Kosten sparen bei der Schlüsselverwaltung: die kostenlose Infografik

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Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft ist auf dem Vormarsch, doch die Schlüsselverwaltung rüstet nur zögerlich auf innovative Systeme um. Schaut man sich die vermeidbaren Kosten an, die Metallschlüssel im Laufe des Jahres verursachen, zeigt sich das Potenzial zum Kostensparen beim Schlüsselmanagement deutlich.

Anforderungen ändern sich.

Der Metallschlüssel ist ein Gegenstand der Gewohnheit. Jeder kennt ihn, jeder benutzt ihn, jeder weiß damit umzugehen. Doch Gewohntes lädt dazu ein, Probleme nicht weiter zu hinterfragen. Spätestens an dem Punkt, an dem es zeitgemäße Alternativen gibt, sollte man sich das Optimierungspotenzial ansehen. Die erheblichen gesellschaftlichen Kosten der Schlüsselverwaltung geben Ansatzpunkte zur Einsparung auf verschiedenen Ebenen.

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#1 Kosten Schlüsselverwaltung pro Jahr

Jeder, der mit der Schlüsselverwaltung beruflich zu tun hat, weiß: Sie ist aufwändig, kostet Zeit und sorgt gern für Durcheinander. Ohne ein digitales System müssen Schlüssel physisch in Schlüsselschränken aufbewahrt werden. Individuell beschriftete Schlüsselanhänger weisen das zugehörige Wohnhaus aus und Schlüsselübergaben werden häufig sogar noch händisch dokumentiert und abgelegt. Organisatorisch erinnert dieser Vorgang wenig an den aktuellen Stand der Technik.

Nicht verwunderlich ist es daher, dass die Schlüsselverwaltung nicht zuletzt durch den mit ihr verbundenen Zeitaufwand enorme Kosten verursacht. Für ein durchschnittliches Mehrfamilienhaus fallen im Jahr 1.911 EURO Verwaltungskosten im Schlüsselmanagement an. Bei 3,5 Millionen Mehrfamilienhäusern deutschlandweit entspricht das 6,68 Milliarden EURO. Kosten, die mit der Digitalisierung vermieden werden können. Systeme, die die digitale Schlüsselverwaltung ermöglichen, machen die Verwaltung unzähliger Metallschlüssel überflüssig. Die Schlüsselverwahrung wird auf ein Minimum reduziert. Stattdessen werden Zugangsrechte mittels Online-Verwaltung vergeben.

#2 80,5 Million verlorene Schlüssel im Jahr

Schnell ist es passiert! Metallschlüssel gehen häufig verloren oder werden gestohlen. In einem Mehrfamilienhaus ist das ein großer Risikofaktor, insbesondere da verschiedene Parteien Schlüssel ausgehändigt bekommen und sich das Risiko somit summiert. Nicht nur Bewohnern gehen Schlüssel verloren, auch Dienstleister tragen beispielweise in Renovierungsphasen große Verantwortung. Somit ist es beispielweise nach wie vor, bis auf einige Anbieter , gängige Praxis, dass Entsorger sich mittels riesiger Schlüsselbunde Zutritt zu Einfahrten und Hinterhöfen verschaffen. Ein zeitraubendes und unpraktisches Vorgehen, ganz zu schweigen von der Gefahr, mit Adressen beschriftete Schlüssel bei sich zu führen.

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Bei Schlüsselverlust ist nicht nur die Gebäudesicherheit in Gefahr. Zudem können hohe Kosten anfallen, um die Sicherheitslücke zu schließen. Schlösser und unter Umständen die ganze Schließanlage müssen ausgetauscht und Schlüssel ersetzt werden. Wie viele Schlüssel dann im Umlauf sind, weiß keiner mehr genau. Außerdem greift die Haftpflichtversicherung im Schadensfall nicht immer.

Pro Mehrfamilienhaus mit 10 Wohneinheiten werden jährlich durchschnittlich 23 Schlüssel verloren. Dabei entstehen Kosten von rund 440 EURO pro Jahr inklusive Bearbeitungskosten. Für ganz Deutschland bedeutet das eine Belastung von mehr als 1,5 Milliarden EURO pro Jahr bei 80,5 Millionen verlorenen Schlüsseln. Dabei spielen sowohl Bewohner als auch Dienstleister und Mitarbeiter der Hausverwaltung eine Rolle. Verlorene oder gestohlene Schlüssel bleiben weiterhin im Umlauf. Ein Problem, das nur durch den teuren Austausch der Schließanlage aus der Welt geschafft werden kann.

#3 Der Schlüsseldienst als letzte Rettung

Der Schlüsselverlust zieht einen weiteren Kostenpunkt nach sich. Schließlich dürfen beispielweise Bewohner nicht vor verschlossener Tür stehen und benötigen Zugang zu ihrer Wohnung. Der Schlüsseldienst muss also her. Dafür reicht es auch schon aus, in einem unachtsamen Moment die Tür zuzuziehen, obwohl der Schlüssel noch in der Wohnung liegt.

5.753 mal pro Tag rückt der Schlüsseldienst in Deutschland aus, um Türen zu öffnen. Die Einsatzkosten variieren je nach Aufwand und Dienstleister, liegen aber im Schnitt bei 130 EURO pro Einsatz. Damit entstehen tagtäglich Kosten von 747.945 EURO pro Tag und über 273 Millionen EURO jährlich. Ein elektronisches Schließsystem, das mehrere Möglichkeiten zum Öffnen und außerdem das sichere Türöffnen aus der Ferne von einer berechtigten Person ermöglicht, kann maßgeblich zur Kostenreduzierung beitragen.

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#4 Entsorger verlieren wertvolle Zeit

Genau gesagt, benötigen Entsorger etwa 1 Minute pro Tür je Tür für das Management des Schließvorgangs. Darin sind zusätzlich zum Schließvorgang selbst die Schlüsselübergabe, deren Dokumentation und die Vorbereitung für den Mitarbeiter inbegriffen. Ändert sich beispielweise eine Route, muss dafür gesorgt werden, dass die Fahrer vor Ort die passenden Schlüssel zur Hand haben. Die riesigen Schlüsselringe werden vorbereitet, an die Fahrer übergeben und Übergabeprotokolle angefertigt. Im Schnitt also insgesamt pro Tür 1 Minute Zeit, die wertvolle Arbeitszeit kostet und die man sich sparen kann.

#5 CO2-Ausstoß aufgrund von Schlüsselübergaben

In der aktuellen Situation, in der es schlecht um unser Klima steht, ist es unabdingbar, einen Blick auf die Umweltbelastung zu werfen, die die traditionelle Schlüsselverwaltung mit sich bringt. Ein Problem, das sich bei Nutzung des Metallschlüssels nicht umgehen lässt, sind Schlüsselübergaben. Handwerker und weitere Dienstleister sowie Immobilienmakler müssen sich eine Schlüsselkopie beim Vermieter oder der Verwaltung vor ihrem Termin abholen und diesen danach wieder zurückbringen. Beispielweise Makler quälen sich so lange Strecken durch die Innenstädte und sind häufig auf ein Auto angewiesen.

Abgesehen von meist händisch ausgefüllten Übergabeprotokollen und überflüssiger Arbeitszeit produzieren Schlüsselübergaben insbesondere eins: CO2-Ausstoß. Durchschnittlich werden pro Mehrfamilienhaus jährlich 14 Stunden Handwerkerleistungen im Auto sinnlos für die Übergabe von Schlüsseln verfahren. Dies entspricht 71.4kg CO2 und somit deutschlandweit 250.000 Tonnen CO2 im Jahr.

Eine klimafreundliche Alternative ist die Umrüstung auf ein elektronisches Schließsystem. Denn Zutrittsrechte werden digital vergeben, sodass beispielweise Handwerker elektronisch ausgestattete Türen per zugehöriger App auf dem Smartphone öffnen können. Ist der Handwerkertermin beendet, kann das Zutrittsrecht aus der Ferne wieder entzogen werden. Übergaben und damit verbundene Fahrten sind nicht mehr nötig.

#6 Problemkind „Last Mile“

Eine weitere Quelle vermeidbarer CO2-Emission sind nicht zugestellte Pakete. Paketdienstleister wie beispielsweise DHL oder auch Amazon verfahren nicht nur wertvoll Arbeitszeit, sondern produzieren auch Abgase. Ist der Empfänger der Sendung nicht anzutreffen, stehen sie vor verschlossener Tür und müssen unverrichteter Dinge ihre Fahrt fortsetzen.

Jährlich können pro Mehrfamilienhaus in Deutschland rund 83 Pakete nicht beim ersten Versuch zugestellt werden. Das entspricht deutschlandweit etwa 800 000 nicht zugestellten Paketen pro Tag. Dadurch entsteht pro Mehrfamilienhaus ein CO2-Austoß von 41,7 kg CO2 pro Jahr. Auf Deutschland hochgerechnet bedeutet das CO2-Emissionen von 146 000 Tonnen jährlich. Das entspricht etwa 225 Autoreisen pro Tag von Deutschland nach Peking. (Quelle: nello.io)

Kosten sparen beim Schlüsselmanagement

Die vier Beispiele zeigen, wie sich typische Kosten für das Schlüsselmanagement zusammensetzen. Folglich verursacht die klassische Schlüsselverwaltung Kosten auf verschiedenen Ebenen. Sie ist nicht mehr zeitgemäß und effizient genug für das sich wandelnde Umfeld. Dabei mangelt es mittlerweile nicht mehr an Alternativen, die Eigentümern, Bewohnern und Dienstleistern Zeit, Geld und Aufwand sparen.

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