Im Immobilienrecht gibt es hunderte Verkehrssicherungspflichten. Werden diese nicht eingehalten, besteht akute Gefahr für die Mieter – und für Verwalter, Vermieter oder Eigentümer können hohe Kosten durch unerwartete Ausfälle oder Reparaturen entstehen.
Lesen Sie in diesem Beitrag: So aufwändig kann die Verkehrssicherungspflicht einer einfachen Anlage wie zum Beispiel einem Klettergerüst ausfallen – und so behalten Sie dennoch sämtliche Pflichten im Blick.
Das Wichtigste in Kürze
- Die zahlreichen Verkehrssicherungspflichten sind mitunter streng gehalten und müssen von Immobilienbetreibern genaustens eingehalten werden.
- Da die Normen und Gesetze immer erweitert werden, ist eine Umstellung auf ein digitales System sinnvoll.
- Mit dem System von Bluebook behalten Immobilienbetreiber zum Beispiel alle relevanten Dokumente im Blick und erhalten zugleich Zugang zu den aktuellsten Normen und Gesetzen in der Immobilienwirtschaft.
Halten Sie sämtliche Verkehrssicherungspflichten ein?
In der Immobilienwirtschaft und gerade als Betreiber einer Immobilie sollte man sich genaustens mit den Verkehrssicherungspflichten oder auch Verkehrspflichten auseinandersetzen. Da die Anzahl der einzelnen Verkehrssicherungspflichten riesig ist, ist es schier unmöglich, alle zu kennen. Dazu kommen noch verschiedene Wartungsfristen der Bauteile vieler Anlagen in jeder Immobilie, die oft nicht nur durch das Gesetz, sondern auch durch Herstellervorschriften bestimmt werden. Durch die hohe Anzahl durchzuführender Kontrollen und deren Dokumentationspflicht entsteht eine Menge Papierkram.
Gehören auch Sie hier auch noch zur “Generation Aktenordner”? Oder sind Sie schon auf dem Weg zur Digitalisierung?
Allein sieben Normen für ein Klettergerüst!
Die Einhaltung aller Verkehrssicherungspflichten ist Teil der Betreiberverantwortung und dient sowohl der Gefahrenabwehr als auch der Risikominimierung und dem Schutz aller Beteiligten. Zusätzlich werden durch die Kontrollen und Wartungen teure Instandsetzungsarbeiten vermieden. Für den Betreiber entstehen bei auftretenden Schäden außerdem Haftungsansprüche, wenn nicht alles ordnungsgemäß geprüft wurde.
Durch den großen Umfang der Verkehrssicherungspflichten wirken sie oft abstrakt, doch selbst bei einem einfachen Klettergerüst in einer Gewerbeimmobilie gibt es allein sieben Normen mit verschiedenen Teilen zu beachten, die Sicherheitsabstände, Gerätenormen, Fallhöhe und Beschaffenheit des Bodens kontrollieren. Hinzu kommen bestimmte Fristen und Vorschriften, die vom Hersteller der einzelnen Teile vorgegeben werden. Zum zu überprüfenden Zustand bei Inbetriebnahme kommen natürlich regelmäßige Wartungen und Inspektionen je Quartal und Überprüfungen jede Woche. Für die Wartungen und Inspektionen muss ein fachkundiger Spezialist angefordert werden. Dieser muss Protokolle einhalten und alle Aspekte des Zustandes festhalten und weitergeben. Auch hier gelten die Dokumentationspflichten und der Betreiber muss zur nächsten Wartung die Dokumente und Protokolle griffbereit haben.
Tritt ein Mangel auf, muss dieser sofort der Verwaltung bzw. dem Betreiber gemeldet werden. Ansonsten besteht gerade in diesem Fall für die spielenden Kinder, aber auch für alle anderen Nutzer und Aufsichtspersonen eine akute Verletzungsgefahr, die eliminiert werden muss.
Die Lösung: Weg vom Papierchaos
Wenn schon bei einer eher gewöhnlichen Anlage, die nicht einmal viele oder komplexe Bauteile besitzt, so viele Normen zu beachten sind, wie sieht es erst bei komplexeren Anlagen wie Trinkwasser- oder Heizungsanlagen aus?
Das Papierchaos ist vorprogrammiert. Durch immer höher werdende Sicherheitsstandards sowie den neuen Richtlinien der DSGVO (s. a. Wie steht es um den Datenschutz bei digitalen Schließsystemen?) kann man davon ausgehen, dass die Menge an benötigten Dokumenten auch künftig nicht abnehmen wird – im Gegenteil. Zusätzlich sind die Unternehmen dazu verpflichtet, immer nachhaltiger und umweltfreundlicher zu arbeiten.
So behalten Sie alle Normen, Fristen und Gesetze im Blick
Mit Bluebook können gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden:
Bluebook ist ein digitales Tool, welches Ihnen mit Hilfe von Anlagebüchern und Ticketingsystem die Möglichkeit bietet, alle Anlagen und Bauteile mit sämtlichen benötigten Details und Dokumenten im Auge zu behalten. Gleichzeitig gibt es Ihnen Zugang zu den aktuellsten Normen und Gesetzen in der Immobilienwirtschaft.
Wie kann es also einfacher sein, den Überblick über alle wichtigen Verkehrssicherungspflichten zu halten, als mit einem Klick auf die digitale Landkarte auf Ihrem Tablet oder Computer?
Im ersten Schritt werden alle technischen Anlagen und Bauteile der Immobilie aufgenommen und im Grundriss verortet. So haben Angestellte sowie engagierte Handwerker, die nicht mit den technischen Anlagen des Hauses vertraut sind, eine gute Orientierung. Wurde in der Immobilie eine digitale Schließanlage von KIWI installiert, kann der Handwerker vom Verwalter auch aus der Ferne, per Knopfdruck am Computer, in das Gebäude gelassen werden. Es folgt die Hinterlegung notwendiger Bauteilfristen mittels Audits, das Andocken von Wartungsprotokollen die Erstellung von routinemäßig fällig werdenden Checklisten. Zusammen mit dem Führen von digitalen Betriebsbüchern bietet Bluebook so die Möglichkeit, sämtliche Verkehrssicherungspflichten ohne großen Aufwand einzuhalten.
Das Ticketingsystem von Bluebook
Wie ist die Mängelbehebung in Ihrer Immobilie geregelt? In den meisten Fällen kommt die Meldung entweder vom Mieter oder der technische Leiter der Verwaltung findet den Mangel bei einem Kontrollgang. Weitergeleitet wird er dann telefonisch oder durch eine E-Mail. Die weitere Bearbeitung beinhaltet eine lange Suche nach dem passenden Handwerker und viele einzelne Koordinationsschritte.
Eine wesentlich effektivere Lösung ist hier ein Ticketingsystem, in dem der Verantwortliche den Mangel mit Beschreibung und Foto im Programm festhalten kann. Dort kann zusätzlich die Priorität und der Bearbeiter zugeordnet werden.
Das Ticketingtool im Bluebook ist jedoch nicht nur bei der Aufnahme der Mängel behilflich. Mit dem Tool kann der gesamte Prozess der Mängelbehebung durch Funktionen zur Angebotseinholung, Auftragsabwicklung und Überwachung der baulichen Maßnahmen gesteuert und ausgeführt werden.
Eine so umfangreiche Software wie Bluebook ermöglicht es Aufgaben wie z. B. Begehungen durch einzelne Personen, lange Suchen nach passenden Handwerkern oder das Dokumentenmanagement zu vereinfachen und zu beschleunigen, um Betreibern die Arbeit deutlich zu erleichtern. Die Aufgaben der technischen Immobilienverwaltung können so zeit- und kosteneffektiver ausgeführt werden.
Vor-Ort-Kontrolle mit Sensoren von Bluebook
Besonders überwachungsintensiv sind Trinkwasser- und Heizungsanlagen, da hier eine hohe Gefahr der Entstehung von Krankheitserregern besteht. Die stichprobenartige Überprüfung ist zumeist nur für öffentliche Gebäude wie Krankenhäuser, Pflegeheime oder Schulen verpflichtend. Die Proben garantieren aber keine Keimfreiheit. Dies ist nur durch eine durchgehende Temperaturbeobachtung möglich.
Eine Lösung für die durchgängige Beobachtung und Dokumentation sind Mini-Sensoren, die an kritischen Punkten des Systems wie z. B. Zuflüssen, Endpunkten oder Steigleitungen installiert werden. Bluebook hat diese Sensoren als neues Feature aufgenommen, um den Rundumschutz von technischen Anlagen noch weiter zu verbessern.
Bluebook hilft Betreibern bundesweit, alle technischen Gewerke ihrer Immobilien im Blick zu haben und aktuell zu halten. Und das mit nur wenigen Klicks am PC oder Tablet. Eine große Herausforderung in der Immobilienwirtschaft ist es, nicht nur Insellösungen für bestimmte Teilbereiche zu schaffen, sondern eine Software anzubieten, die die Gesamtheit der Immobilie erfasst. Dies ist mit Bluebook gelungen. Die Lösung dient als Gebäude-, Anlagen- und Fristenbuch, beinhaltet Gebäudepläne und Checklisten und dient als Organisationstool für alle baulichen Maßnahmen. Durch das Baukasten Prinzip ist es möglich, das Programm auf jeden Nutzer perfekt zuzuschneiden und immer weiter zu entwickeln. Mit diesem Potenzial konnte Bluebook bereits beim ZIA Best Practice Innovationsawards 2019 punkten und wird von diversen Immobilienbetreibern, Städten (z. B. Bad Tölz), Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen (z. B. Hephata) sowie Hausverwaltungen und Facility Manager (z. B. Immoprop Facility Management) genutzt.
