Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse betrifft in der Immobilienbranche im Grunde jede Nutzergruppe: Bewohner:innen, Verwaltungsmitarbeiter:innen und die zahlreichen Dienstleistungsunternehmen. Letztlich sind alle Use Cases betroffen, entsprechend breit ist die Angebotspalette der PropTechs (s. a. die PropTech-Übersicht).
Um zu entscheiden, welcher Schritt der eigenen (Immobilien-)Digitalisierung als nächstes kommen soll, lohnt sich ein Blick auf die Nutzungshäufigkeit der einzelnen Gewerke: Wer nutzt wann welchen Bereich? Und wie intensiv?
- Die Nutzungsfrequenz ist ein wichtiger, wenn auch nicht der einzige Faktor bei der Ausarbeitung einer Digitalisierungsstrategie.
- Der Zutritt ist das am häufigsten beansprucht Gewerk und betrifft zudem zahlreiche weitere Gewerke.
- Die Umstellung auf ein digitales Schließsystem ist vergleichsweise umstandslos möglich und ist somit ein sinnvoller erster Schritt für “Digitalisierungs-Neulinge”.
“Mit welchem Schritt fange ich am sinnvollsten an? Wie beginne ich mit der Digitalisierung meines Unternehmens und meiner Immobilien?”
Die Nutzungsfrequenz ist selbstverständlich nicht der einzige relevante Faktor bei der Ausarbeitung oder dem Ausbau einer Digitalisierungsstrategie, es geht auch um Machbarkeit und Praktikabilität. Die Nutzungsfrequenz kann allerdings ein Fingerzeig für den nächsten sinnvollen Schritt sein. Ein häufig genutztes Gewerk, das zugleich vergleichsweise umstandslos von analog auf digital umzustellen ist, ist ein guter Anfang.
Im Mehrfamilienhaus wird der Zutritt am häufigsten genutzt. Der Zutritt betrifft fast jeden nur denkbaren Use Case: Die Bandbreite reicht vom täglichen Zutritt der Bewohner über den Vermietungsprozess der Verwaltung und zahlreiche Arbeiten in und um die Immobilien bis hin zur Zustellung von Paketen und der häuslichen Pflege durch externe Dienstleister (s. a. Ambient Assisted Living: Technische Lösungen für mehr Lebensqualität im Alter).
Die Grafik zeigt: Kein anderes Gewerk wird so intensiv und von so vielen Nutzergruppen genutzt. Zugleich ist der Zutritt auch für viele, ja fast alle übrigen Gewerke relevant – wenn schon nicht regelmäßig, dann wenigstens einmalig oder zumindest unregelmäßig. Die Option, zu jeder Tages- und Nachtzeit ohne Verzögerung in die Immobilie und die relevanten Räume zu gelangen (z. B. den Heizungsraum), ist häufig ebenfalls entscheidend, wenn es darum geht, welches Gewerk als erstes bzw. als nächstes mit einer digitalen Lösung ausgestattet werden soll.
Die Verknüpfung mit weiteren digitalen Angeboten steigert zudem den Mehrwert einer digitalen Schließanlage im (Verwalter-)Alltag. Sind zwei oder noch mehr Systeme sinnvoll miteinander verbunden, muss im Idealfall lediglich eine Applikation geöffnet werden, um sämtliche Anwendungen zu bedienen. Eine doppelte oder gar vielfache Datenpflege entfällt zudem: Einmal eingegebene oder geänderte Daten werden automatisch für alle Anwendungen übernommen – die Kontaktdaten eines neuen Mieters erscheinen z. B. automatisch auch im System der digitalen Schließanlage, wenn die Daten im ERP-System geändert wurden.
Einheitliche technische Standards sind in der Wohnungs- und Immobilienbranche noch nicht weit verbreitet. Das Vorhandensein einer offenen Schnittstelle (API) macht somit die Verknüpfung von Systemen einfacher: Den IT-Fachleuten stehen bei einer offenen API alle relevanten Informationen zur Verfügung, um die Systeme miteinander zu verbinden. Die offene API erlaubt zudem auch aus technischer Sicht die Koppelung. Die Sicherheit aller Systeme bleibt dabei bauartbedingt unberührt. Ein sicheres System bleibt durch die Verknüpfung genauso sicher wie vorher.
Digitale Prozesse gerade bei sensiblen Gewerken mit Vorteilen
Der Zutritt muss im Alltag problemlos möglich sein, besonders in Notfällen, auch außerhalb der Kernarbeitszeiten der Hausverwaltung.
Bei einem Heizungsausfall im Winter muss z. B. der Heizungsmonteur umgehend Zutritt zum Heizungsraum erhalten, ohne auf einen Hausmeister warten zu müssen, der ab einer bestimmten Uhrzeit womöglich nicht mehr zu erreichen ist. Gleiches gilt für den Aufzug, der bei einem Ausfall zeitnah repariert werden muss sowie noch weitere Gewerke, die zur sensiblen Infrastruktur eines Gebäudes gehören. Der Zutritt ist damit jener Bereich, der am stärksten mit anderen Bewirtschaftungsbereichen einer Immobilie verknüpft ist.
Von analog zu digital: Einfache erste Schritte
Der erste Schritt bei der Umstellung von einem rein analogen zu einem digitalen Schließsystem ist simpel, da Wohnungsunternehmen mit dem richtigen System auch “klein” starten können. Wohnungsunternehmen, die zunächst mit einem Pilotprojekt starten oder lediglich die Wirtschafts- und/oder Kellerräume ausstatten möchten, installieren neben dem System an der Hauseingangstür einen digitalen Schlüsselsafe im Flur zu den Kellerräumen, der sämtliche Metallschlüssel zu den Räumen beinhaltet. Der Austausch von Schließzylindern ist also nicht notwendig – dennoch erleben die Verwaltungsmitarbeiter (und optional auch weitere Nutzergruppen wie Mieter:innen), welche Vorteile eine digitale Lösung hat: Zutrittsrechte werden am Computer vergeben und wieder entzogen und können bei Bedarf zeitlich begrenzt werden. Sämtliche Handwerker externer Dienstleister erhalten ohne eine persönliche Schlüsselübergabe Zutritt zur Immobilie.
Im täglichen Gebrauch wird der Safe mit einem Transponder entriegelt, der z. B. vorab per Post verschickt werden kann. Alternativ ist die Nutzung einer kostenlosen Smartphone-App für die Öffnung des Safes möglich. Sind die Arbeiten abgeschlossen, können die Zutrittsrechte mit einem Klick am Computer wieder entzogen werden oder werden vorab auf den Arbeitszeitraum begrenzt, so dass die Zutrittsrechte automatisch erlöschen.
Wie ist der Stand der Digitalisierung der Wohnungswirtschaft? Welche Anforderungen werden an die Unternehmen gestellt – und welche Anforderungen sollten die Unternehmen an Hersteller und Dienstleister stellen? KIWI-CEO Karsten Nölling skizziert in einem lesenswerten Positionspapier den Status Quo! Das Positionspapier kann kostenlos im pdf-Format heruntergeladen werden.
Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Sie finden ihn auf Twitter und LinkedIn.
