Smarte Schlüsselverwaltung ohne teure Software

Ein wichtiger Schlüssel ist weg und keiner weiß, wer ihn zuletzt hatte. Kennen Sie diese Situation? Sehnen Sie sich daher nach einer computergestützten Schlüsselverwaltung, die Ihnen möglichst viel Arbeit abnimmt und sicherstellt, dass Sie zu jeder Zeit wissen, wer welchen Schlüssel gerade hat?

Wer im Schlüssel-Dschungel den Überblick behalten möchte, erledigt seine Schlüsselverwaltung mittels Software. Aber für die Schlüsselverwaltung eine Software zu finden, ist gar nicht so einfach wie es anfangs scheint.

Was Sie vor dem Kauf beachten sollten

1) Bestandsaufnahme aller Schlüssel ist Pflicht

Um die richtige Auswahl für die passende Schlüsselverwaltungssoftware zu treffen, ist eine Bestandsaufnahme Pflicht. Sie gibt einen Überblick über alle vorhandenen Schlüssel und Schließsysteme.

2) Schließplan nicht vergessen

Der Schließplan gibt Auskunft darüber, welcher Schlüssel welche Tür öffnen darf. Daher sollten Sie darauf achten, dass ein aktueller Schließplan vorliegt.

3) Anforderungen an Schlüsselverwaltung definieren

Durch die Bestandsaufnahme und mit dem Schließplan können Sie die Anforderungen an Ihre Schlüsselverwaltung einfach definieren. Dadurch können Sie besser abschätzen, welche Aufgaben eine entsprechende Software lösen können muss.

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Schlüsselverwaltung: Software kann teuer werden

Die Antwort auf die Frage nach den Kosten für die Schlüsselverwaltung beziehungsweise die Software kann nur individuell geklärt werden. Verwaltersoftware ist nicht gleich Verwaltersoftware. So gibt es zum Beispiel verschiedene Abrechnungssysteme, die je nach individueller Konstellation Vor- oder eben Nachteile auf der Kostenseite haben.

So berechnen einige die Preise nach der Anzahl der zu verwaltenden Schließanlagen und Schließsysteme, andere hingegen nach der Anzahl von Türen und Schlüsseln in Kombination. Wieder andere Programme kosten nur einmalig, vergeben dann aber für die Nutzung auf mehreren Computern Netzwerklizenzen. Wer die Software auf mehreren Rechnern nutzen will, sieht sich am Ende mit hohen Kosten konfrontiert. Außerdem können Kosten für Software-Updates oder durch Serviceleistungen wie Kontakt mit dem Support entstehen.

Alles nur noch digital?

Trotz der Schlüsselverwaltung mit einer klassischen Software werden weiterhin Papierformulare für die Dokumentation der Schlüsselausgabe und -rückgabe geführt werden müssen, da per Unterschrift die Übergabe bestätigt werden muss. Von daher wird es nicht ganz ohne den klassischen Aktenordner gehen, auch wenn die Software dabei hilft, den Überblick zu behalten und die Abläufe effizienter zu gestalten.

Ein weiterer Tipp zur Organisation: Erstellen Sie eine Schlüsselrichtlinie. Die Schlüsselrichtlinie dient quasi als Leitfaden oder Anleitung, welche Schritte bei der Ausgabe und Rückgabe beachtet werden müssen.

Software löst nicht jedes Problem

Obwohl die Schlüsselverwaltungssoftware einen guten Überblick über alle Schlüssel und Schließsysteme verschafft, kann es immer wieder vorkommen, dass es Schlüsselkopien gibt, von denen niemand weiß und die in der Software nicht registriert sind. Dadurch können Personen Zutritt zu Gebäuden und Räumen haben, die hierfür keine Berechtigung haben. Somit ist die Schlüsselhoheit für den Hausverwalter eingeschränkt. Genauso schützt eine Schlüsselverwaltungssoftware nicht vor menschlichem Versagen. Ist ein wichtiger Schlüssel erst einmal verloren und sind alle möglichen Fundorte erfolglos abgesucht worden, muss häufig die Schließanlage für viel Geld erneuert und ein neues Schließsystem eingebaut werden. Mit intelligenten, elektronischen Schließanlagen, können diese und weitere Kosten der Schlüsselverwaltung signifikant reduziert werden.

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Die KIWI-Schlüsselverwaltung – ganz ohne Software

Mit einer klassischen, lizenzgebundenen Software, die Sie zunächst auf Ihren Computern installieren müssen, lassen sich die Schlüssel für ein Gebäude definitiv einfacher und professioneller verwalten. Doch gibt es einen weiteren Haken: Der Hausmeister, Gärtner oder Makler muss den Schlüssel aus Metall weiterhin bei der Person abholen, die die Schlüsselverwaltung übernimmt, und diesen auch wieder zurückbringen. Je nach Größe der Stadt kann das extrem viel Zeit und somit auch Geld kosten.

Bei der Schlüsselverwaltung mit KIWI gibt es diese Probleme nicht. Der Hausverwalter kann bequem vom Schreibtisch aus die Tür über das KIWI Portal für die jeweilige Person öffnen. Mitarbeiter und direkte Dienstleister wie Hausmeister und Reinigungsdienste haben je einen KIWI Transponder. Mit diesem lässt sich jede Tür berührungslos öffnen, sobald der Träger des KIWI Transponders in die Nähe der Tür kommt. Der sogenannte KIWI Ki oder KIWI Klick kann die Zutrittsberechtigungen für alle Objekte in Ihrem Dienstbereich haben. Sie entscheiden wer zu welchem Haus Zutritt haben soll. Der KIWI Transponder muss nicht einmal aus der Tasche geholt werden, um die Tür zu entriegeln. Und auch ohne KIWI Transponder kann alternativ über die KIWI App mit jedem Smartphone die Tür geöffnet werden.

Die Verwaltung aller Häuser, Personen und Zutrittsrechte funktioniert übersichtlich und einfach über das KIWI Portal. Das KIWI Portal ist über den Browser im Internet aufrufbar und somit unabhängig von Geräteherstellern und Betriebssystemen. Das Webportal gibt den nötigen Überblick über alle mit KIWI ausgestatteten Türen im Bestand und die für diese Türen vergebenen Zutrittsrechte. So weiß der Hausverwalter jederzeit, welche Personen und Dienstleister Zutritt haben. Über das KIWI Portal ist die Schlüsselverwaltung sehr einfach: Mit einem Mausklick lassen sich Zutrittsrechte in Echtzeit vergeben oder auch wieder entziehen. Mit KIWI gibt es keine Zettelwirtschaft mehr und Übergabeprotokolle haben auch ausgedient.

Auch der Verlust des KIWI Transponders ist kein Problem: Er wird einfach mit einem Klick deaktiviert. So haben Sie zu jedem Zeitpunkt die Schlüsselhoheit und wissen, wer zu welchem Zeitpunkt zu welcher Tür Zutritt hat. Anders als bei traditioneller Schlüsselverwaltungssoftware kann jeder Verwalter bzw. Eigentümer das KIWI Portal nutzen, der das KIWI Türzugangssystem im Haus installiert hat. Es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Software an und es sind auch keine Netzwerklizenzen nötig. Wie viel Sie mit der Nutzung von KIWI tatsächlich sparen, können Sie bei uns selbst berechnen.

Auf einen Blick: Was KIWI von klassischer Software für die Schlüsselverwaltung unterscheidet

	KIWI	Klassische Software
Keine Softwareinstallation nötig	✔	X
Keine Softwarekosten	✔	X
Keine Netzwerklizenz	✔	X
Keine Schlüsselübergabe nötig	✔	X
Keine Übergabeprotokolle	✔	X
Verwaltung aller Tür-Schlüssel möglich	✔	✔
Ferngesteuerte Türöffnung	✔	X