12 nervige Aufgaben der Hausverwaltung und hilfreiche Lösungen

Lesezeit: 9 Minuten

Handschriftlich ausgefüllte Protokolle, langwierige Bearbeitungsprozesse, Terminabsprachen per Brief, verpatzte Schlüsselübergaben – Was nach antiquierten Vorgängen klingt, gehört in Teilen der Immobilienwirtschaft noch immer zum Alltag. Für so gut wie jeden Arbeitsprozess gibt es mittlerweile allerdings digitale Lösungen, die das Arbeiten für Hausverwaltungen ungemein effizient machen.

Aufgaben der Hausverwaltung: Das macht Ihnen das Leben schwer

Von der Instandhaltung der Immobilie über die Mieter-Datenpflege bis hin zur finanziellen Verwaltung des Bestandes: Das Aufgabenportfolio einer Hausverwaltung ist breit gefächert und verlangt viele, z. T. grundverschiedene Arbeitsschritte.

Unternehmen ohne ein gut funktionierendes digitales Ökosystem kämpfen dabei häufig mit zwei “Baustellen”: eingefahrenen Strukturen und veralteter Technik. Das Ergebnis sind nicht selten schlecht dokumentierte Ereignisse (z. B. Schadensfälle), unnötig zeitraubendes Schlüsselmanagement (bei z. B. verlorenen Schlüsseln von externen Dienstleistern wie Handwerkern oder auch verpatzte Schlüsselübergaben), fehlgeschlagene Kommunikationsversuche (mit z. B. Mietern) und Fehler in der Datenbankpflege (z. B. bei der Nutzung von unterschiedlichen Systemen, die alle auf einen Datensatz zurückgreifen sollten).

12 Beispiele zeigen, wie PropTech-Unternehmen Abhilfe schaffen.

Welche dieser Aufgaben belastet Ihren Arbeitsalltag am meisten? Durch das Klicken auf den jeweiligen Punkt gelangen Sie direkt zur Lösung Ihres Problems.

1. Datendokumentation
2. Prüfung der Kreditwürdigkeit
3. Vereinbarung von Terminen mit Handwerkern
4. Schlüsselmanagement
5. Digitale Verwaltung
6. Digitaler Vermietungsprozess
7. Immobilienpräsentation im Internet und virtuelle Rundgänge
8. Kartierung und genaues Erfassen von Objekten
9. Einholung von Auskünften über Mieter
10. Aufzugsmanagement
11. Mieterkommunikation
12. Schadensmeldungen aufnehmen

Nr. 1: Papierlose Datendokumentation

Verwalter, die noch hauptsächlich mit Papier arbeiten, kennen die Situation: Ein Dokument wird in dem Papierstapel auf dem Schreibtisch vermutet. Hier allerdings: Fehlanzeige. Die Suche geht im Regal mit den vielen Ordnern weiter. Leider wurde nicht so gewissenhaft abgeheftet, wie es sein sollte. Das Dokument bleibt verschwunden, Hektik kommt auf, Arbeitszeit vergeht, Stress und Ärger sind vorprogrammiert. Es wird Zeit, Dokumente digital abzulegen.

So helfen PropTechs bei der Datenbewältigung:

Ein PropTech, das diesen Teil der Aufgaben der Hausverwaltung übernimmt, ist Architrave. Der Gewinner des immobilienmanager PropTech Awards 2018 bereitet Unternehmen der Immobilienwirtschaft auf die Digitalisierung vor. Architrave setzt beim Kern eines Unternehmens an: der Dokumentation und Datenpflege. Dabei funktioniert der Prozess automatisiert. Durch Machine Learning läuft die Datenverarbeitung selbstständig ab.

Ähnlich arbeitet Evana. Das Unternehmen “trainiert” seit mehreren Jahren die künstliche Intelligenz des hauseigenen Systems mit Dokumenttypen von Immobilienunternehmen, um Daten vollautomatisiert extrahieren und zur weiteren Verarbeitung vorbereiten zu können. Der Algorithmus erkennt per Knopfdruck mehr als 200 verschiedene Dokumentarten und darin enthaltene Informationen.

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Nr. 2: Prüfen der Kreditwürdigkeit

Ein Schritt im Vermietungsprozess, der sowohl für Vermieter bzw. die Verwaltung als auch den Bewerber häufig mit langen Wartezeiten und Kosten verbunden ist, ist die Bonitätsprüfung des Bewerbers. Dabei käme eine schnelle und unkomplizierte Bewertung der Kreditwürdigkeit allen Parteien entgegen.

So prüfen PropTechs die Kreditwürdigkeit:

Auch in diesem Bereich bieten PropTech-Unternehmen Lösungen an. Beispielsweise gelingt die digitalisierte Mieterauskunft mit bonify. Alle erforderlichen Daten stellt bonify in einem Dokument zusammen. Diese werden mittels Automatisierung aus Transaktionen ermittelt, sodass Fälschungen nicht möglich sind und der Ablauft zeitnah und kostensparend über die Bühne geht.

Nr. 3: Termine mit Handwerkern vereinbaren

An den Prozessen rund um das Mehrfamilienhaus sind zahlreiche Dienstleister wie zum Beispiel Entsorger, Lieferdienste und Handwerker beteiligt. Besonders die Koordination von Handwerksunternehmen kommt häufig vor und fällt aufwändig und zeitraubend aus – und geht häufig einher mit fehlgeschlagenen Kommunikationsversuchen und verpassten Vor-Ort-Terminen.

So helfen PropTechs bei der Koordination von Handwerkerterminen:

Digitale Anwendungen ersparen allen Beteiligten Zeit. Probleme werden effektiver skizziert und an das Handwerksunternehmen übermittelt, das Unternehmen selbst vergibt Termine effizienter an Mitarbeiter und die Hausverwaltung erspart sich postalische Botengänge, fehlgeschlagene Kommunikationsversuche und doppelte Absprachen.

Ein Beispiel für diesen Service ist Doozer. Die Online-Plattform professionalisiert das Modernisierungsmanagement, indem Dienstleistungen direkt über Doozer vergeben werden. Eine weitere Lösung zur Terminvergabe stammt von Aareon. Mit dem Service-Portal namens Mareon werden Termine ebenfalls sofort an Handwerker vergeben. Mareon hat einen weiteren Vorteil: Durch die Integration der Funktionen der digitalen Schließanlage KIWI mittels offener API-Schnittstelle wird bei Auftragsbestätigung auch das entsprechende Zutrittsrecht vergeben. Damit ersparen sich Hausverwaltungen die Schlüsselübergabe, Handwerker können sich flexibel selbst in die Immobilie sowie in sämtliche Räume lassen, zu denen sie Zutritt benötigen. Vor Ort entriegeln die Handwerker die Türen über die Mareon-App – die Öffnung und Nutzung der KIWI App ist in diesem Fall nicht nötig.

Nr. 4: Schlüsselmanagement

Das Schlüsselmanagement gehört meistens zu jenen Prozessen einer Hausverwaltung, die am aufwändigsten und fehleranfälligsten ausfallen – solange eine Schließanlage mit Metallschlüsseln genutzt wird.

Nachteile physischer Schlüssel:

• Schlüssel aus Metall sind unsicher (Stichwort: Schlüsselverlust),
• kosten Geld bei Betrieb, Anschaffung und Lagerung (Stichworte: Austausch von Schließzylindern bei Schlüsselverlust, Neuvermietung),
• sorgen für eine zeitaufwändige Schlüsselverwaltung (Stichworte: Schlüsselübergaben und händische Dokumentation).

Die Lösung:

Mit einem digitalen Schließsystem wie KIWI können sich Hausverwaltungen sowohl die zahlreichen Schlüsselübergaben (inkl. der s. g. “Schlüsselfahrten”) als auch die händische Protokollierung der Zutrittsrechte sparen. Mit KIWI werden Zutrittsrechte am Computer vergeben und wieder entzogen. Bei Bedarf können Zutrittsrechte auch automatisch erlöschen, ist z. B. absehbar, dass ein Handwerker lediglich für 24 Stunden Zutritt zur Immobilie und den Technikräumen benötigt.

Die Entriegelung von Hauseingangs- und Wohnungstüren sowie Türen zu Wirtschaftsräumen und Garagen und Toren erfolgt über eine kostenlose Smartphone-App (die KIWI App) oder einen Transponder (den KIWI Transponder). Türen können auch aus der Ferne, z. B. vom Schreibtisch der Verwaltung entriegelt werden, sollte z. B. ein Handwerker kurzfristig Zutritt zu einer Immobilie benötigen und vor verschlossener Tür stehen.

Ein weiteres Plus ist die Möglichkeit, das digitale Schließsystem mit anderen digitalen Lösungen zu verbinden (s. a. Nr. 3 dieses Beitrags). Vorhandene ERP-Systeme, Mieter- und Handwerker-Apps können mit KIWI gekoppelt werden, so dass nur ein Datensatz genutzt und gepflegt werden muss (z. B. die Mieterdaten). Eine doppelte Datenpflege fällt dann weg, ebenso die Gefahr, Daten bei einer Mehrfacheingabe falsch zu hinterlegen.

Möchten Sie weitere Infos zu KIWI, nehmen Sie Kontakt auf.

Nr. 5: Digitale Verwaltung

Wer zusätzlich zum Schlüsselmanagement noch weitere Prozesse digitalisieren möchte, findet auch dafür Lösungen auf dem PropTech-Markt. Die digitale Verwaltung von Wohnungsunternehmen in verschiedenen Schritten entlang der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse verknüpft einzelne Aufgaben der Hausverwaltung miteinander, sodass Teilaufgaben selbstständig gelöst werden können, ohne Mitarbeiter zu belasten.

Ein Beispiel aus dem PropTech-Markt:

Das Münchner Unternehmen casavi zum Beispiel digitalisiert die Prozesse in der Immobilienverwaltung und vernetzt alle Beteiligten rund um die Immobilie in einer zentralen Plattform. Das System ist modular aufgebaut, so dass nicht nur Hausverwalter, sondern z. B. auch Quartiersmanager sich eine passende Gesamtlösung zusammenstellen können.

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Nr. 6: Digitaler Vermietungsprozess

Auch wenn es in vielen Städten schwer vorstellbar ist: Wohnungen stehen mitunter auch leer, der richtige Mieter will erst noch gefunden werden. Zum Vermietungsprozess gehört entsprechend auch die Erstellung eines Exposés, später geht es dann weiter mit der Überprüfung der Kreditwürdigkeit des Mietinteressenten und schließlich um die Unterzeichnung und die Ablage des Mietvertags. Sämtliche Prozesse, die dazugehören, lassen sich deutlich verschlanken, wenn von analog auf digital umgestellt wird.

Eine Lösung aus der PropTech-Branche:

Das PropTech immomio bietet ein Tool an, mit dem Hausverwaltungen alle Prozesse der Vermietung zusammenfassen können. Dadurch ersparen sich Verwaltungen zum Beispiel eine doppelte Datenpflege sowie weitere unnötige Prozessschritte. Darüber hinaus gestaltet immomio die Interessentenliste übersichtlich, bietet innerhalb der Listen verschiedene Filtermöglichkeiten an und reduziert die Kommunikation auf das Wesentliche. Somit fällt auch die Koordination der Termine deutlich effizienter aus.

Ein weiteres PropTech, das die Schritte von der Vermarktung bis zur Vertragsunterzeichnung ebenfalls digitalisiert, ist Everreal. Der komplette Vermietungsprozess findet mit Everreal auf einer Plattform statt und erleichtert Hausverwaltungen sowie Anbietern von Vermietungsangeboten den Arbeitsalltag.

Nr. 7: Immobilienpräsentation im Internet und virtuelle Rundgänge

Die Erwartungen an die Präsentation der zu vermietenden Immobilien werden seitens der Mietinteressenten immer höher. Entsprechend steigt der Aufwand für die Anbieter, sowohl zeitlich als auch finanziell.

Digitale Lösungen ermöglichen eine optimale und zeitgemäße Präsentation, die in der Vorbereitung lediglich in überschaubarem Maße personelle Ressourcen bindet. Das Interesse an den Objekten steigt, und damit einhergehend auch die positive Außenwahrnehmung des Anbieters.

Eine Lösung aus der PropTech-Branche:

Das Unternehmen LookAround ermöglicht beispielsweise die Erstellung von 360°-Rundgängen durch Gebäude und den unmittelbaren Außenbereich. Der virtuelle Rundgang ist eine echte Alternative zu einem Besichtigungstermin vor Ort, besonders in Zeiten von Kontaktbeschränkungen. Die Bedienung ist so intuitiv wie z. B. bei Google Streetview.

Die Erstellung virtueller Grundrisse und Rundgänge durch Immobilien wird auch von immoviewer angeboten. Spezialisiert auf die Immobilienwirtschaft, stellt das PropTech-Unternehmen die Ausrüstung und Software zur Verfügung und hilft bei der Gestaltung der virtuellen Besichtigungen.

Nr. 8: Kartierung und genaues Erfassen von Objekten

Einen vergleichbaren Ansatz zur digitalen Gebäudebesichtigung verfolgt die digitale Kartierung von Gebäuden. Bauprozesse lassen sich damit detailgenau festhalten und zu späteren Zeitpunkten nachvollziehen. Weiterentwicklungen und die Optimierung einzelner Schritte lassen sich demnach leichter herausfiltern und implementieren. Grundrisse von komplexen Gebäuden lassen sich digital herstellen und beispielsweise Mietern zur Verfügung stellen. Missverständliche und veraltete Pläne von Wohnungen gehören damit der Vergangenheit an.

Ein Anbieter aus der PropTech-Branche:

Ein bekannter Vertreter dieses Bereichs ist das Unternehmen NavVis. Insbesondere für die Wohnungswirtschaft bietet NavVis Lösungen an, die den Bauprozess dokumentieren und Grundrisse relevanten Parteien in digitaler Form zur Verfügung stellen. Der Bestand an Mehrfamilienhäusern kann somit im Detail abgebildet werden.

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Nr. 9: Auskünfte über Mieter einholen

Um aus einem Bewerberpool den passenden Kandidaten auszuwählen, muss die Hausverwaltung unterschiedliche Informationen zusammentragen. Geschieht dieses manuell, sind dicke Dokumetenstapel die Folge, die nach Abschluss des Prozesses nicht mehr benötigt werden.

Auch der Prozess Selbstauskunft bzw. das Einholen von Informationen seitens der Hausverwaltung kann digital abgebildet werden. Vorteile sind die Vermeidung eines Dokumentenberges und die signifikante Verringerung der Bearbeitungszeit.

Ein Lösungsvorschlag aus der PropTech-Branche:

Ein PropTech-Unternehmen, das Hausverwaltern mittels digitaler Mieter-Selbstauskunft die Arbeit übersichtlicher gestaltet, ist My Real ID. Der erste Schritt des Systems geht dabei von den Mietinteressenten aus: Interessenten erstellen auf der Online-Plattform ein eigenes Profil, in dem ihre digitale Selbstauskunft hinterlegt wird. In der Datenbank können Wohnungsunternehmen, Hausverwaltungen und Vermieter dann gezielt durch die richtigen Filter die Bewerber eingrenzen, bis ausschließlich Bewerber angezeigt werden, die dem gewünschten Anforderungsprofil entsprechen. Im nächsten Schritt beschäftigen sich Verwalter also nur noch mit Bewerbern, die auch tatsächlich für ein Mietverhältnis infrage kommen.

Nr. 10: Aufzugsmanagement

Gerade die Betreiber von älteren Aufzugsanlagen haben mitunter häufiger mit ihrem System zutun, als ihnen lieb ist. Der Ausfall eines Aufzugs zieht eine Prozesskette von Analyse und Kommunikation nach sich, die Arbeitszeit und Geld kostet. Techniker müssen beauftragt, Ersatzteile bestellt und bezahlt, Mieter informiert und ggf. finanziell entschädigt werden.

Eine Lösung aus der PropTech-Branche:

Das Berliner PropTech-Unternehmen Simplifa hat sich auf die Digitalisierung des Aufzugsmanagements spezialisiert. Simplifa bündelt sämtliche Vorgänge rund um die Aufzugsanlagen und digitalisiert z. B. alle wichtigen Unterlagen, um Betreibern und Wartungsfirmen einen optimalen Überblick über die Aufzugsanlage zu verschaffen. Die technischen Möglichkeiten nutzen die Berliner dabei ausgesprochen effektiv: Durch den Einsatz eines digitalen Zwillings, also der Erstellung eines digitalen Abbildes der Anlage auf Basis von Sensoren im tatsächlichen Aufzug, erkennen die Aufzugstechniker, ob ein Bauteil auszufallen droht. Das Teil kann also ersetzt werden, ohne Ausfallzeiten der Anlagen in Kauf nehmen zu müssen. Sollte es dennoch zu einem Ausfall kommen, können die gewonnenen Daten dabei helfen, die Ursache zeitnah zu ermitteln. Ersatzteile können umgehend bestellt und die richtigen Techniker gebucht werden.

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Nr. 11: Mieterkommunikation

Für Hausverwaltungen liegen die Vorteile von digitalen Lösungen in diesem Bereich auf der Hand: Die zeitintensive Kommunikation per Telefon kann deutlich reduziert werden, fehlgeschlagene Kommunikationsversuche bleiben völlig aus. Die Kommunikation über ein digitales Tool verhindert häufig zudem Missverständnisse zwischen Verwaltung und Mietern.

Bei der Mieterkommunikation geht es nicht ausschließlich um die Kommunikation zwischen Verwaltern und Mietern, sondern auf Wunsch auch um die Kommunikation zwischen den Mietern untereinander. In Mieterschaften mit bestimmten Charakteristiken führt ein entsprechendes Angebot zu einer echten Wertsteigerung.

Digitale Lösungen aus der PropTech-Branche:

Das PropTech ANIMUS ermöglicht mit seinem Mieterportal unkomplizierte Verständigung zwischen allen Parteien. Es geht also nicht nur um die Kommunikation zwischen Verwaltern und Mietern, sondern bei Bedarf auch um Projektentwickler und übergeordneten Wohnungsunternehmen.

Eine weitere Service-App bietet Allthings an. Die Plattform ermöglicht nicht nur Kommunikation, sondern auch den Austausch relevanter Daten, z. B. Fotodateien bei einem Schadensfall in der Immobilie.

Die Mieterkommunikation gestaltet auch das PropTech Cunio zeitgemäß. Die Mieter wählen hier zwischen acht verschiedenen Kommunikationskanälen aus, darunter z. B. eine App, ein Online-Portal oder auch das Telefon. Die Hausverwaltung bündelt dabei sämtliche Informationen und Kommunikationsverläufe auf der Plattform.

Nr. 12: Schadensmeldungen aufnehmen

Bei der Aufnahme von Schäden sind unvollständige Dokumentationen mehr als nur ein Ärgernis. Eine ineffiziente Kommunikation kann zudem ein echtes Problem darstellen, wenn eine zeitnahe Behebung von Störungen oder Schäden erforderlich ist. Hier geht es auch um Regressansprüche von Mietern. Ursache sind häufig handschriftlich verfasste Protokolle, die sich schlecht weiterverarbeiten lassen.

Ein Lösungsvorschlag aus der PropTech-Branche:

Das PropTech PlanRadar bezieht mit seiner SaaS-Lösung die täglichen Vorgänge im Bauwesen mit ein, funktioniert auf verschiedenen mobilen Endgeräten und ist intuitiv bedienbar. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt und auf standardisierte Dokumentation setzt, sind erfasste Daten jederzeit von überall einsehbar. Zudem bieten einheitliche Strukturen ohne Softwareinstallation allen Beteiligten der Mängelbeseitigung die gleichen Einblicke.

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