New Work bei KIWI: Das “Projekt BOB”

Die Corona-Pandemie hat KIWI getroffen wie alle anderen Unternehmen auch. Dass das PropTech dennoch seit der ersten “Pandemie-Welle” selbst ohne Vorbereitung störungsfrei arbeiten kann, liegt an den Arbeitsstrukturen – und an “Projekt BOB”.

Manchmal läuft es einfach wie geschmiert: Der Abschluss der jüngsten Finanzierungsrunde war für KIWI eine wahre Punktlandung. Keine 24 Stunden vor dem bundesweiten Lockdown im Frühjahr 2020 waren die Unterschriften gesetzt, die Finanzierungsrunde in trockenen Tüchern. Die 10 Millionen Euro der erweiterten B-Runde sicherten KIWI die weitere Produktentwicklung und nicht zuletzt das massive Wachstum. 

Die anstehenden Herausforderungen waren beachtlich: Zum Zeitpunkt der Finanzierungsrunde hatten KIWI-Kunden den Anschluss von fast 200.000 weiteren Wohneinheiten an die Infrastruktur der digitalen Schließanlage bestellt und vertraglich fixiert – ein Volumen, das fast eine Verdreifachung des damaligen Bestandes bedeutete. Ein reibungsloses Arbeiten sämtlicher Abteilungen war mehr denn je nötig.

Dass auch das nächste Kapitel der Unternehmensgeschichte so erfolgreich verlief wie die vorigen, lag nicht zuletzt an den Arbeitsstrukturen, die KIWI bereits vor Jahren geschaffen und etabliert hatte. Remote-Arbeit gehört seit den Gründungstagen zum KIWI-Alltag sämtlicher Abteilungen. Der erzwungene Wechsel ins Home Office stellte somit keine echte Herausforderung für das Team dar, zumindest nicht, was die Arbeitsabläufe anbelangte. Zugleich war die neue Realität ein guter Augenblick, um abermals nachzubessern.

Der Rückzug ins Home Office

Das s. g. arbeitsplatzunabhängige Arbeiten kannte im Frühjahr 2020 bereits jeder “KIWI” aus dem Effeff. Jeder Mitarbeiter hatte bis dato zwar auch einen festen Arbeitsplatz im Büro, zugleich gab es allerdings keine fest installierten Desktop-Computer (bis auf wenige Ausnahmen). 

Jeder Mitarbeiter arbeitete schon damals mit einem Laptop, das bei Bedarf am eigenen Arbeitsplatz im KIWI-Büro über eine s. g. Docking Station mit nur wenigen Handgriffen an einen Monitor, eine Tastatur und eine Computer-Maus angeschlossen werden konnte. Präsentationen in Meeting-Räumen waren entsprechend kein Problem, auch kurzfristig nicht: Der eigene Laptop wurde über ein gut zu erreichendes Kabel mit dem Beamer verbunden, so dass die Präsentation umgehend beginnen konnte.

Der Wechsel vom KIWI-Office in der Berliner Wattstraße ins Home Office war aus technischer Sicht also unproblematisch.

Die Umstellung zu Beginn des Lockdowns fiel zwar vergleichsweise gering aus, dennoch gab es Erkenntnisse und Entwicklungen, die ein “Back to normal” nicht sinnvoll erscheinen ließen. So war bei nicht wenigen Kollegen spürbar, dass die Möglichkeit, sich einzelne Arbeitsschritte selbst einzuteilen – zeit- und auch ortsunabhängig – zu einer größeren Effektivität und zu einer langfristig höheren Zufriedenheit mit den Arbeitsumständen und den eigenen Aufgaben führte. Die Produktivität sowie die Belastbarkeit stieg spürbar, bei einer gleichzeitigen Steigerung der Motivation aufgrund einer größeren Zufriedenheit mit der Gesamtsituation. Nicht zuletzt die noch bessere Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben führte zu einer noch größeren Identifikation mit den eigenen Aufgaben, dem eigenen Team und dem gesamten Unternehmen als Arbeitgeber. Die Work-Life-Balance schien noch ausgeglichener, bei gleichbleibendem Arbeitspensum.

New Work heißt bei KIWI “Projekt BOB”

Das Gute bewahren, das Neue etablieren – Aus dem Gedanken, die Erkenntnisse des Lockdowns 2020 für KIWI zu nutzen, entwickelte das People-&-Culture-Team von KIWI (ehemals HR-Team) das “Projekt BOB” – BOB = Best Of Both worlds. Ziel war und ist es, die Erkenntnisse des ort- und zeitunabhängigen Arbeitens für ein dauerhaftes Arbeitskonzept zu nutzen, ganz im Sinne der Unternehmenskultur, die auf außerordentlich selbstständig handelnden Mitarbeitern beruht, die gemeinsam an einem Strang ziehen und zugleich eigenverantwortlich und selbstmotiviert arbeiten.

Das Ziel von “Projekt BOB”

Trotz der Möglichkeit, mit dem eigenen Laptop ortsunabhängig zu arbeiten, kamen vor der Coronakrise im Regelfall sämtliche KIWI-Mitarbeiter zum Arbeiten ins Office – Außendienstmitarbeiter selbstverständlich ausgenommen. Das Arbeiten außerhalb der KIWI-Räume war für den Arbeitsalltag eher nicht vorgesehen. Die Arbeitsplätze im Büro waren an einem normalen Tag bis dahin also so gut wie ausnahmslos besetzt. 

Während des Lockdowns sah es genau anders herum aus: Bis auf wenige, gut begründete Ausnahmen, waren die Arbeitsplätze komplett verwaist. Alle “KIWIs” arbeitete aus dem Home Office und hatten alle benötigten Arbeitsunterlagen und -hilfsmittel bei sich. Bemerkenswert war dabei nicht nur, dass die Umstellung fast reibungslos vonstatten ging, sondern auch die Feststellung, dass in vielen Bereichen noch produktiver gearbeitet wurde.

Das Ziel von “Projekt BOB” war es nun also, einen sinnvollen Mittelweg zwischen beiden Extremen – beiden „Welten“ – zu finden, der für die Mitarbeiter und das Unternehmen gleichermaßen den größtmöglichen Gewinn verspricht. Und der war und ist: den „KIWIs“ innerhalb eines gesteckten Rahmens größtmögliche Freiheiten zu geben, so dass größtmöglich effektiv und mit größtmöglicher Freude gearbeitet werden kann. Auf diese Weise, so das Kalkül, steigt die Motivation dauerhaft – und verbessert nachhaltig die einzelnen Arbeitsergebnisse, sowohl in Qualität als auch in Quantität. Meetings werden zugleich effizienter, da sämtliche Teilnehmer sich umgehend „hinzuschalten“ können, unabhängig vom Aufenthaltsort und weitestgehend von der aktuellen Tätigkeit. Zugleich sollen persönliche Kontakte zwischen den Mitarbeitern unbedingt bestehen bleiben und gepflegt werden, um sich regelmäßig austauschen zu können – gerade mit den Kollegen anderer Teams – um persönliche und frische Impulse zu bekommen und zu geben, was auf digitalem Wege nur bedingt möglich ist. 

Kurz um: Die Mitarbeiter sollen trotz zunehmender Zeit im Home Office „am Puls der Zeit“ bleiben, um nicht nur die wichtigen Infos, sondern auch die vielen kleinen Informationshäppchen in und um das Unternehmen mitzubekommen, die für das Gespür für Produkt und Service so wichtig sind. Und selbstverständlich, um weiter ein aktiver Teil des Unternehmens und der Unternehmenskultur zu sein, die KIWI seit den Gründungstagen ausmacht und die der „Schmierstoff“ für das gute Miteinander ist, das für einige „KIWIs“ mit ausschlaggebend dafür war, sich für eine dauerhafte Tätigkeit im Unternehmen zu entscheiden. 

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Der neue Alltag mit New Work

In der Praxis bedeutet „Projekt BOB“, dass sämtliche Mitarbeiter zwei bis drei Tage vor Ort im KIWI-Büro sind. Die übrige Zeit ist für das Home Office gedacht. Die Aufteilung der Präsenztage auf die Wochentage erfolgt nach eigenem Ermessen, je nach Anforderung der jeweiligen Aufgaben und der persönlichen Vorlieben. Teammeetings oder Kundentermine sind selbstverständlich zu berücksichtigen und rechtzeitig einzukalkulieren. Die Teamleitungen haben zudem die Möglichkeit, auf Präsenz in konkreten Fällen zu bestehen. 

Das „Projekt BOB“ basiert zu einem Teil auch auf dem Vertrauen, das die Teamleitungen und die Geschäftsführung in die „KIWIs“ haben. An dieser Stelle macht sich die Personalpolitik des Unternehmens bezahlt, nach der neue Mitarbeiter auch auf persönlicher Ebene unbedingt zur Unternehmenskultur passen und mit den klar definierten Unternehmenswerten übereinstimmen sollten. Zudem strebt KIWI an, möglichst nur Mitarbeiter ins Unternehmen zu holen, die ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie Freude an der eigenen Aufgabe mitbringen. Eine s. g. Hands-on-Mentalität ist gefragt – selbstverständlich auch in Phasen, in denen Kollegen oder Vorgesetzte nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt verfolgen können.

Großen Einfluss hat „Projekt BOB“ auch auf die Gestaltung der Räumlichkeiten von KIWI. Da sämtliche festen Arbeitsplätze gestrichen wurden, ist nun Platz für sowohl Rückzugsorte zum konzentrierten Arbeiten als auch für Gemeinschaftsräume, in denen kleine oder auch größere Gruppen an Projekten arbeiten können.

Für fast jedes Bedürfnis des Arbeitsalltags gibt es einen passenden Ort, von der kleinen, schalldichten Telefonkabine mit Platz für Laptop und Schreibutensilien über die große Sofa-Ecke für mehrere Personen, die sich ausführlich besprechen möchten bis hin zum technisch voll ausgestatteten Meeting-Raum, der für Projektarbeiten über das Office-Tool gebucht werden kann. Und selbstverständlich gibt es zahlreiche Einzel-Arbeitsplätze, die man nach Belieben und ohne zu buchen nutzen kann. An jedem Platz gibt es wenigstens eine Tastatur, eine Computer-Maus und einen Monitor – alles über ein Adapter mit nur einem Handgriff mit dem eigenen Laptop koppelbar. Die Einzel-Arbeitsplätze sind wiederum in verschiedenen Räumen untergebracht, die mitunter für unterschiedliche Arbeitsbedürfnisse reserviert sind. So arbeiten all jene Kollegen in einem Raum, die möglichst ohne äußere Störungen konzentriert arbeiten möchten, während im Nachbarraum am Arbeitsplatz auch ohne schlechtes Gewissen telefoniert werden kann. Wer in einem der “Ruhe-Räume” sitzt, kann sich kurzfristig für ein Telefonat in einer der Telefonzellen zurückziehen. Für persönliche Utensilien oder Arbeitsmaterialien, die nicht mit nach Hause genommen werden sollen, hat jeder Mitarbeiter ein eigenes Fach im Empfangsraum, in dem sich aktuell auch sämtliche “KIWIs” vor Arbeitsbeginn mit einem Corona-Schnelltest testen.

Der aktuelle Stand bei KIWI

Wie seit vielen Monaten: Die Coronapandemie stellt alles auf den Kopf und lässt langfristige Pläne kaum zu. Die angedachten zwei bis drei Tage Präsenz von jedem „KIWI“ im Büro müssen aktuell nicht zwingend genommen werden; die Geschäftsführung hat gemeinsam mit den Team Leads entschieden, auch an dieser Stelle den Mitarbeitern Entscheidungsspielraum zu geben. Wer aus organisatorischen oder anderen Gründen derzeit lieber ausschließlich im Home Office arbeiten möchte, kann dieses bis zur Entschärfung der Gesamtsituation tun. Anschließend werden die Lösungsansätze von „Projekt BOB“ wieder voll zum Tragen kommen. 

Die neu gestalteten Räume im KIWI-Büro haben sich bewährt, auch an stressigen Tagen. Der persönliche Kontakt, die Gespräche nicht nur in den einzelnen Arbeitsräumen, sondern auch in den Fluren und in der Küche, werden schmerzlich vermisst. Das, was die Unternehmenskultur ausmacht, die Basis der „KIWI-DNA“, leidet unter der aktuellen Situation. Die Rückkehr zum neuen Normal wird dieses ändern, davon ist das gesamte Team überzeugt.