Auszug, Renovierung, Neu-Vermietung, Einzug – Phasen, die jede Wohnung über die Jahre immer wieder durchläuft. Sehr viele unterschiedliche Personengruppen sind daran beteiligt: Von der Hausverwaltung, über Handwerker und Dienstleister bis hin zum Mieter. Alle müssen zu bestimmten Zeitpunkten Zutritt zu Haus und Wohnung bekommen. Vor allem die Hausverwaltung hat dadurch einen hohen Verwaltungsaufwand und erhebliche Kosten bei der Schlüsselverwaltung. Schlüsselübergaben müssen organisiert und protokolliert werden. Doch auch mit einer gut organisierten Schlüsselverwaltung besteht das Risiko, dass Schlüssel verlorengehen oder Schlüsselkopien existieren, von denen der Vermieter nichts weiß und die nötigen Sicherheitsmaßnahmen nicht getroffen werden können.
In dieser Artikelserie stellen wir die aufeinanderfolgenden Phasen im Detail vor und entschlüsseln die Abläufe an Haus- und Wohnungstür – metaphorisch und buchstäblich.
Alles auf einen Blick
Was sind -bei vier zu durchlaufenden Stationen- die Kernkonflikte im Schlüsselmanagement einer Wohnung? Diese Infografik zeigt eine schnelle Übersicht der Problematik und liefert die Lösungen direkt mit.
Wie sind Ihre Erfahrungen in den vier Phasen des Kreislaufs? Hatten Sie bereits ähnliche Sorgen? Lesen Sie in den folgenden Teilen, welche Problematik Sie wie vermeiden können.
» TEIL 1: Auszug des Mieters
» TEIL 2: Die Renovierungsphase
» TEIL 3: Die Neuvermietung
» TEIL 4: Der neue Mieter
Auszug des Mieters
Das täglich Brot der Hausverwaltung: Ein Mieter kündigt den Mietvertrag. Nachdem die Kündigung eingegangen ist, müssen für verschiedene Parteien Arbeitsschritte eingeleitet werden.
Von Kündigung bis Schlüsselübergaben
| Wohnungsabnahme | Mieter und Vermieter oder Vertreter | Zustand der Wohnung wird dokumentiert, Mängelaufnahme
Am letzten Tag der Mietzeit
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| Schlüsselübergabe | Mieter und Vermieter oder Vertreter | Mieter gibt alle Schlüssel an Vermieter zurück nach der Wohnungsabnahme
am selben Tag |
Am Ende der vertraglich vereinbarten Mietzeit findet die Wohnungsabnahme statt. In der Regel wird hierfür der Termin auf den letzten Tag des Mietzeitraums gelegt, es sei denn es handelt sich dabei um einen Sonn- oder Feiertag. In diesem Fall muss der Mieter erst am darauffolgenden Werktag ausziehen. Bei der Wohnungsabnahme sind Mieter und Vermieter anwesend. Sie dürfen allerdings auch Vertreter zum Termin schicken. Somit kann der Vermieter beispielsweise die Hausverwaltung mit der Abnahme der Wohnung beauftragen. Es werden Mängel aufgenommen und der gegenwärtige Zustand der Wohnung auf dem Übergabeprotokoll dokumentiert. Dieser Prozess wird oftmals händisch festgehalten und per Unterschrift bezeugt.
Welche Mängel der Mieter beseitigen muss, ist gesetzlich geregelt. Hierzu zählen etwa wirksam vereinbarte Schönheitsreparaturen, eigene Einrichtungsgegenstände zu entfernen und verursachte Schäden zu beseitigen, die nicht auf gewöhnlichen Verschleiß zurückzuführen sind. Außerdem ist der Mieter dazu verpflichtet, sämtliche Schlüssel, die ihm zu Beginn des Mietverhältnisses ausgehändigt worden sind, zurückzugeben. Die Schlüsselübergabe ist fester Bestandteil der Wohnungsrückgabe und findet grundsätzlich am Tag der Wohnungsabnahme statt. Mit Rückgabe der Schlüssel verliert der Mieter die Schlüsselhoheit zur Mietsache. Diese geht auf den Vermieter bzw. die Hausverwaltung über.
Verlust des Schlüssels
Die Schlüsselübergabe wirft einige Unsicherheiten auf. Für gewöhnlich erhalten Mieter ein bis zwei Ausführungen der relevanten Schlüssel. Dies sind mindestens Haus- und Wohnungsschlüssel. Zusätzlich kommen eventuell Keller- oder Briefkastenschlüssel hinzu. Über diese hat der Mieter während des bestehenden Mietverhältnisses die alleinige Kontrolle.
Nicht selten gehen Schlüssel verloren, sodass der Mieter den Schlüsselsatz nicht vollständig aushändigen kann. Der Vermieter ist dazu berechtigt, die Schließzylinder auszutauschen, falls die Gefahr einer missbräuchlichen Nutzung besteht . Kann dem Mieter hierfür die Schuld zugewiesen werden, muss dieser die Kosten für den Austausch des Schließzylinders tragen. Wird dem Mieter beispielsweise die Tasche samt Schlüssel gestohlen, trifft ihn keine Schuld. Ist der Schlüssel nicht identifizierbar, muss der Mieter ebenfalls nicht für den neuen Zylinder aufkommen. Dies ist der Fall, sollte der Schlüssel in einem Umfeld verloren gehen, das keine Verbindung zwischen Fund- und Wohnort zulässt. Dies gilt auch für den Verlust eines Schlüssels einer Schließanlage.
Risikofaktor Schlüsselkopie
Selbst wenn der Mieter alle bei Mietbeginn erhaltenen Schlüssel zurückgeben kann, kann sich der Verwalter nie ganz sicher sein, auch alle existierenden Schlüssel erhalten zu haben. Denn auch absichtlich werden Schlüssel vom Mieter einbehalten. Vertraglich ist ein Mieter dazu verpflichtet, bei Mietende die ihm überlassenen Schlüssel zurückzugeben. Dazu zählen auch sämtliche Kopien, die der Mieter hat machen lassen.
Das größte Risiko der traditionellen Metallschlüssel: man kann sie nachmachen. Daher kann der Vermieter nie genau wissen, wie viele Kopien sich in Umlauf befinden, obwohl der Mieter dazu verpflichtet ist, den Vermieter über angefertigte Kopien zu informieren. Eine Einwilligung des Vermieters ist nicht notwendig. Werden die Schließzylinder der Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht ausgetauscht, besteht das Risiko, dass der Vormieter nicht nur Zugang zum Haus, sondern sogar zur Wohnung des neuen Mieters, erhält. Die Einbruchsgefahr steigt. Die Schlüsselhoheit, die der Vermieter eigentlich immer haben sollte, ist nicht gegeben.
Wenig flexibel bei vielen Bewohnern
Auf der anderen Seite stellt die begrenzte Anzahl an Metallschlüssel auch eine Einschränkung für den Mieter dar. Gibt es nur zwei oder drei Ausführungen, können auch nur diese an weitere Personen, wie z.B. die Oma oder gute Freunde, verteilt werden. Ergibt sich also der Fall, dass eine vierte oder fünfte Person (regelmäßigen) Zutritt zur Immobilie haben soll, wird der Mieter gedrängt, Schlüssel zu vervielfältigen. Dies sorgt auch auf Seiten des Mieters für erhöhten logistischen Aufwand durch Absprachen und Schlüsselübergaben.
Zudem ist es Gang und Gäbe eine Kopie der Schlüssel als Sicherheit bei einer befreundeten oder verwandten Person zu hinterlegen, sollte man sich einmal ausschließen oder etwas passieren. Dieses Prinzip beruht in der Regel auf einer Vertrauensbasis. Damit gibt der Mieter einen Teil seiner Schlüsselhoheit an Dritte ab und verliert die Kontrolle darüber, was mit dem entsprechenden Schlüssel passiert.
Nach dem Auszug
Nachdem der Zustand der Wohnung bei der Abnahme festgehalten wurde, werden diese Informationen der Hausverwaltung übergeben. Der Mieter verliert all seine Zutrittsrechte zu der Wohnung und darf keine Zugangsmöglichkeit durch zurückbehaltene Schlüssel behalten. Die nächsten Schritte werden von der Hausverwaltung gesteuert. Sie plant die nötigen Baumaßnahmen, deren Notwendigkeit zuvor erfasst wurde, und leitet die Aufträge an zuständige Firmen weiter.
So geht’s mit KIWI:
Mit KIWI können Haus- und Wohnungstüren von Mehrfamilienhäusern schlüssellos geöffnet werden, über den Transponder oder mit der KIWI App. Zutrittsrechte werden von der Hausverwaltung im KIWI Portal gemanagt.
Die Zutrittsberechtigung, die bei Vertragsbeginn auf den Mieter übertragen worden ist, kann nach Mietende von der Verwaltung einfach per Mausklick vom Büro aus entzogen werden. Selbst, wenn der Mieter bei Auszug seinen KIWI Transponder nicht zurückgibt, hat er keine Möglichkeit mehr, in die Wohnung zu kommen. Er wird einfach mit Löschen seiner Zutrittsberechtigung deaktiviert. Dies geschieht ebenfalls mit allen anderen Zugangsrechten, die der Mieter möglichen Drittparteien vergeben hat. Dieses Prinzip gilt für alle mit KIWI ausgestatteten Türen im Haus. Dadurch wird die Schlüsselverwaltung sehr vereinfacht.
Mit KIWI ist beim Auszug eine angenehme Arbeitsteilung möglich. Während der Durchführung notwendiger Reparaturen vor Auszug, in der der Mieter noch die Schlüsselhoheit besitzt, kann er beispielsweise dem Hausmeister oder Handwerkern bequem die Türen öffnen, ohne selbst vor Ort sein zu müssen. Nicht nur im Szenario eines möglichen Auszugs erhöht sich für alle Bewohner die Sicherheit, Flexibilität und Komfort. Absprachen und gemeinsame Schlüsselnutzung werden mit KIWI überflüssig. Zugangsberechtigungen für mehrere Bewohner können schnell online eingerichtet und wieder aufgehoben werden, ohne das Sicherheitsrisiko nachgemachter Schlüssel verteilen zu müssen.
Wie hoch ist Ihre Fluktuation im Haus? Wie viel Schlüsselübergaben müssen Sie jeden Monat durchführen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Anregungen.
Die Renovierungsphase
Kündigung des Mietvertrags, Auszug des Mieters, Renovierung, Neuvermietung – der Kreislauf einer jeden Wohnung. Bisher ging es um die Arbeitsschritte rund um den Auszug des Mieters aus der Wohnung. Auch bei einem problemlosen Mieterwechsel bleibt immer eine Frage offen: Wie viele Schlüssel zur Immobilie wurden nachgemacht und sind diese noch im Umlauf? Doch Kontrollverlust bei der Schlüsselhoheit beschränkt sich nicht nur auf die Beziehung zwischen Vermieter und Mieter. Gehen wir nach dem Auszug einen Schritt weiter, treten neue Herausforderungen im Schlüsselmanagement auf. Im Folgenden lesen Sie alles, was Sie über die Schlüsselverwaltung während der Renovierungsphase wissen müssen.
Renovierung, Sanierung, Modernisierung
Das Mietverhältnis ist beendet, die alten Mieter sind ausgezogen und die Wohnung ist leer. Das ist die optimale Möglichkeit, die Wohnung vor Neuvermietung auf Vordermann zu bringen.
Dabei kommen Begrifflichkeiten schnell durcheinander, die man als Vermieter kennen sollte. Genauer gesagt geht es um die Definitionen von Renovierung, Sanierung und Modernisierung. Eine kurze Begriffserklärung ist hilfreich.
Die Renovierung bezeichnet bauliche Maßnahmen zur Erneuerung und Verbesserung der Immobilie. In der Regel sind damit Schäden gemeint, die durch normale Abnutzung entstehen. Bei der Wohnungsabnahme mit dem alten Mieter wurde ein Übergabeprotokoll erstellt. Darin ist der Zustand der Wohnung dokumentiert und Mängel aufgenommen.
Der Mieter ist lediglich zu sogenannten Schönheitsreparaturen verpflichtet, sofern dies vertraglich wirksam geregelt ist. Diese gehen gewöhnlich nicht über Malerarbeiten hinaus und beschränken sich nur auf den Innenbereich der Wohnung. Findet sich keine Klausel diesbezüglich im Mietvertrag, liegt die Pflicht zur Instandsetzung der Wohnung beim Vermieter. Falls die Notwendigkeit einer Renovierung vor Neuvermietung besteht, wird sie vom Vermieter bei Leerstand der Immobilie durchgeführt.
Darüber hinaus gibt es häufig den Wunsch des Vermieters nach einer Sanierung der Wohnung. Hierbei handelt es sich um bauliche Maßnahmen, die durchgeführt werden, um den Lebensstandard der Bewohner zu erhöhen. Sie geht also einen Schritt weiter als die Renovierung. Gewissermaßen kann man die Sanierung als die Zusammenführung von Renovierung und Modernisierung bezeichnen. Die Immobilie wird im Zuge der Sanierung auf den aktuellen Stand der Technik gebracht.
Als Modernisierung gelten Maßnahmen zur Wasser- und Energieeinsparung, die Wohnqualität erhöhen und den Wohnwert steigern oder neuen Wohnraum schaffen. Neben bloßer Erneuerung abgenutzter sanitärer Anlagen oder eines abgelaufenen Teppichbodens werden hierbei beispielsweise Heizsysteme für mehr Energieeffizienz ausgetauscht oder die Wärmedämmung verbessert.
Modernisierung
Beim Thema Modernisierung kommt man mittlerweile um den Gedanken an Smart Home-Lösungen nicht mehr herum. Digitale Systeme in den eigenen vier Wänden werten eine Immobilie auf und finden ebenfalls im Zuge einer Sanierung Einzug. Mieter schätzen smarte Lösungen fürs Zuhause. Auch der Umstieg auf ein smartes Türzugangssystem wie KIWI gehört dazu. Die Umstellung der traditionellen Schließanlage auf die Lösung von KIWI ist weniger kostspielig als viele andere Modernisierungsmaßnahmen. Somit fällt KIWI unter die Bagatellmodernisierung. Die Kosten, die für den Vermieter im Zuge der Umrüstung bestehen, dürfen auf den Mieter in Form einer Mieterhöhung umgelegt werden. Gleiches gilt für laufende Betriebskosten.
Alles, was ein Vermieter zur Modernisierung wissen muss, finden Sie ebenfalls auf unserem Blog. Was darf wie gemacht werden und wer trägt die Kosten?
Durchführung der Baumaßnahmen
Die Wohnung ist leer, alle notwendigen baulichen Maßnahmen wurden aufgenommen und liegen dem Vermieter bzw. gegebenenfalls der stellvertretenden Hausverwaltung vor. Nun beginnt die Planung und Beauftragung qualifizierter Handwerksunternehmen.
Austausch des Schließzylinders
Für den Vermieter verbirgt sich hier ein Problem in Sachen Sicherheit. Unterschiedliche Parteien müssen in der Renovierungsphase Zutritt zur Immobilie erhalten. Das Schlüsselmanagement entwickelt sich schnell zu einer chaotischen und aufwändigen Unternehmung. Die gängige Methode, die als Lösung Anwendung findet, ist der Einbau eines sogenannten Bauzylinders. Hierbei wird der Schließzylinder der Wohnungstür durch einen anderen, den Bauzylinder, ersetzt. Zu diesem erhalten die jeweiligen Handwerkerfirmen passende Schlüssel. Nach Fertigstellung der Baumaßnahmen wird der Bauzylinder wieder durch den ursprünglichen Schließzylinder ersetzt.
Dadurch wird sichergestellt, dass sich niemand, der kurzfristig zu Umbauzwecken Zutrittsrechte zur Wohnung erhalten hat, nach Ausführung dieser Zugang zur Wohnung verschaffen kann. Auch bei Verlust eines Schlüssels durch eine beauftragte Firma wird die Gefahr, dass der Finder oder Dieb des Schlüssels in die Wohnung gelangen könnte, mit Wiedereinbau des Originalzylinders aus der Welt geschafft. Somit ist die Schlüsselhoheit des künftigen Mieters während der Renovierungsphase nicht in Gefahr.
Unsicher, zeitaufwändig, chaotisch
Das Verfahren mit dem Einsatz eines Bauzylinders verspricht allerdings auch Nachteile. Zum einen verliert in dem Moment, in dem der Vermieter die Zutrittsrechte in Form von Schlüsseln für den Bauzylinder an externe Firmen vergibt, das Schlüsselmanagement an Transparenz. Er weiß nie mit kompletter Sicherheit, wer in seine Wohnung gelangen kann, weil Schlüssel einfach weitergereicht und kopiert werden können. Für den Vermieter ist es eine große Herausforderung, den Überblick im Schlüsselmanagement zu behalten. Dabei ist die Verantwortung, die er trägt, enorm.
Zum anderen ist der Umgang mit einem Bauzylinder alles andere als arbeitserleichternd. Es muss nicht nur extra der Zylinder ausgetauscht werden. Dazukommen noch zeitaufwändige Schlüsselübergaben an die beauftragten Firmen, dementsprechende Absprachen und Dokumentationen. Zusätzlich erscheinen die Fahrtzeiten der Handwerker für die Schlüsselübergabe auf der Rechnung. Für Vermieter, die keine Schlüssel verteilen, ist der eigene Zeitaufwand sogar noch größer, wenn sie selbst vor Ort sein müssen.
Hinzukommt, dass kurzfristige Auftragsänderungen kaum möglich sind. Stets sind die Beteiligten abhängig von der anderen Partei und den zur Verfügung stehenden Schlüsseln.
So geht’s mit KIWI:
Während der Renovierungsphase als Vermieter bzw. Verwalter stets den Überblick behalten? Wer hat wann Zutritt zu Ihrer Immobilie? Mit der Lösung von KIWI ist das möglich.
KIWI bietet zwei Zugangssysteme: KIWI Smart Entry für die Haustür eines Objektes und KIWI Smart Lock für die Wohnungstür und andere innenliegende Türen eines Mehrfamilienhauses. Mit der flexiblen Vergabe von Zutrittsrechten kann die Hausverwaltung bequem vom Arbeitsplatz aus Handwerkern den Zugang gewähren. Ebenfalls mit ein paar Klicks am Computer kann das Zutrittsrecht wieder entzogen werden. Auf diese Weise hat der Verwalter im KIWI Portal stets im Blick, wer gerade zu welcher Immobilie Zugang hat. Dadurch behält die Hausverwaltung auch während der Renovierungsarbeiten die Schlüsselhoheit und volle Transparenz.
Zudem ist die Verwendung von KIWI nicht nur sicherer, sondern spart Zeit. Wege, die mit den Schlüsselübergaben einhergehen, können sowohl auf Verwalter-, als auch auf Handwerkerseite vermieden werden.
Ein wichtiger Punkt ist außerdem, dass der Einsatz von KIWI Produkten als Modernisierungsmaßnahme gilt. Verwalter, die sich für einen Umstieg auf KIWI entscheiden, können die entstehenden Kosten umlegen. Alle Details und Fakten sind in unserer Artikelserie zum Thema Modernisierungsumlage zu finden.
Wie sehen Ihre Erfahrungen während der Renovierung Ihrer Immobilie aus? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!
Die Neuvermietung
In den vorangegangenen Kapiteln lag der Fokus zunächst auf dem Auszug des Mieters und schließlich auf den Handwerks- und Renovierungsarbeiten. In beiden Fällen steht der Vermieter vor der Herausforderung des sicheren Schlüsselmanagements. Ähnlich verhält es sich mit dem nächsten Schritt im Zyklus einer Wohnung: Die Suche nach einem neuen Mieter beginnt. Kann der Vermieter die Schlüsselhoheit diesmal behalten?
Schlüsselmanagement wird zur Herausforderung
Die Renovierung der Wohnung ist abgeschlossen. Im besten Falle wurde im Zuge einer Modernisierung das Türzugangssystem von KIWI in der Immobilie installiert. Damit sparen sich Vermieter und Verwaltung einige Scherereien. Im Folgenden wird allerdings weiterhin davon ausgegangen, dass auf das traditionelle Schlüssel-Schloss-Prinzip gesetzt wird. Damit steht der Vermieter erneut vor organisatorischen Herausforderungen im Schlüsselmanagement.
Auf zur Mietersuche
Nun wird die sanierte Wohnung einen neuen Bewohner finden. Ziel ist es, die leerstehende Wohnung von ihrer besten Seite zu präsentieren. Später wird aus der Menge der Bewerber der beste Kandidat ausgewählt.
Der Vermieter kann sich dafür entscheiden, den Vorgang der Mietersuche komplett selbst in die Hand zu nehmen. Von Inserat, Besichtigungsterminen, bis hin zur Entscheidungsfindung kümmert er sich um alles allein. Hierbei ist der Vorteil, dass er die alleinige Kontrolle behält. Dazu zählt auch die Schlüsselhoheit. Er gibt keine Schlüsselkopien an Dritte aus, die die Wohnung den Interessenten zeigen. Dadurch geraten keine Ausführungen der Haus- und Wohnungsschlüssel unbemerkt in Umlauf.
Die gängige Praxis ist allerdings die Beauftragung einer externen Maklers durch den Vermieter. Damit spart er sich Aufwand und kann die Aufgaben stattdessen an Experten outsourcen. Üblicherweise wird für den Zeitraum der Maklertätigkeiten der Bauzylinder in der Wohnungstür beibehalten.
Auftrag für den Experten: Immobilienmakler
Immobilienmakler sind für gewöhnlich erfahrener darin, eine Wohnung erfolgreich zu vermitteln. So wie Wohnungssuchende sich an Makler wenden können, um Hilfe bei der Suche zu bekommen, nimmt auch die andere Seite – der Vermieter – den Dienstleister als Unterstützung in Anspruch.
Was tut der Makler, was darf der Vermieter?
Hierbei gibt es unterschiedliche Arten, wie ein Maklerbüro im Auftrag des Vermieters agieren darf.
Entscheidet man sich für die Beauftragung eines Maklers, gibt es unterschiedliche Formen dies zu tun. Die erste Auftragsform ist ein allgemeiner Auftrag. Der Vermieter bittet einen Makler um Vermarktung der Immobilie. In diesem Fall ist es dem Auftraggeber erlaubt, bei der Mietersuche weiterhin selbst Maßnahmen zu ergreifen und sich in den Prozess einzuschalten. Allerdings ist der Makler nicht dazu verpflichtet, tätig zu werden. Sollte dieser sich nicht um die Vermietung der Wohnung kümmern, braucht der den Auftraggeber nicht darüber zu informieren. Es besteht also ein Risiko für den Vermieter, dass die Wohnung gar nicht inseriert wird. Schreiben mehrere Makler und Vermieter die Wohnung aus, kann die mehrfach inserierte Wohnung zu Verwirrung bei Interessenten führen.
Anders verhält es sich bei einem Makleralleinauftrag. In diesem Fall gibt es eine Vertragslaufzeit, in der der Makler verpflichtet ist, auf eigene Kosten aktiv die Wohnung zu Bewerben und Interessenten zu finden. Der Vermieter hat immer noch das Recht, selbst einen Mieter zu finden. Allerdings ist es ihm vertraglich nicht gestattet, weitere Makler anzustellen.
Die dritte Möglichkeit ist ein qualifizierter Makleralleinauftrag. Hierbei gewinnt der Makler die größte vertragliche Sicherheit, der Auftraggeber ist allerdings stark eingeschränkt. Er ist dazu verpflichtet, sämtliche bei ihm eingehenden Anfragen an den Makler weiterzuleiten und darf nicht selbst in die Suche eingreifen. Da für den Makler die besten Erfolgsaussichten bestehen, fallen seine Bemühungen um erfolgreichen Abschluss dementsprechend hoch aus.
Ungeachtet der vereinbarten Auftragsform gibt es bei Maklerbeschäftigung eine Gemeinsamkeit: Melden sich Interessenten beim Maklerbüro und wünschen eine Besichtigung der Mietsache, muss der Vermieter ihnen Zutritt verschaffen.
Wenn sich die ersten Interessenten auf das Wohnungsinserat gemeldet haben, beginnt die Phase der Besichtigungen. Folglich stehen die Beteiligten –buchstäblich- vor dem gewohnten Problem: Sie müssen Zutritt zur Wohnung erhalten.
Zeit für die Besichtigung
Der Immobilienmakler benötigt für die Besichtigung mit potentiellen Mietern einen Haus- und Wohnungsschlüssel vom Vermieter. Auch im Vorfeld wenn die Wohnung für das Fotoshooting von spezialisieren Dienstleistern mit Möbeln und Bildern besonders ansprechend in Szene gesetzt wird, kann es bereits zu dieser Notwendigkeit kommen. Mit dem herkömmlichen Schlüssel muss der Makler bei Besichtigungen stets vor Ort sein. Für die Schlüsselübergabe muss er teilweise quer durch die Stadt fahren. Die Arbeitswege variieren, können aber erheblich sein. Dabei geht zwischen den Terminen viel Zeit verloren und Verspätungen sowie die Verkehrslage muss einkalkuliert werden.
Verlust der Schlüsselhoheit
In dem Moment, in dem der Vermieter dem Makler die Schlüssel überlässt, gibt er seine Schlüsselhoheit aus der Hand. Zwar ist der Makler zur Rückgabe verpflichtet, doch hundertprozentige Sicherheit ist dem Vermieter nicht garantiert. Wie zuvor schon häufig erwähnt, können Schlüssel leicht verloren gehen.
Wenn bei der Schlüsselübergabe etwas schief läuft, kann es außerdem passieren, dass der Makler den falschen Schlüssel erhält. Hausverwaltungen kümmern sich um eine Vielzahl von Häusern und Fehler sind menschlich. Allerdings bemerkt der Makler eine solche Verwechslung erst in dem Moment, wenn er schon am Mietobjekt steht, im schlimmsten Fall mit den Interessenten direkt neben sich. Diese Situation ist nicht nur peinlich, sondern wegen eines geplatzten Termins auch äußerst ärgerlich. Für beide Seiten. Im schlimmsten Fall verzögert sich der Einzug, sodass dem Eigentümer ein Mietverlust entstehen kann.
Entscheidungsfindung
Nachdem der Arbeitsauftrag des Maklers abgeschlossen ist, muss diesem der Zugang zur Immobilie wieder entzogen werden. Dazu ist abermals eine Schlüsselübergabe notwendig. Abschließend wird der Bauzylinder durch den ursprünglichen Türzylinder der Wohnungstür ersetzt.
So geht’s mit KIWI:
Besonders im Vermietungsprozess sparen Nutzer mit KIWI Zeit und somit Geld. Makler müssen oftmals weite Arbeitswege auf sich nehmen, um die Schlüssel für eine Immobilie zu bekommen. Sei es für die Fotografien oder zur Wohnungsbesichtigung – Makler müssen die betreute Immobilie betreten können. Der herkömmliche Schlüssel erweist sich hierbei als unpraktisch und unzuverlässig. Niemand möchte in der Situation sein, mit Interessenten vor verschlossener Tür zu stehen. An einem kleinen Gegenstand kann ein ganzer Termin scheitern.
Mit KIWI erhalten beide Parteien Sicherheit: Der Vermieter genehmigt dem Makler über das KIWI Portal Zutritt , ohne überhaupt den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. Er behält die Übersicht und die Schlüsselhoheit. Der Makler kann sicher sein, den Zugang zur richtigen Tür erhalten zu haben. Steht er vor der Immobilie, öffnet er einfach mit einem Klick auf sein Smartphone in der KIWI App die entsprechende Tür.
Beschäftigt beispielsweise eine Hausverwaltung regelmäßig externe Makler, ist es außerdem eine gute Möglichkeit, diesen einen KIWI Transponder zukommen zu lassen. Wie in der KIWI App lassen sich hierfür die Zutrittsrechte vom Vermieter oder der Verwaltung über das KIWI Portal steuern. In Echtzeit werden die Zugangsrechte vergeben und entzogen. Bei der Komplettlösung – KIWI Smart Entry für die Haus- und KIWI Smart Lock für die Wohnungstür – werden somit sämtliche Schlüsselübergaben überflüssig.
Zudem ist mit KIWI eine Besichtigung ohne Makler möglich. In anderen Ländern ist dieses Vorgehen bereits gängige Praxis. Der Interessent kann direkt die Zutrittsrechte für den bestimmten Zeitraum der Besichtigung erhalten.
Welche Erfahrungen haben Sie bei der Mietersuche und würden Sie diesen Prozess gern optimieren? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!
Eine Wohnung wird zum Zuhause: Der neue Mieter
Die renovierte Wohnung ist bereit für den neuen Mieter. Haben Makler und Vermieter einen passenden Bewerber gefunden, sollte dem Einzug nichts mehr im Wege stehen. Doch wie in den Phasen zuvor ist die Angelegenheit nicht so leicht getan, wie gesagt. Unsicherheiten finden sich auch im vorerst letzten Schritt, bis der Kreislauf wieder von vorn beginnt.
Schlüsselübergabe an neuen Mieter
Der Bauzylinder, der für die Zeit der Renovierung in die Wohnungstür eingesetzt wurde und in manchen Fällen auch während der Maklerphase beibehalten wird, muss durch den ursprünglichen Zylinder ersetzt werden. Es ist gängige Praxis, den Zylinder, den bereits der Vormieter benutzt hat, auch für den neuen Mieter zu verwenden. Ein brandneuer Zylinder mit neuem Schlüsselsatz wird in der Regel nicht eingesetzt.
Bevor der Mieter es sich in seinem neuen Zuhause gemütlich machen kann, erhält er die Schlüssel zu seiner Wohnung. Also muss ein Termin zur Schlüsselübergabe vereinbart werden. Bei dem Treffen zwischen Mieter und Vermieter oder dessen Vertreter erhält der Mieter die Schlüssel zu Wohnhaus, Wohnung und gegebenenfalls Briefkasten, Keller und sonstiger mitvermieteter Räumlichkeiten. In der Regel erhält der neue Mieter den Schlüsselsatz seines Vorgängers.
Keine zweifellose Sicherheit
Mit dieser Übergabe schließt sich der Kreis. Die in Teil 1 genannte Gefahr der Schlüsselkopie kommt nun zum Tragen. Der Vermieter kann nie mit vollkommener Sicherheit wissen, dass er tatsächlich alle Schlüssel des Vormieters erhalten hat. Denn es besteht die Möglichkeit, dass unbekannte Schlüsselkopien in Umlauf sind. Das Restrisiko wird immer bleiben, auch wenn der neue Mieter den vollständigen Schlüsselsatz erhält.
Mieter darf selbst handeln
Als neuer Mieter ist es demnach ratsam, das Türschloss an der eigenen Wohnungstür selbst auszutauschen. Der Vermieter muss diesen Vorgang dulden. Bedingung ist allerdings, dass bei Auszug des Mieters dieser den Originalzustand wie bei Einzug wiederherstellt. Der Mieter darf sich zu diesem Schritt entscheiden, um mehr Sicherheit zu bekommen. Es kommen die mit dem Erwerb und Einbau des Schlosses einhergehenden Kosten und Mühen auf ihn zu.
Risiko wandert im Kreislauf mit
Die bestehenden Sicherheitslücken bezüglich der gemeinschaftlichen Haustür zum Wohnhaus können mit dem traditionellen Schlüsselsystem weder Vermieter noch Mieter aus der Welt schaffen. Doch auch von Unbefugten, die Zugang zum Haus, wenn auch nicht zu individuellen Wohnungen haben, kann ein Risiko ausgehen.
Entschließt sich der Mieter zu einem Auszug aus seiner Mietwohnung, geht alles wieder von vorne los. Risiken für den Vermieter, die Frage nach Schlüsselkopien, Unsicherheit und Arbeitsaufwand im Schlüsselmanagement. All diese Sorgen kann man getrost beiseiteschieben, wenn man KIWI Teil des Kreislaufs werden lässt.
So geht’s mit KIWI:
Zylinderwechsel und Unsicherheit – das sind die Nebenwirkungen der klassischen Schlüsselverwaltung eines Mietshauses. Das Weiterreichen von bereits vom Vorgänger benutzten Schlüsseln, die einfach kopiert werden können, schürt Unbehagen. Mit dem Einbau eines KIWI Smart Lock an der Wohnungstür umgeht der Vermieter diese Probleme mit wenig Aufwand.
Die Verwaltung des KIWI Systems erfolgt für den Vermieter bzw. Hausverwalter über das kostenlose KIWI Portal. Es ist online jederzeit verfügbar und bietet unter anderem eine Übersicht über alle dem Vermieter zugehörigen Türen. Damit hat der Vermieter alle Türen im Blick, ohne dass der Mieter an Schlüsselhoheit einbüßen muss. Zieht der neue Mieter in die Wohnung ein, bekommt er die Administratorenreche für die jeweilige Tür. Das bedeutet, dass er allein über Zugangsrechte aller Personen entscheidet, die seine Wohnung betreten wollen. Der Vermieter kann demnach nicht mehr darüber verfügen oder sehen, wer Zutritt zu diesem hat. Somit hat er auch keinerlei Möglichkeit Zutrittsrechte zu diesem KIWI Smart Lock zu administrieren. Der Mieter hat die alleinige Entscheidungsgewalt über Zutrittsrechte zu seiner Wohnung.
Da Zutrittsrechte nicht nur erteilt, sondern in Echtzeit wieder entzogen werden können, macht KIWI den Austausch des Schließzylinders überflüssig. Bei einem Verlust des türöffnenden Transponders, wird dieser mit sofortiger Wirkung selbstständig im eigenen Nutzerkonto oder über die 24-Stunden-Hotline von KIWI gesperrt. Das Einbruchsrisiko durch Schlüsseldiebstahl entfällt damit. Bei Auszug des Mieters geht das Administratorenrecht wieder auf den Vermieter über. Dem Mieter wird das Zugangsrecht entzogen; er kann nicht mehr auf das KIWI Smart Lock zugreifen. Unbekannte Schlüsselkopien gehören damit der Vergangenheit an – es gibt keinen Schlüssel mehr!
Außerdem kann KIWI dazu beitragen, dass die Entscheidung des Interessenten für die Wohnung fällt. Mit dem schlüssellosen Zugangssystem steht der Vermieter der digitalen Zukunft offen gegenüber.
Haben Ihre Mieter Sicherheitsbedenken beim Einzug geäußert? Welche Erfahrungen haben Sie bei Schlüsselübergaben gemacht? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!
PropTech-Spezialist Dr.-Ing. Christian Bogatu ist Mitgründer und Beirat bei KIWI. Der mehrfache Gründer und Ex-McKinsey-Berater begleitet das Thema Digitalisierung der Immobilienbranche durch seine Tätigkeit bei KIWI, als CEO von Fresh Energy und als Advisor für Großkonzerne wie innogy. In unserem Blog teilt er sein Wissen und seine Erfahrungen zu diesem Thema.
