben Datensätze genutzt, so dass die Daten kein zweites Mal verwendet werden können – unbefugte Personen können mit diesen Daten also nichts anfangen, selbst bei einem erfolgreichen Hackerangriff nicht.

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Hannah Nöthig

Hannah Nöthig ist seit Oktober 2018 Geschäftsführerin & COO bei KIWI. In dieser Position leitet sie KIWI's Operations-, Finance & Legal Team. Daneben treibt sie übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran. Sie ist unsere Expertin rund um das Thema "Schlüssel". Sie finden Sie auf LinkedIn.

2 Comments
  • Posted at 19:34, 4. November 2018

    Guten Tag,

    interessantes Produkt was Sie entwickelt haben! Eine Frage hätte ich dazu: wenn die Verwaltung schon über das Smartphone realisiert ist, wieso muss man dann noch einen Transponder separat bei sich haben? Würde das nicht auch über das Smartphone funktionieren? Das habe ich stets dabei und könnte damit sogar Freunden, Bekannten oder der Familie Zugriff zu meiner Wohnung gewähren. Ich selbst nutze den altbekannten Schlüsseltresor nur für temporäre Zwecke, z.B. beim Joggen. Alles andere ich m.E. viel zu gefährlich.

    Viele Grüße
    Dominik

    • Malvina Voigt
      Antworten
      Posted at 17:22, 7. November 2018

      Hallo Dominik,

      vielen Dank für Ihren Beitrag zum Thema Schlüsseltresor.
      Eine Tür, die mit dem KIWI Zugangssystem ausgestattet ist, lässt sich entweder per Transponder oder per App öffnen. Ihre Freunde, Bekannte oder Familie können also mit der App Zugriff zu Ihrer Wohnung bekommen, sofern Sie vorher von Ihnen freigeschaltet wurden. Ältere Personen besitzen oft noch kein Smartphone, daher ist die Öffnung mit Transponder hier eventuell interessant. Auch wenn Sie beim Joggen das Handy zu hause lassen wollen, könnten Sie den Transponder in der Hosentasche mitnehmen um sich später Zugang zu Ihrem Zuhause zu verschaffen. Der Transponder ist sehr klein und leicht, so ist er beim Joggen nicht im Weg. Generell haben Sie also die Möglichkeit zwischen Transponder und Smartphone App frei zu wählen.
      Ich hoffe Ihnen weiter helfen zu können.

      Beste Grüße
      Malvina von KIWI

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