Kennen Sie Ihre versteckten Kosten der Schlüsselverwaltung?

Täglich müssen Hausverwalter zahlreiche Schlüssel verwalten: Zum Beispiel die Schlüssel für die neuen Mieter vorbereiten, einen Schlüssel nachmachen lassen, der von einem Dienstleister verloren wurde oder auch die Rückgabe eines Schlüssels durch einen Handwerker dokumentieren.

Bei diesen und noch vielen weiteren Aufgaben im Rahmen der Schlüsselverwaltung entstehen teils erhebliche versteckte Kosten und unnötiger Aufwand für Immobilienverwalter oder Eigentümer. Zudem sind die Sicherheit und der Versicherungsschutz des Hauses bei Einbruch in Gefahr, wenn Schlüssel verloren gehen oder Schlüsselkopien in die falschen Hände gelangen.

Heutzutage reicht es schon ein Foto von einem Schlüssel mit dem Smartphone zu machen, um diesen ganz einfach einem 3D-Drucker zuhause nachzumachen. In diesem Artikel bringen wir Licht in den Kosten-Dschungel und erklären wie elektronische Schließanlagen mit digitaler Verwaltung Kosten senken und die Sicherheit erhöhen können.

Wir haben für Sie gerechnet! Mit dem KIWI Rechner, können Sie Ihre individuellen Kosten der Schlüsselverwaltung und Ihr Einsparungspotential mit wenigen Angaben einfach berechnen.

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Die versteckten Kosten der Schlüsselverwaltung

Grundsätzlich lassen sich die Kosten in 2 Bereiche unterteilen: Prozesskosten und Hardware-Kosten. Prozess-Kosten, sind alle Kosten, die durch die aktive Verwaltung der Schlüssel und die damit verbundenen Koordinationsaufgaben entstehen. Prozess-Kosten sind besonders schwierig zu erfassen. Das ist bei den Hardware-Kosten wesentlich leichter, da man hier meist durch Rechnungen alles schwarz auf weiß hat. Den Hardware-Kosten lässt sich alles zurechnen, dass physisch präsent ist und für das Öffnen von Türen benötigt wird, wie z.B. der Metallschlüssel selbst.
 
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Typische Hardware-Kosten

Typische Hardware-Kosten sind v.a. die Schlüssel, die angefertigt werden müssen für alle Parteien, die regelmäßig Zutritt zum Haus benötigen, wie z.B. die Mieter, Dienstleister und eigene Mietarbeiter.

Zudem fallen oft sehr erhebliche Kosten an für den Tausch von Schließanlagen oder einzelnen Türschlössern an Haus-, Wohnungs- oder Kellertüren. Der Austausch wird nicht nur nötig, wenn das Schloss nicht mehr den Sicherheitsanforderungen oder abgenutzt ist, sondern vor allem, wenn Metallschlüssel verloren gehen oder gestohlen werden. Mit dem Austausch des Türschlosses oder des ganzen Schließsystems muss zusätzlich auch ein neuer Schlüsselsatz für die entsprechenden Personen bereitgestellt werden. So können beim Austausch einer Schließanlage schnell Kosten im 5-stelligen Bereich entstehen. Zudem können auch Kosten für Schlüsselkästen, Schlüsselsafes bzw. Schlüsseltresore anfallen, wenn diese z.B. aufgebrochen wurden und ersetzt werden müssen.

Typische Prozess-Kosten

Die Hardware-Kosten ziehen auch immer Prozess-Kosten nach sich, da irgendjemand das Türschloss oder die Schließanlage auch einbauen muss. Zudem müssen die Maßnahmen koordiniert und dokumentiert werden.

Die Schlüssel für neue Mieter und Dienstleister vorzubereiten ist ein wesentlicher Kostentreiber. Hier fallen vor allem auch die Zeit und Kosten, die man für die Schlüsselübergabe aufwenden muss, ins Gewicht.

Wenn Mieter ausziehen, Dienstleister wechseln oder Handwerker ins Haus müssen, sind weitere Schlüsselübergaben nötig. Nach Auszug des Mieters müssen zum Beispiel Handwerker in die Wohnung, um Renovierungsarbeiten durchzuführen. Danach benötigt der Makler einen Schlüssel, um den Interessenten die Wohnung zu zeigen. Ist ein neuer Mieter gefunden beginnt der Wohnungszyklus von neuem.

Beim Schlüsselverlust oder -Diebstahl fallen weitere Kosten an. Neue Schlüssel müssen bestellt und übergeben werden. Auch der Austausch des Schlosses sollte beauftragt werden, um die Sicherheit im Haus wiederherzustellen. Nicht selten werden Schlüssel für unterschiedlichste Türen von Mietern und Dienstleistern verloren.

Ab und zu muss sogar der Schlüsselnotdienst die Tür aufbrechen. Sollte ein Mieter den entsprechenden Schlüssel verloren und keinen Ersatz hinterlegt haben. Oder der Schlüssel eines Dienstleisters ist im Schloss abgebrochen. Ruft man einen Schlüsselnotdienst beginnen die Kosten ab ca. 130 EUR.

Neben den zeitaufwendigen Schlüsselübergaben ist die Dokumentation der Schlüssel und Zutrittsrechte ein enormer Zeitfresser. Um zu dokumentieren wer welchen Schlüssel hat bzw. wer zu welcher Tür Zutritt hat, werden aktuell aufwendige Schlüsselbücher oder Excel-Tabellen geführt oder teure Software genutzt. Änderungen müssen hier manuell eingetragen werden.

Führt man all diese Kostentreiber zusammen fallen bereits bei einem Haus mit 10 Wohneinheiten, 4 Kellertüren und 1 Haustür in einem 10 Jahres-Zeitraum mehr als 16.000 EUR für die Schlüsselverwaltung und Zutrittskontrolle an.

Elektronische Schließanlagen steigern Effizienz und senken Kosten signifikant

Die Hardware- und Prozesskosten steigen natürlich mit der Anzahl der Schlüssel, die im Umlauf sind an. Die Anzahl der Schlüssel hängt wiederum maßgeblich von der Anzahl der Türen, der Art der Schließanlage und Anzahl der zutrittsberechtigten Personen (z.B. Mieter, Dienstleister, eigene Mitarbeiter und Handwerker) ab. Bei elektronischen Schließsystemen ist das für die meisten Kostenfaktoren nicht der Fall.

Eine intelligente und digitale Verwaltung von Zutrittsrechten kann die versteckten Kosten der Schlüsselverwaltung signifikant reduzieren. Mit manchen elektronischen Schließsystemen, wie z.B. KIWI, können Zutrittsrechte jederzeit online geändert werden. Zudem hat man immer eine Echtzeit-Übersicht, wer zu welchen Türen Zutritt hat. Daher tendieren die Prozess-Kosten für Schlüsselvorbereitung, -übergaben und -dokumentation gegen null.

Für das Ändern der Zutrittsrechte und die Echtzeit-Übersicht, wird mit KIWI keine teure Software für das Schlüsselmanagement benötigt. Die Zutrittskontrolle läuft über die kostenlose Webanwendung KIWI Portal, die über alle internetfähigen Geräte erreichbar ist.

Auch die Kosten für Hardware fallen weg. Geht ein Transponder verloren, kann man diesen mit wenigen Klicks oder über die 24/7 Service-Hotline einfach deaktivieren. Wechseln Mieter oder Dienstleister, können die Zutrittsrechte ebenso einfach über das KIWI Portal in Echtzeit entzogen werden. So wird sichergestellt, dass zu jeder Zeit nur die Personen Zutritt zum Haus haben, die auch wirklich rein sollen. Ein Austausch der Türschlösser und Schlüssel wird somit nicht nötig. Da alle Zutrittsrechte digital verwaltet werden, sind Schlüsselkästen und Schlüsselschränke, sowie unsichere Schlüsseltresore überflüssig.

Bei dem intelligenten Schließsystem KIWI fallen sogar die Kosten für den Schlüsselnotdienst weg, da diese über die kostenlose Allianz-Zusatzversicherung abgedeckt sind.
Beim obigem Beispiel (10 Wohnungen, 4 Kellertüren, 1 Hausaufgang) können somit auf 10 Jahre gerechnet über 16.000 EUR eingespart werden.

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