So vermeiden Sie alltägliche Probleme der Schlüsselverwaltung

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Riesige Schlüsselschränke, lange Fahrten quer durch die Stadt zu Schlüsselübergaben und am Ende steht man doch vor verschlossener Tür. Das klassische Schlüsselmanagement verursacht einige Stolpersteine im Arbeitsalltag. Insbesondere Dienstleistern macht der Metallschlüssel das Leben schwer.

Die Probleme der Schlüsselverwaltung

Die Welt dreht sich immer schneller. Spätestens seit die Digitalisierung auch in der Immobilienbranche richtig an Fahrt aufgenommen hat, stehen schnelle Lösungen im Fokus. In sämtlichen Bereichen sind innovative Ideen zu finden. PropTechs optimieren die Dokumentenverarbeitung, Bonitätsprüfung oder Auftragsabwicklung von Gewerken. Das klassische Schlüsselmanagement vieler Unternehmen kann damit allerdings nicht Schritt halten. Daran muss sich etwas ändern. Denn ein Handwerkerdienst kann noch so schnell gebucht und unkompliziert beauftragt sein – es nützt am Ende alles nichts, wenn er vor verschlossener Tür steht.

Hohe Kosten, viel Aufwand

Eine große Herausforderung von Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen ist hierbei den Überblick bei der Schlüsselverwaltung zu bewahren. Riesige Schlüsselschränke voller Metallschlüssel mit händisch beschrifteten Etiketten vermitteln nicht nur optisch einen unübersichtlichen Eindruck. Schnell entsteht Chaos, Schlüssel werden vertauscht, verloren oder nicht ordnungsgemäß zurückgehängt. Das alles kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Geld.

Sehr viel Geld! 1.911 Euro fallen jährlich an Verwaltungskosten für ein durchschnittliches Mehrfamilienhaus in Deutschland an. Hochgerechnet auf insgesamt rund 3,5 Millionen Mehrfamilienhäusern belaufen sich die Kosten der Schlüsselverwaltung demnach auf 6,68 Milliarden Euro. Jedes Jahr. Von der verlorenen Arbeitszeit, die man mit einer effizienten Lösung einsparen könnte, ganz zu schweigen.

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Dienstleister stehen vor verschlossenen Türen

Die Schlüsselverwaltung sorgt dabei nicht nur bei Hausverwaltern und Vermietern für Kopfzerbrechen. Insbesondere Dienstleistungsunternehmen wie Gewerke oder auch Entsorger sind die Leidtragenden. Geht in der Organisation der Schlüssel etwas schief, stehen sie am Ende vor verschlossener Tür. 5.753 mal rückt der Schlüsseldienst tagtäglich in Deutschland insgesamt aus, um Türen zu öffnen. Jeder, der schon einmal vor seiner Tür gewartet hat, weiß, dass das besonders im Notfall nicht schnell genug gehen kann und wertvolle Zeit kostet.

Doch auch im alltäglichen Umgang mit Schlüsseln kommt es zu Verzögerungen durch Schlüsselübergaben. Makler müssen beispielsweise häufig quer durch die Stadt fahren. Vom Arbeitsplatz zur Schlüsselübergabe, zur Immobilie und zurück. Wenn dann der verkehrte Schlüssel überreicht worden ist, sind die Auswirkungen schnell geschäftsschädigend. Doch selbst, wenn die Schlüsselübergabe reibungslos klappt, verliert jeder Mitarbeiter kostbare Arbeitszeit auf dem Weg.

Notfall? Mit Wartezeiten ist zu rechnen!

Die klassischen Probleme der Schlüsselverwaltung werden an einem Beispiel besonders sichtbar.

Es ist Winter in Berlin. Wer schon einmal hier war, weiß: es kann kalt werden. In einem Wohnort im Außenbezirk fällt die Heizung aus und die Mieter melden sich bei der Hausverwaltung. Da es sich um einen Notfall handelt, muss schnell ein Monteur zum Objekt geschickt werden, der sich der Sache annehmen kann.

Um ins Haus beziehungsweise zur Heizungsanlage zu gelangen, muss der passende Schlüssel her. Daher sucht der zuständige Mitarbeiter der Hausverwaltung im Schlüsselschrank nach dem Schlüssel, protokolliert Entnahme sowie Übergabe und wartet auf den Monteur. Da die Hausverwaltung ihren Sitz am Stadtrand hat, macht sich der Monteur von Berlin Mitte aus auf den Weg zur Schlüsselübergabe. Die Fahrtzeit beträgt ca. 30 Minuten. Mit dem Schlüssel geht es los in den Außenbezirk. Weitere 60 Minuten Fahrtzeit.

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Stellt der Monteur vor Ort fest, dass er den falschen Schlüssel erhalten hat, kommt der Schlüsseldienst ins Spiel. Dieser wird von der Servicezentrale beauftragt und sitzt im Zweifelsfall ebenfalls gute 30 Minuten Fahrtzeit entfernt. Die Anfahrtskosten und der Aufwand sind ebenfalls hoch. Der Schlüssel wird auf dem Postweg zurück an die Hausverwaltung geschickt.

Insgesamt kostet der Auftrag gute 3 Stunden Arbeitszeit. Für die frierenden Mieter, die die Hausverwaltung wegen eines Notfalls informiert haben, ist die Situation ebenso unangenehm. Zu derartigen Vorfällen kommt es in Deutschland regelmäßig. Jeden Tag ist dies gängige Praxis, unter der alle Beteiligten leiden. Dass Schlösser wegen Fehler in der Schlüsselverwaltung aufgebrochen werden müssen, kommt leider häufig vor und ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.

In 30 Minuten die Türe öffnen mit KIWI

Die gute Nachricht ist: Auch dem Arbeitsfeld Schlüsselverwaltung nimmt sich ein PropTech-Unternehmen an. KIWI ist die smarte Schlüssellösung speziell für die Wohnungswirtschaft.

Auch hier lässt sich das bereits erwähnte Alltagsbeispiel anwenden. Melden Mieter eines mit KIWI ausgestatteten Mehrfamilienhauses eine defekte Heizung, wendet sich die Hausverwaltung ebenfalls an den in Mitte befindlichen Monteur. Per Smartphone erhält er die benötigten Zutrittsrechte. Diese können einerseits manuell wieder entzogen werden, wenn der Auftrag erledigt ist. Andererseits hat die Hausverwaltung die Möglichkeit, ein genaues Zeitfenster zu bestimmen, in der der Monteur Zutritt zum Objekt erhält.

Dieser fährt nun die 30 Minuten von Berlin Mitte zum Außenbezirk, betätigt die KIWI App und Haustür sowie Heizungsraum öffnen sich. Zeitersparnis: rund 2,5 Stunden Arbeits- bzw. Fahrtzeit.
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung des KIWI Safe. Dieser wird am Mehrfamilienhaus angebracht und mit den entsprechenden Schlüssel ausgestattet. Da er mit einem KIWI Smart Lock verschlossen ist, kann er ebenfalls mit der KIWI App von berechtigten Personen bedient werden. Nachdem der Monteur seinen Auftrag erfüllt hat, legt er die Schlüssel zurück und verschließt den KIWI Safe ebenfalls digital wieder.

Zuverlässigkeit statt Schlüsselübergaben

Der große Vorteil des elektronischen Schließsystems gegenüber der klassischen Verwaltung von Metallschlüsseln ist der Verzicht auf Schlüsselübergaben. Um physische Gegenstände insbesondere in Großstädten wie Berlin abzuholen, verschwenden Dienstleister enorm viel Arbeitszeit. Zudem ist diese Methode, wie die Praxis zeigt, alles andere als zuverlässig. Insbesondere in einem Arbeitsumfeld, das Flexibilität zunehmend Bedeutung zukommen lässt, sind Anpassungsfähigkeit und Effizienz wichtig. Darum entwickeln sich elektronische Schließsysteme auch in der Wohnungswirtschaft immer mehr zur effizientesten Zugangslösung, die den sicheren Ablauf von Prozessen garantieren kann.

Kennen Sie diese Probleme der Schlüsselverwaltung? Unsere Experten beraten Sie gerne über alle Möglichkeiten Ihr Schließsystem zu digitalisieren!

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