Schlüsseltresor und Schlüsselsafe: Diese Alternative ist sicherer und effizienter

Zahlreiche Wohnungstüren innerhalb einer Immobilie plus Hauseingangstüren sowie jede Menge Türen zu Wirtschafts- und Entsorgungsräumen – Nicht alle Wohnungsunternehmen möchten ihre Immobilie “in einem Rutsch” vollständig auf ein digitales Schließsystem umrüsten. Das ist auch nicht notwendig, denn eine schrittweise Umstellung ist mit einem digitalen Schlüsseltresor bzw. einem Schlüsselsafe ohne großen Aufwand möglich.  

Was Wichtigste in Kürze

• Ein Schlüsselsafe wird im Eingangsbereich einer Immobilie platziert und beinhaltet die Schlüssel zu z. B. der Hauseingangstür oder zu Wirtschafts-, Entsorgungs- und Technikräumen. Geöffnet wird der Safe digital, also z. B. mit einer Smartphone-App.
• Mit dem Safe können vorhandene mechanische Schließsysteme parallel zu einem digitalen System betrieben werden.
• Wohnungsunternehmen, die z. B. lediglich einzelne Wohneinheiten vor einer Neuvermietung digitalisieren möchten, können einen digitalen Safe nutzen, um schrittweise auf eine digitale Schließanlage umzustellen.

In welchen Fällen eine schrittweise Umstellung sinnvoll ist

Wohnungsunternehmen stellen bei Bestandsimmobilien mitunter erst dann von einer mechanischen auf eine digitale Schließanlage um, wenn Mieterwechsel anstehen. Die digitale Schließanlage kann dann umstandslos in den neuen Mietverträgen festgehalten werden, im Gegensatz zu Bestandsmieten werden also keine Zusätze zu bestehenden Mietverträgen benötigt. Zugleich werden neben der Wohnungstür häufig weitere Türen wie zum Beispiel Keller- oder Wirtschaftsräumen mit dem digitalen System ausgestattet. Die neuen Mieter können dann also sämtliche Türen der Immobilie mit einem Transponder oder einer Smartphone-App öffnen.   Technikräume oder anderen Bereiche, die in erster Linie für die Hausverwaltung sowie für Dienstleister wie beispielsweise Entsorger relevant sind, werden bei einer schrittweisen Umstellung nicht immer gleich mit an das digitale Schließsystem angeschlossen. An dieser Stelle kommt der digitale Schlüsselsafe ins Spiel.  

So hilft ein digitaler Schlüsselsafe bei einer schrittweisen Umstellung

Ein digitaler Schlüsselsafe, wie zum Beispiel der KIWI Safe, ist eine einfache, digitale Ergänzung zu einer bestehenden mechanischen Schließanlage. Der Safe wird im Innenbereich einer Immobilie angebracht, beispielsweise im Flur zu den Technik- oder Kellerräumen. In dem Safe werden alle wichtigen Schlüssel sicher am Objekt aufbewahrt. Welcher Mitarbeiter oder Dienstleister (z. B. Handwerker) zu welchem Zeitpunkt einen Schlüssel entnommen hat, wird automatisch protokolliert – eine Protokollierung auf Papier oder mithilfe einer Tabelle am Computer ist also nicht mehr notwendig.   Der Safe wird über ein simples Gateway mit dem KIWI-System verbunden. Die Verbindung wird über das Mobilfunknetz hergestellt, eine WLAN-Verbindung ist also nicht notwendig. Zur Öffnung des Safes betätigt der Nutzer die KIWI App, diese sendet über das Gateway ein Signal an die KIWI-Server. Ist ein Zutrittsrecht für den Nutzer hinterlegt, sendet der Server ein Signal zurück, der Safe wird entriegelt und kann geöffnet werden. Dieser Vorgang dauert nur wenige Augenblicke.

Die Vorteile eines digitalen Schlüsselsafes auf einen Blick

• Integrierbarkeit – Ein digitaler Schlüsselsafe ist eine Ergänzung zu einer mechanischen Schließanlage und erleichtert zugleich eine stufenweise Umstellung auf ein vollständig digitales Schließsystem.
• Effizienz – Schlüsselübergaben und Protokollierungen von Schlüsselübergaben fallen weg. Der Aufwand für die Hausverwaltung sinkt signifikant.
• Sicherheit – Digitale Schlüsselsafes, wie zum Beispiel der KIWI Safe aus massivem Stahl, werden im Inneren der Immobilie angebracht und sind damit geschützt vor Vandalismus.
• Kostenersparnis – Die Kostenersparnis entsteht in erster Linie durch eine Zeitersparnis auf Seiten der Mitarbeiter: Durch die Vermeidung von aufwändigen Schlüsselübergaben an z. B. Handwerker sowie den Wegfall der umständlichen Protokollierung sparen mittelgroße Wohnungsunternehmen mitunter knapp 2.000 Euro pro Jahr.

Die Integration in ein komplettes digitales Schließsystem

Eine digitale Schließanlage spielt ihre Vorteile vollends aus, wenn sämtliche Anwendungsfälle von dem System abgedeckt werden, also vom Mieter, der von der Tiefgarage bis hoch in die Wohnung lediglich seinen Transponder oder die Smartphone-App benötigt, über den Dienstleister, der in den Hinterhof muss, um die Mülltonnen zu leeren, bis hin zum Handwerker, der mitunter auch kurzfristig Zutritt zum Technik- oder Heizungsraum benötigt. In sämtlichen Fällen kann die Hausverwaltung Zutrittsrechte vergeben, ohne einen herkömmlichen Schlüssel aushändigen zu müssen, und kann bei Bedarf sogar Türen aus der Ferne, vom Computer aus, öffnen, sollte zum Beispiel ein Handwerker vor verschlossener Tür stehen.

Die Integration eines digitalen Schlüsselsafes in ein digitales Schließsystem lohnt sich spätestens dann, wenn die Hausverwaltung auf Schlüsselübergaben und Übergabeprotokolle verzichtet. Das System, in dem die Übergaben protokolliert werden, ist zugleich das System, mit dem auch die Zutrittsrechte für sämtliche Türen vergeben und wieder entzogen werden. Es wird also lediglich ein System genutzt – das bei der Nutzung einer offenen API (einer offenen Computerschnittstelle) sogar das bereits verwendete ERP-System sein kann. Eine doppelte Datenpflege ist in dem Fall ebenfalls überflüssig.  

Geprüfte Sicherheit wie bei einer Bank

Grundsätzlich gilt: Digitale Schließsysteme sind sicherer als mechanische, denn während ein verlorener mechanischer Schlüssel von Unbefugten genutzt werden kann, kann ein verloren gegangener Transponder umgehend deaktiviert werden.   Lesen Sie hierzu auch den Beitrag zur KIWI-Sicherheit.   Mechanische Schlüssel können zudem kopiert werden, was bei einem digitalen Schlüssel (zum Beispiel einem Transponder) selbst mit großen Fachkenntnissen kaum möglich ist. KIWI nutzt internationale Sicherheitsstandards, die beim Online-Banking zum Einsatz kommen, und hat zudem ein eigenes, patentiertes Verschlüsselungsverfahren entwickelt. KIWI beschäftigt namhafte Experten auf diesem Gebiet: So hat der frühere technische Leiter von KIWI, Zaher Marzuq (CTO), mehrere Jahre bei IBM gearbeitet und entwickelte die “Trusteer Pinpoint”-Lösung, eine Lösung zur Prävention gegen Cyberkriminalität im Bankensektor. Das System wird mittlerweile von zahlreichen Großbanken genutzt, um Milliarden von Bank-Transaktionen abzusichern.   An der Entwicklung der KIWI-Sicherheit war zum der renommierte Hardware- und Cybersecurity-Experte Milosch Meriac beteiligt. Meriac ist Mitbegründer des OpenPCD.org-Projektes und hält Vorträge auf den Konferenzen des Chaos Computer Clubs.

Hannah Nöthig

Hannah Nöthig ist seit Oktober 2018 Geschäftsführerin & COO bei KIWI. In dieser Position leitet sie KIWI’s Operations-, Finance & Legal Team. Daneben treibt sie übergeordnete, strategische Themen und die Skalierbarkeit interner Prozesse voran. Sie ist unsere Expertin rund um das Thema „Schlüssel“. Sie finden Sie auf LinkedIn.